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Con l’automazione e quadratura del Cassetto Fiscale la tecnologia consente di rendere più veloce e preciso il monitoraggio e il confronto dei documenti.

 04/10/2022

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 4 min.


Automazione e quadratura del cassetto fiscale: in cosa consiste

  Fatturazione Elettronica, RPA - Robotic Process Automation, Automazione dei processi

Il Cassetto Fiscale è il servizio reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate per consultare dati e informazioni fiscali.
Naturalmente, quando si tratta di gestire grandi quantità di dati (come nel caso delle aziende) è utile automatizzare il download dei documenti e i riscontri della loro corrispondenza rispetto a quanto presente in azienda. Questo è ciò che avviene nel caso dell’automazione e quadratura del cassetto fiscale.

Automazione e quadratura del cassetto fiscale: in cosa consiste

 Agenzia delle Entrate: ecco cos'è il Cassetto Fiscale

Il Cassetto Fiscale è un servizio che permette di accedere autonomamente a una vasta tipologia di dati, da quelli anagrafici alle dichiarazioni fiscali, dai versamenti effettuati mediante modello F24 e F23 ai rimborsi, da quelli patrimoniali a quanto relativo agli studi di settore e agli ISA (indicatori sintetici di affidabilità fiscale) sino alle informazioni sul proprio stato di iscrizione al Vies (il sistema di scambio di informazioni tra Paesi membri della Comunità Europea). In generale, nel Cassetto Fiscale sono reperibili tutte le comunicazioni ricevute e inviate dall’Agenzia delle Entrate.

Per ottenere tutto questo serve avere una identità definita nel Sistema Pubblico di Identità Digitale (sia essa SPID, CIE o CNS) oppure le apposite credenziali rilasciate dall’Agenzia delle Entrate.

 Come e perché semplificare la gestione del Cassetto Fiscale

La tecnologia supporta quanti accedono al cassetto fiscale proponendo tool che velocizzano le operazioni di acquisizione dei dati e il loro utilizzo. Per esempio, strumenti software consentono di estrarre in modo automatico le fatture, oppure offrono la possibilità di creare elenchi che rendano più semplici le verifiche.

Il fine ultimo di queste soluzioni è quello di accompagnare le aziende nel loro percorso di digitalizzazione. Un percorso accelerato qualche anno fa con l’obbligo della fatturazione elettronica e che, nonostante tutte le difficoltà di questi mesi riconducibili alla pandemia e non solo, sta facendo sperimentare i vantaggi dell’adozione della tecnologia in termini di ottimizzazione dei processi e maggiore produttività.

Secondo quanto riportato dagli ultimi dati dell'Partner 2022 dell’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, la fatturazione elettronica ha subìto una frenata durante il primo lockdown con un crollo del numero delle fatture digitali. Ma poi, ha subito recuperato terreno nel 2020 con 2 miliardi di fatture scambiate (solamente il 4% in meno rispetto al 2019). Quel che è importante sottolineare, come evidenziato dagli analisti dell’ateneo, è che lavorando con le fatture elettroniche, tante aziende si sono interessate alle tecnologie di automazione dei processi al punto che esse sono ritenute, nel 2022, priorità di investimento dal 16% delle organizzazioni.

Integrazione con SAP

 Fare automazione e quadratura del Cassetto Fiscale

Tra i principali compiti che possono essere assegnati alla tecnologia riguardo ai processi fiscali vi è quello di rendere automatiche e, quindi, immediate le procedure di verifica dei dati e documenti archiviati in azienda rispetto a quel che si trova nel cassetto fiscale.

Vi sono, per esempio, appositi moduli software che consentono la “quadratura”, cioè il confronto tra i documenti fiscali inviati e ricevuti mediante SDl – Sistema di Interscambio. Ed è possibile un monitoraggio continuo, per essere certi che quanto è stato registrato in azienda coincida con quel che è contenuto nel cassetto fiscale e, perciò, per avere sempre a disposizione la situazione aggiornata dei flussi di fatturazione elettronica.

L’attività di verifica e riconciliazione, necessaria per non rischiare irregolarità fiscali, svolta manualmente comporterebbe molto tempo. Effettuata in automatico tale attività è ovviamente più veloce, volendo real time, e precisa. Il software intercetta istantaneamente, per esempio, le fatture depositate nel cassetto fiscale ma non recapitate, o non acquisite dai sistemi aziendali, oppure ancora aiuta a individuare errori di immissioni o anomalie.

 Automazione e quadratura del cassetto fiscale: la protagonista è la RPA

La principale protagonista della digitalizzazione dei processi di estrazione e quadratura dei documenti del cassetto fiscale è la Robotic Process Automation.
L’Osservatorio sopra citato ha valutato 33 applicazioni di RPA nei processi supply chain e amministrativi. Il 67% di tali applicazioni riguarda il ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento, ma soprattutto (21 casi) proprio la fatturazione.

La Robotic Process Automation sfrutta robot software per effettuare attività ripetitive, semplici, a scarso valore aggiunto, facilmente, appunto, automatizzabili. Grazie alla RPA, le macchine possono occuparsi, tra l’altro con minor margini di errori rispetto all’uomo, di estrazione e scambio di dati all’interno e all’esterno del sistema (come accade con il cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate). Invece di incaricare un operatore di scaricare 1 a 1 i documenti, un bot in automatico, lavorando quindi 24 ore al giorno, può recuperare tutto quel che viene trasmesso.

Non solo. Altri bot possono poi procedere con la conservazione digitale di quanto prelevato in modo da semplificare ulteriormente la gestione di tutto il ciclo di fatturazione.

La tecnologia consente di gestire migliaia di documenti in poche ore e di costruire flussi di lavoro efficaci a partire da elenchi predisposti a seconda delle necessità aziendali.

I dati così immagazzinati sono poi a disposizione, oltre che per tutte le verifiche di cui si è detto incluso il controllo della liquidazione IVA e così via, per fare ulteriori analisi. Sulla base delle informazioni prelevate, adoperando tecniche di business intelligence e di intelligenza artificiale, è possibile fare la riconciliazione anche con ordini e carichi di magazzino.

In concreto, le capacità di integrazione del tool prescelto per l’automazione della gestione del Cassetto Fiscale aiutano a far sì che esso rappresenti un tassello importante del percorso di digitalizzazione dell’organizzazione nel suo complesso.


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