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La dematerializzazione dei documenti riguarda sia l’emissione e spedizione del documento fiscale, sia la sua ricezione e archiviazione. Scopri come fare la conservazione digitale in modo facile e sicuro!!

 03/12/2019

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Conservazione digitale delle fatture elettroniche: come farla facilmente

  Gestione Documentale, Fattura Elettronica, Conservazione Digitale, Manuale della Conservazione, Fatturazione Elettronica B2B, Dematerializzazione

Con il primo gennaio 2019 è entrato in vigore l'obbligo di fatturazione elettronica tra privati con partita Iva (con pochissime eccezioni). Obiettivo della direttiva europea è la creazione del Mercato Unico Digitale Europeo e coinvolge tantissime realtà aziendali, di tutte le dimensioni e di qualsiasi comparto: imprese, in alcuni casi, costrette a toccare con mano la trasformazione digitale per la prima volta, o quasi, e a iniziare a trattare i documenti in modo paperless.

Conservazione digitale delle fatture elettroniche: come farla facilmente

La dematerializzazione dei documenti riguarda sia l’emissione e spedizione del documento fiscale, sia la sua ricezione e archiviazione. Le fatture elettroniche, quelle emesse così come quelle ricevute, devono infatti (secondo l'articolo 3 del decreto ministeriale del 17 giugno 2014) essere conservate in maniera elettronica. Tra l'altro, vanno conservate anche le ricevute di presa in carico e accettazione dello SdI, il Sistema di Interscambio di cui le aziende si devono servire per ricevere e indirizzare al corretto destinatario i file .xml che esprimono le fatture stesse.

 Conservazione digitale a norma: la soluzione Top Consult

La suite software proposta da Top Consult per gestire tutti i documenti contabili è TopMedia Social NED. All'interno di questa piattaforma per la gestione del flusso documentale vi è il modulo Lex che si occupa proprio della conservazione digitale dei documenti nel rispetto delle nuove Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione (pubblicate in riferimento all'art 71 del Codice dell'amministrazione Digitale nel 2017): garantendo cioè autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici e dei fascicoli di documenti, ovvero l'aggregazione di più documenti inerenti a una certa pratica.

Lex permette di conservare tutte le tipologie di documenti dagli ordini alle cartelle cliniche, oltre naturalmente alle fatture. Più che un programma è un servizio, cioè un insieme di elementi predisposti per assicurare un processo di conservazione digitale efficace e di qualità.

È possibile prima di tutto decidere di utilizzare il software per compiere il processo in house oppure scegliere di usare in tutto o in parte il servizio in outsourcing offerto da Top Consult stessa. Il modulo applicativo di TopMedia Social NED adotta le strutture dati e gli standard prescritti dalla normativa in vigore per la gestione dei pacchetti informativi di archiviazione. In sintesi una copia del documento in gestione viene replicata e indirizzata all'ambiente di conservazione dove il file è firmato digitalmente, unito ai metadati di indicizzazione in un file di tipo Idc (indice di conservazione) che a sua volta è firmato e marcato temporalmente. Infine, per la consultazione e per l'esibizione sono necessari il modulo Surfer (oppure Surfer Mobile/Web), parte sempre della soluzione completa TopMedia Social NED.

Come anticipato, la soluzione non si limita a offrire un tool ma fornisce anche formazione e consulenza perché non è sufficiente avere un programma e competenze tecniche per realizzare il processo di conservazione digitale a norma, servono nozioni organizzative e legali approfondite. Top Consult mette a disposizione i servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0 pensati per chi decide di fare conservazione in house.

Conlex 2.0 è il servizio che fornisce la consulenza legale e offre le competenze applicative necessarie per creare gli archivi digitali; esso si articola in giornate di formazione con il legale e lo specialista tecnico, in momenti di affiancamento per avviare la conservazione digitale, assicura il supporto per la realizzazione del Manuale della conservazione e il rilascio del certificato di conformità del Manuale da parte del legale.

Con Manlex 2.0 è invece proposto il servizio che aiuta le aziende a mantenere negli anni gli archivi digitali realizzati. La sottoscrizione di questa tipologia di servizio include il diritto alla ricertificazione del Manuale della conservazione ogni dodici mesi; permette di sottoporre 5 quesiti/anno che riguardano aspetti applicativi o legali sul tema Lex (le risposte vengono date dagli specialisti applicativi o dal legale a seconda del tema); dà inoltre diritto a una visita annuale di audit-collaudo degli archivi realizzati, effettuata da specialisti Top Consult.

 Come conservare digitalmente le fatture elettroniche con TopMedia Social NED

TopMedia Social NED è in grado di rappresentare il postino digitale per qualsiasi fattura aziendale, si pone infatti come front end nei confronti dello SdI. È lo strumento che si occupa di spedire e ricevere le fatture elettroniche, della gestione dei flussi di interscambio e quindi della conservazione a norma. Più nello specifico, il tool è in grado di produrre la fattura in formato XML dal gestionale oppure può crearla direttamente ottimizzando il ciclo attivo grazie a una serie di automatismi, d'altra parte riceve la fattura dallo SdI, gestisce in modo collaborativo (utilizzando cioè strumenti semplici e immediati in stile social, piuttosto che utilizzando la posta elettronica) il flusso di controllo per accelerare anche il ciclo passivo e, infine, come anticipato, provvede alla conservazione digitale a norma di legge. In particolare, come per tutti gli altri documenti, ogni azienda può decidere se conservare i documenti fiscali così redatti in house oppure affidarli a Top Consult, sfruttando l'opportunità dell'outsourcing.

 

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