Con workflow management si fa riferimento a teorie e strumenti che consentono di gestire al meglio i gruppi di lavoro in ottica collaborativa. In tale logica ogni azienda configura modelli che implicano più attività e che concorrono alla realizzazione di un obiettivo comune. Per supportare tutto questo sul mercato vi sono software specifici che interpretano regole e procedure, agevolano la comunicazione e promuovono un’efficace distribuzione dei compiti.
Il fine ultimo di tali applicativi è quello di aumentare l’efficienza complessiva, la flessibilità dell’organizzazione e permettendo un puntuale controllo dei processi.
Il significato del workflow management in azienda
Un software workflow, in italiano “flusso di lavoro”, consiste nella segmentazione di un processo in tante micro-attività (anche dette task) che si svolgono una di conseguenza all’altra.
Gestire nelle modalità corrette i processi e quindi le attività che li compongono significa poter fruire di una serie di vantaggi che riguardano, prima di tutto, una migliore comunicazione interna (non solo tra persone ma anche tra dipartimenti e aree di business) ed eventualmente esterna con i partner di filiera.
Inoltre, adottare sistemi e policy di worflow management consente di gestire personale e collaboratori per evitare colli di bottiglia e rallentamenti, eliminando le attività ridondanti e tutte quelle situazioni che generano un inutile spreco di energie e tempo.
Utilizzando poi applicativi evoluti per il workflow management è possibile arrivare ad automatizzare determinati processi (interamente o parte di essi) ripetitivi e facilmente replicabili dalle macchine, liberando così tempo alla forza lavoro che può dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto.
In sintesi, il workflow management aiuta le aziende ad aver maggior consapevolezza riguardo al proprio operato, le mette nelle condizioni di migliorare la qualità e il time to market dei prodotti/servizi e di facilitare il processo decisionale e di pianificazione strategica.
Qualche esempio di workflow
Nelle aziende si svolgono molteplici flussi di lavoro. In ogni diverso ufficio si adottano procedure e pratiche che coinvolgono più addetti che intervengono adoperando e modificando numerosi documenti.
Per portare qualche esempio, possiamo fare riferimento alla gestione degli acquisti. In tale caso, si parte dalla comparazione dei prezzi, dal rapporto costo/qualità, per arrivare all’approvazione del supervisore responsabile all’ordine e all’invio dello stesso.
Analogamente, una serie di step è prevista anche sul fronte del customer care management, oppure ancora per quanto concerne gli uffici HR: pensiamo alla gestione di un’assunzione a partire dallo screening dei CV, o per quel che riguarda tutti i processi logistici.
Nell’ambito delle vendite, un unico workflow viene innescato dalla richiesta di un preventivo che, messo a fattor comune in un sistema aziendale, implica l’intervento di uno o più commerciali (eventualmente dei responsabili per approvare scontistiche o promozioni particolari) sino a quello, se occorre, degli uffici tecnico e approvvigionamento, per rispondere alle richieste dei clienti con puntualità e precisione. In un unico workflow può essere inserita anche la predisposizione dei contratti e l’eventuale gestione dei rinnovi, oltre ovviamente alla fatturazione elettronica.
A cosa serve un software per il management workflow
Le aziende potrebbero organizzare il loro flusso di lavoro contando esclusivamente su strumenti tradizionali, di fatto, però, un applicativo appositamente progettato per questo scopo rappresenta un valido supporto per l’ottimizzazione del workflow, per la sua gestione e per monitorarne l’andamento.
Nello specifico, un software per il workflow management è in grado di riconoscere lo stato di un processo in azienda, segue la concatenazione dei task per verificare se sono osservate le regole predefinite, offre la preziosa opportunità di essere il repository di tutti i dati che servono per i processi, siano essi quelli inseriti per lavorare e provenienti dall’esterno, siano essi quelli generati dallo svolgimento dei processi.
Detto questo, i software per il management workflow rappresentano dei veri e propri motori che consentono ai decisori e responsabili di creare modelli efficaci e formalizzare le policy utili a farli funzionare, gestendo nel modo migliore la conoscenza patrimonio dell’impresa. Per fare questo gli applicativi possono essere caratterizzati da funzioni di collaboration semplici e intuitive quali quelle ispirate a social network e tool per la messaggistica istantanea per fornire aggiornamenti mirati e in tempo reale a tutti coloro che agiscono in un determinato flusso di lavoro.
Quanto più il sistema di workflow management è integrabile con il resto dei software presenti nell’ambiente informatico (per esempio con gestionale e CRM) tanto più sarà utile in quanto capace di ottenere in autonomia tutte le informazioni di cui ha bisogno e, a sua volta, fornirle arricchendo il know how aziendale per aumentare la produttività e i risultati di business.
Workflow management e gestione documentale
Qualsiasi attività di business si basa su documenti (dagli ordini dei clienti alle fatture, passando per i documenti di consegna delle materie prime e così via), la digitalizzazione documentale è quindi presupposto importantissimo su cui basare il worflow management.
Il mercato propone una serie di soluzioni per il workflow documentale capaci di organizzare digitalmente il ciclo di vita dei documenti. Tali applicativi consentono di snellire le procedure, velocizzandole. Sono, infatti, in grado prima di tutto di raccogliere tutti i file (nativi digitali o dematerializzati) creando database completi e dai contenuti facilmente condivisibili, di minimizzare le possibilità di errori riconducibili a distrazione umana, di generare vantaggi economici (a partire, naturalmente, dagli sprechi di carta e di spazi e lavoro dedicati ad archivi fisici). E questo vale per tutti i processi, partendo, infatti, dalla digitalizzazione dei documenti per il ciclo attivo e passivo si può arrivare a rendere digitale l’intera supply chain.
Più nello specifico, un flusso documentale digitalizzato, basato su una opportuna indicizzazione dei dati favorisce una correlazione automatica o semi automatica dei documenti, facilitando il lavoro dei collaboratori (o delle macchine nel caso siano esse a occuparsi di un determinato task) che trovano rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare.
Un sistema di gestione documentale, inoltre, dà un prezioso contributo anche in termini di compliance alle normative in quanto può essere programmato per rispettare le varie regolamentazioni in vigore nei Paesi dove l’azienda opera.
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