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Un Senior Account Manager spiega i vantaggi di sfruttare le soluzioni Top Consult per la gestione documentale e come possono essere integrate e sostituite in modo semplice

 20/11/2021

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 3 min.


Perché adottare il software per la gestione documentale di Top Consult

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Estratto intervista ad un Account Manager di Top Consult

 Chi è il decision maker nelle aziende con cui collaborate?

I decision maker nelle aziende sono attori differenti in realtà.
Capita spesso di avere come interlocutori che sceglie una soluzione di gestione documentale l'editing manager, l'IT che sceglie perché si occupa di software applicativo una soluzione di questo tipo. Spesso capita invece di avere il direttore amministrativo, che sicuramente è interessato ai documenti fiscali e quindi ha un motivo diretto perché esiste un obbligo di legge ovviamente per conservare i documenti in particolare quelli rappresentati dalle fatture e dalle scritture contabili.
In aziende medio piccole, quindi magari meno strutturate, ogni tanto capita che sia direttamente la proprietà, quindi legale rappresentante ad occuparsi di questi aspetti.

 Quali sono le resistenze che frenano l’adozione di un software per la gestione documentale?

Ma le resistenze che si incontrano nell'uso di un software di gestione documentale derivano dagli utenti tendenzialmente. Capita spesso perché l'utente deve utilizzare un nuovo strumento di lavoro quindi questo ovviamente un pochino preoccupa.

Però devo dire che le interfacce e gli ambienti friendly che il nostro software mette a disposizione, sono così semplici da utilizzare che spesso queste resistenze vengono facilmente superate.

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 Ci racconti un caso in cui la vostra soluzione ha supportato il cliente nella digitalizzazione dei processi aziendali.

Abbiamo diversi casi in cui l'uso o l'utilizzo del nostro sistema ha dato dei grossi benefici alle aziende.

Me ne ricordo uno in particolare, perché per me rappresenta un cliente che seguo da vent'anni. È un grosso operatore, un large account che opera nel settore del fashion di origini toscane, quindi immagino che si possa intuire chi possa essere, che aveva un'esigenza ben precisa. Cercava un ambiente e uno spazio dove iniziare una nuova linea di produzione per calzature. Aveva un grosso deposito, un grosso magazzino che era l'archivio cartaceo. Quindi immaginate centinaia o migliaia di dossier accatastati, conservati per l'obbligo di legge.

Capitò che con la nostra soluzione, parlo del 2004, quindi era proprio l'inizio della legislazione in ottica di conservazione sostitutiva, la scelta fu quella di dotarsi di un sistema proprio per liberarsi della carta.
La conservazione sostitutiva permette di conservare documenti non cartacei ovviamente ma trasformarli in elettronico con firma digitale e marca temporale quindi determinare di realizzare degli archivi elettronici e questo direi che è sicuramente un caso clamoroso in cui, completamente svuotato il magazzino, il beneficio fu doppio: da un lato quello di aver ottenuto un archivio sostitutivo a norma di legge, dall'altra lo spazio che serviva per il nuovo lancio della produzione industriale.

 Le vostre soluzioni possono essere integrate o sostituite in modo semplice?

La nostra soluzione di fatturazione elettronica è estremamente versatile. Da un lato perché architetturalmente possiamo declinarla in house piuttosto che un cloud in maniera differente. Quindi questo è un grosso aiuto, un grosso vantaggio per le aziende che la scelgono.

Seguiamo, nella suite che abbiamo rilasciato, tutti i canali che sono disponibili per dialogare con lo SDI e gli strumenti sono estremamente semplici e facili da utilizzare, sia a livello utente ma anche a livello amministrativo. Ci sono ovviamente degli elementi di sviluppo che permettono di integrare i vari gestionali in maniera molto efficace.


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