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Tutti i vantaggi (e gli eventuali rischi) determinati dalla digitalizzazione dei processi in generale e, in particolare, in ambito amministrativo

 12/11/2020

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 4 min.


Digitalizzazione del processo amministrativo automatizzato: rischi e benefici

  Gestione Documentale, Digitalizzazione dei processi, RPA - Robotic Process Automation, Digitalizzazione dei documenti, Processo amministrativo, Business Process Management

Adottare modalità di lavoro più efficienti, assicurarsi maggior controllo sulle attività svolte e favorire la circolazione delle informazioni sono i principali vantaggi che derivano dalla digitalizzazione dei processi.
L’adozione di strumenti digitali (che implicano una serie di scelte che ricadono sull’intera organizzazione) è ormai un obbligo per le aziende che vogliono restare competitive su un mercato sempre più difficile, in quanto determina tantissimi benefici (anche se può comportare alcuni rischi).

Digitalizzazione del processo amministrativo automatizzato: benefici e rischi

 Perché digitalizzare i processi?

La digitalizzazione dei processi non significa solamente utilizzare strumenti di lavoro digitali, ma rappresenta una preziosa opportunità per reimpostare i modelli di business in modo più efficace. Questo avviene avvalendosi di strumenti innovativi, ma al contempo studiando una riorganizzazione dei compiti che permetta maggior coinvolgimento e valorizzazione delle persone e l’assegnazione alle macchine di task ripetitivi e a scarso valore aggiunto.

Digitalizzazione e automazione vanno, quindi, di pari passo per promuovere una rivisitazione globale del modo di fare business. E, in questo senso, digitalizzare i processi vuol dire avere l’opportunità di introdurre una nuova cultura aziendale all’insegna di una digital transformation radicale: una trasformazione che sia basata in primo luogo sui dati (tutti i dati, completi e puliti, posseduti dall’azienda), che agevoli la collaborazione tra i lavoratori e la multicanalità, per offrire servizi all’avanguardia sia internamente sia esternamente.

Poter contare su processi digitalizzati permette, inoltre, una maggiore flessibilità e velocità di risposta al mercato oltre che trasparenza nei confronti dei partner di filiera e del proprio target di riferimento.

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 Opportunità e rischi relativi alla digitalizzazione dei processi

La principale opportunità offerta dalla digitalizzazione dei processi è quella di sollecitare una nuova strategia di business, ottimizzando l’efficacia di ogni azione intrapresa ai fini, da un lato, di una riduzione di costi e sprechi e, dall’altro, di un miglior livello di servizio al cliente finale.

Eliminazione dei colli di bottiglia, più soddisfazione degli utenti, minor difficoltà di gestione dei processi decisionali (grazie a una maggior visibilità sul funzionamento dei processi stessi) sono, nello specifico, alcuni dei vantaggi determinati dalla digitalizzazione dei processi. Inoltre, non bisogna trascurare il fatto che intraprendere un percorso di digitalizzazione può (e deve) rivelarsi l’innesco di un circolo virtuoso di rinnovo.

I nuovi modelli aziendali costruiti sul digitale si espongono a rischi che non devono essere sottovalutati, in primo luogo quelli relativi alla sicurezza IT e alla privacy e protezione dei dati sensibili. I vendor attivi in ambito di soluzioni per la digitalizzazione, accanto a coloro che si occupano di prodotti per la cybersecurity, sono sempre al lavoro per sventare minacce, ma hacker e malintenzionati, ugualmente, affilano le loro armi, quindi è necessario avere costantemente un’attenzione particolare alle proprie policy di security.

Grazie al grande impegno profuso dai produttori dal punto di vista della loro user experience, l’utilizzo di tool digitali è sempre più facile e intuitivo, vicino alle esperienze che gli utenti fanno, per esempio, con applicazioni utilizzate in privato. D’altra parte, la loro introduzione causa cambiamenti che non sempre possono essere compresi e subito accettati, ed è quindi molto importante procedere al change management necessario per far sì che tutti si adeguino alle metodologie digitali.

I nuovi applicativi devono, poi, integrarsi negli ambienti IT preesistenti. È, dunque, fondamentale valutare le compatibilità tra i vari strumenti per permettere dialogo e scambio di dati e annullare la possibilità che vi siano silos contenenti informazioni che non possano essere condivise.

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 Processi amministrativi automatizzati: non un pericolo per l'occupazione ma un valore per l’azienda

Rendere un processo amministrativo automatizzato consiste nell’introdurvi software RPA (Robotic Process Automation) cui delegare una serie di compiti ripetitivi e di routine, seppure estremamente utili. Basti pensare, per esempio al data entry e a tutti quei lavori utili all’aggiornamento e alla pulizia dei dati stessi. Si tratta di attività imprescindibili ma che, svolte manualmente, possono comportare errori di distrazione, che sicuramente non sfruttano appieno le potenzialità degli addetti né tantomeno offrono loro soddisfazione.

I robot, opportunamente istruiti e messi nelle condizioni di avere accesso a tutti i dati di cui hanno bisogno, possono svolgere tali mansioni con precisione, 24 ore su 24, 365 giorni all’anno velocizzando le operazioni e minimizzando, tra l’altro, i costi di controllo.

I software intelligenti rappresentano così validi alleati delle persone che possono occuparsi di questioni che valorizzino creatività, esperienza pregressa, ecc. Per quanto i software siano abili nel loro operato (in particolare le soluzioni di automazione robotica unattended, ossia che lavorano in piena autonomia), essi non possono, infatti, sostituire il cervello umano e tutte le sue potenzialità.

Abbracciare la cultura dell’automazione nei processi aziendali, in generale, e amministrativi, in particolare, si traduce dunque in un consistente aumento della produttività complessiva e rende possibile una completa tracciabilità delle attività e, quindi, facilita le attività di auditing.

Il digitale infine apre, anche in ambito amministrativo, nuovi canali di comunicazione e scambio dati con tutta una serie di soggetti (dai partner di filiera al commercialista, dall’Agenzia delle Entrate a banche e fornitori), il che rende immediate tante operazioni che precedentemente avrebbero necessitato di molteplici interventi manuali. Ciclo attivo e ciclo passivo, per fare due soli esempi, possono essere digitalizzati con soluzioni semplici da integrare e che generano benefici immediati in termini di velocità e precisione supportando in tutto e per tutto gli addetti.


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