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Ulteriormente prorogate al 1° settembre le nuove regole per lo smart working: le aziende dovranno stipulare nuovi contratti di smart working con i propri dipendenti. Di seguito un esempio di soluzione Top Consult per la digitalizzazione dei contratti

 01/07/2022

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 3 min.


Proroga Smart working: nuovi contratti dal 1° settembre 2022

  Case History, Digitalizzazione dei contratti, Firma elettronica semplice, Firma elettronica qualificata

Proroga al 1° luglio 2022 per la regolamentazione dello smart working. 

Seconda proroga al 1° settembre 2022.

L’esecutivo non prorogherà lo stato di emergenza, di conseguenza in un primo momento dal 1° aprile, poi prorogato al 1° settembre, la gestione del lavoro rientrerà nei canoni ordinari.

Qualora i datori di lavoro volessero, quindi, far continuare lo smart working o lavoro da remoto ai propri dipendenti, tornerà ad essere necessario un accordo individuale tra lavoratore e impresa, come scritto nel protocollo del lavoro agile (Legge 22 maggio 2017, n. 81).

La legge consente all’accordo tra le parti di stabilire che il lavoro possa essere svolto anche con attrezzature del lavoratore (ad eccezione della PA); di organizzare la giornata in funzione degli obiettivi, tenendo invariato l’orario complessivo stabilito nel contratto e l’eliminazione degli straordinari.

Nell’ultimo protocollo le parti sociali, aziende e sindacati, hanno proposto una nuova formula ibrida che non preveda solo il lavoro in presenza e neppure solo quello da remoto, auspicando all’introduzione di incentivi per le aziende che fanno contratti di lavoro agile in ottica di pari opportunità e sostenibilità ambientale e sociale.

Inoltre, il ministro del Lavoro, Andrea Orlando, si sarebbe detto pronto a confermare il meccanismo semplificato di tale comunicazione, così che da aprile i datori di lavoro dovrebbero poter ricorrere agli invii massivi, invece di dover scansionare e trasmettere ciascun accordo individuale. Una procedura semplificata, a conferma che il lavoro agile non rappresenta un nuovo contratto di lavoro, ma una modalità di esecuzione di un contratto già in essere.

Top Consult, azienda leader della gestione elettronica dei documenti, ha già reso disponibile ai propri clienti la soluzione che permette alle aziende di gestire in maniera automatica gli accordi di smart working. La soluzione prevede, attraverso la piattaforma documentale, la trasmissione in modalità massiva dei contratti ai propri dipendenti, la firma elettronica ed infine l’archiviazione con la conseguente conservazione digitale a norma.

 Un esempio di soluzione realizzata da Top Consult per la digitalizzazione dei contratti

Top Consult, per un suo cliente, ha realizzato la soluzione documentale completa per la digitalizzazione dei contratti di smart working.

La soluzione prevede che l’Ufficio del Personale, definiti i dipendenti elegibili ad aderire a questa nuova formulazione di lavoro, propone loro - via e-mail - un training online per istruirli sulle regole e la sicurezza del lavoro prestato da remoto, prerequisito essenziale per l’adesione al programma di “Smart Working”.

La piattaforma documentale TopMedia Social NED tiene traccia dei dipendenti coinvolti e coloro che hanno partecipato al corso riceveranno un link – tramite e-mail – che permetterà loro di sottoscrivere l’accordo in modo semplice e intuitivo.

Tutte le fasi di creazione del contratto, di creazione del codice di accesso al documento (da parte del dipendente) e di spedizione del documento sono operazioni automatiche gestite da bot della piattaforma documentale.

Il dipendente coinvolto nel processo accede facilmente al documento da sottoscrivere cliccando sul link e inserendo il codice ricevuto via e-mail. Tramite Sign4Top (applicazione web), il dipendente appone la sua firma e il documento così sottoscritto viene archiviato in TopMedia Social NED, pronto per le successive fasi di elaborazione.
Sign4Top gestisce tutte le tipologie di firma – semplice, avanzata o qualificata – permettendone la definizione a priori, in base alla natura del documento da sottoscrivere.

Successivamente i contratti vengono controfirmati massivamente dal Legale Rappresentante dell’azienda, ed una copia inviata al dipendente. I contratti firmati digitalmente vengono, quindi, conservati digitalmente, come prescritto dalla normativa italiana.

Infine, a completamento del processo, TopMedia Social NED crea il pacchetto di informazioni (file ZIP dei contratti firmati e file guida -CSV) per il necessario caricamento sul portale “ClicLavoro” del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Il lavoro progettato - spiega Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale di Top Consult - ha consentito al cliente di raggiungere così risultati significativi in termini di ottimizzazione dei processi e dematerializzazione dei documenti; permettendogli di velocizzare e monitorare tutto l’iter di gestione del contratto.

Soluzione per la firma dei contratti


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