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Digitalizzare i processi di gestione documentale crea i presupposti per l’ottimizzazione dei processi flussi e un efficace percorso di digitalizzazione, ecco perché.

 24/09/2020

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Come automatizzare i processi aziendali con un sistema di gestione documentale

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Per automatizzare i processi aziendali si deve lavorare su dati digitali, verificando, correlando ed elaborando informazioni per analizzare, ottimizzare e innovare lo svolgimento delle attività in ottica di maggiore efficacia e produttività. Il sistema di gestione elettronica documentale è lo strumento per la dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti: rappresenta quindi il primo e fondamentale passo per l’automazione dei processi aziendali.

Come automatizzare i processi aziendali con un sistema di gestione documentale

 Il primo e imprescindibile step per automatizzare i processi aziendali

La gestione documentale elettronica è uno tra i primi punti di contatto tra l’IT e il business. Si può considerare la digitalizzazione dei documenti il principale presupposto per la digital transformation dei processi. Utilizzando un software per la gestione documentale è possibile definire flussi di lavoro in modo che non necessitino di lavorazioni/firme su fogli cartacei, che non presuppongano incontri per scambiarsi documenti, insomma che non abbiano bisogno di passaggi di ordini, fatture, progetti, contratti e quant’altro tra scrivanie, uffici e luoghi diversi.

Un primo step da compiere per poter automatizzare i processi aziendali è dunque la creazione di un archivio digitale di documenti.

 L’importanza della standardizzazione

Una volta che si è creato l’archivio dati è possibile procedere con il secondo passo che caratterizza un percorso verso l’automazione dei processi.

Si tratta di impostare flussi di lavoro sulle pratiche standardizzati, così facendo gli addetti avranno sempre chiaro qual è lo svolgimento normale del workflow e quali eventuali eccezioni su cui intervenire (o far intervenire le macchine grazie alla RPA – Robotic process automation). Così intere procedure documentali potranno essere digitalizzate (si pensi per esempio a ciclo attivo e passivo, ma anche all’assunzione di un dipendente). Tali procedure così impostate saranno sempre facilmente monitorabili. Ciascun passaggio di composizione, modifica e verifica di un documento può venir predefinito (in modo essenziale, senza ridondanze e burocrazia) affinché soddisfi determinate condizioni (in merito, per esempio, a dati raccolti, firme o autorizzazioni) prima che avvenga il successivo. Qualora non si verifichino le condizioni, sarà il sistema stesso a notificarlo.

 Integrazione per aumentare le conoscenze del sistema e velocità dei processi

Quanto più il sistema di gestione documentale è integrato con gli altri applicativi aziendali (ERP, CRM ecc.) tanto più l’azienda sfrutterà i dati in suo possesso e potrà usarli per digitalizzare e automatizzare i processi.

Grazie all’integrazione, si potranno evitare inserimenti manuali delle informazioni tra applicazioni, trasmissioni di messaggi tra vicini di scrivania e collaboratori di reparti diversi o anche partner di filiera. In un sistema applicativo integrato, tutti i processi che comportano comunicazioni potranno quindi essere ottimizzati in termini di velocità.

L’analisi necessaria per individuare inefficienze e possibilità di innovazione

I dati raccolti e integrati in un archivio digitale sono basilari nel momento in cui si effettua un’analisi dello stato dei processi. Tantissime attività aziendali sono regolate da documenti e quindi attingere alle informazioni in essi contenute consente di delineare lo svolgimento del business. Emergerà subito quali sono i processi a cui si deve dare maggiore attenzione perché caratterizzati da inefficienze, verranno individuate le aree dove è possibile semplificare i processi o aggiungere funzioni ai sistemi per essere compliance alle normative (si pensi, per far un solo esempio, ai meccanismi di sicurezza richiesti dai regolamenti sulla privacy per il trattamento dei dati sensibili).

I dati archiviati dal sistema di gestione documentale possono, inoltre, essere materiale prezioso per i sistemi di business intelligence. Questi ultimi correlando i dati e sfruttando funzionalità di elaborazione avanzate (intelligenza artificiale e machine learning) favoriranno la comprensione della situazione e suggeriranno come migliorare l’impiego di tutte le risorse e quindi le opportunità di ottimizzazione.

 Un esempio pratico

Una volta definito dove intervenire il sistema gestionale fornisce tutto lo storico documentale utile per impostare nuovi servizi che agevolino e automatizzino il lavoro degli addetti e indirizzino in modo più efficace e produttivo la loro attività, innalzando naturalmente i risultati dei processi di business nel loro complesso.

Per esempio, applicazioni e Web app accessibili, sia da desktop sia da remoto, consentiranno di velocizzare e rinnovare il lavoro dei commerciali, i quali -ovunque si trovino- potranno raccogliere tutte le informazioni per preparare la visita a un prospect o a un cliente acquisito, ma non solo. Durante l’incontro possono avere a disposizione tutto quel che occorre per concludere un contratto, dalle informazioni su listini e promozioni a quelle (fornite autonomamente dal sistema) su possibili prodotti da abbinare al venduto o a ciò che si sta proponendo, ma anche i dati sulle possibilità di personalizzazione della merce, sulle tempistiche e modalità di consegna e via di questo passo.

In questo esempio è immediatamente comprensibile come la digitalizzazione può ottimizzare un processo rendendolo più veloce. I tempi di chiusura di un ordine dipenderanno solo dallo svolgimento delle trattative e non più dai passaggi di informazione interni.

L’intera organizzazione beneficerà di un miglioramento della brand reputation e del livello di soddisfazione delle proprie risorse umane che potranno lavorare con strumenti moderni, flessibili e che favoriscono comunicazione e collaboration.


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