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Semplicità di fruizione, capacità di ottimizzare la condivisione delle informazioni e la collaboration: questi i principi all’insegna dei quali è stato progettato Workflow collaborativo

 16/05/2021

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 4 min.


Software per la gestione di workflow documentale: la soluzione di Top Consult

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L’obiettivo principale di Top Consult nella realizzazione del modulo per la gestione del workflow documentale della propria piattaforma TopMedia Social NED era quello di offrire una soluzione semplice, utilizzabile dai dipendenti e collaboratori aziendali che non abbiano particolari competenze tecniche. Per garantire tale facilità di utilizzo, la software house torinese ha optato per uno strumento che consentisse di disegnare un workflow grafico, di delineare diagrammi di flusso in modo intuitivo mediante righe ed elementi semplici da riconoscere, ovviamente quindi senza la necessità di avere skill di programmazione.

Software per la gestione di workflow documentale: la soluzione di Top Consult

 In cosa consiste la gestione del workflow documentale digitale

Gestire in modo efficace il flusso documentale significa utilizzare un tool che consenta di guidare i documenti lungo tutto il loro ciclo di vita. Nella fattispecie, una volta che tali documenti sono acquisiti: autenticarli e firmarli digitalmente, protocollarli, renderli modificabili in modo sicuro e condivisibili; conservarli a norma ed eventualmente cancellarli, rispettando quanto stabilito dalle policy vigenti nella organizzazione.

I vantaggi derivati dall’uso di un software per la gestione del workflow documentale sono incremento dell’efficienza, miglior controllo del processo (sfruttando l’opportunità di standardizzare i modelli di lavoro ed eventualmente anche predisporre verifiche dello svolgimento delle attività) e aumentare la flessibilità dei processi stessi grazie alle possibilità di modificarli rapidamente.

A tutto questo si aggiungano i benefici pratici che possono essere sperimentati dalle imprese che adottano un sistema per la gestione del workflow documentale, ovvero riduzione degli errori di compilazione, invio più efficiente delle comunicazioni; abbassamento dei tempi di risposta e di gestione delle scadenze; automatizzazione di alcuni processi o parte di essi; possibilità di essere coinvolti nell’attività da dovunque ci si trovi così, in mobilità.

 TopMedia Social NED, focus sulla collaboration

Workflow collaborativo è la soluzione della piattaforma TopMedia Social NED che è stata progettata per promuovere modalità di lavoro smart e che favorisce una maggiore collaborazione grazie al fatto che, agevolando il disegno di flussi documentali ottimizzati per processi strutturati e non, assicura che i team di lavoro siano costantemente aggiornati.

Il massimo coinvolgimento tra gli addetti a una certa attività è, infatti, garantito dalla capacità del motore documentale, che sta alla base della piattaforma di Top Consult, di richiamare persone e documenti in modo da promuovere sempre allineamento tra i componenti di un gruppo di lavoro e velocità di intervento ove necessario. Si pensi, per esempio, al processo di approvazione di un documento che può essere automatizzato ma, d’altra parte, richiedere supervisioni urgenti in caso di eccezioni o anomalie.

Il designer grafico permette di definire la sequenza delle azioni, quali condizioni si devono verificare e quali persone eventualmente far intervenire, il tutto viene poi eseguito dal workflow engine. Grazie al Controllo Workflow è possibile monitorare lo stato di avanzamento dei processi e, quindi, se ci sono intoppi o colli di bottiglia per cui sia necessarie redistribuire i task, si possono programmare comunicazioni automatiche e notifiche push.

La possibilità di utilizzare il software in cloud e le funzionalità che promuovono l’uso di tutte le tipologie di firma elettronica (a seconda delle specifiche necessità) rappresentano ulteriori fattori fondamentali che contraddistinguono il Workflow collaborativo che può essere abilitato dal modulo Top Consult. Esso permette di annullare completamente il bisogno di ricorrere alla carta e quindi evitare i passaggi che servono per utilizzare la carta stessa, quali raggiungere fisicamente le persone di cui si ha bisogno, innalzando, tra l’altro, il livello di agilità dei processi.

Il fine che si vuole e si può conseguire, inoltre, è: nessun messaggio di posta elettronica ma schermate che restituiscono bacheche di semplice fruizione allo scopo di avere sempre situazioni aggiornate, l’ultimo documento redatto con tutte le modifiche e gli interventi più recenti (che tenga traccia anche di chi ha compiuto tali modifiche, quando e via di questo passo).

Davanti al PC, allo smartphone o al tablet l’Utente Collaborativo (questa la definizione di Top Consult) sarà sempre attivo, partecipe e informato, ovunque si trovi. Si può, di fatti, avere accesso alla soluzione TopMedia Social NED anche con una App Mobile che, come i client Web, guiderà l’utente nello svolgimento di tutte le attività: non occorrerà andare in cerca di altri documenti o messaggi.

 L’importanza dell’integrazione: obiettivo rispondere alle esigenze di qualsiasi organizzazione

TopMedia Social NED consente ampie possibilità di integrazione con i sistemi che compongono l’ambiente applicativo in azienda, per esempio il mondo Office, oltre ovviamente al gestionale dal quale tipicamente si producono i documenti. Questo aumenta la possibilità di cooperazione e la predisposizione di flussi che includano più attori sia interni sia esterni.

Più nello specifico, grazie alle sue abilità di integrazione, il modulo Workflow collaborativo di Top Consult può occuparsi di funzioni ma anche degli organigrammi, dell’organizzazione di gruppi di persone in qualsiasi tipologia di società a qualunque industry appartenga. E può farlo agendo anche a livello internazionale, in quanto il programma è multilingua.

Top Consult è a supporto dei propri clienti per impostare la soluzione e supportarli sia dal punto di vista tecnico sia, se necessario, normativo dato che ha referenze in molteplici comparti e può contare su solide competenze consulenziali.


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