Gestione documentale: integrazione a 360°

Nel panorama aziendale moderno, la gestione documentale integrata rappresenta un cardine imprescindibile per migliorare l’efficienza operativa e la collaborazione interna. L’integrazione di una piattaforma documentale con i processi aziendali offre un patrimonio informativo centralizzato, fondamentale per ottimizzare la produttività e la fluidità operativa.

Una piattaforma per la gestione elettronica dei documenti completamente integrata con i software che governano i processi aziendali permette di creare, recepire, organizzare e archiviare in modo efficace tutti i documenti appartenenti alle diverse aree aziendali. Ciò si traduce nella preziosa opportunità di avere un patrimonio di informazioni centralizzato a cui si può facilmente avere accesso.

Un gestionale integrato a 360° semplificherà la collaborazione, incrementerà l’efficienza e permetterà processi decisionali mettendo insieme dati e documenti. In pratica, grazie ad un gestionale documentale integrato si determinerà una crescita complessiva della produttività.

Digitalizzare la gestione documentale per aumentare l’efficienza

Con gestione documentale elettronica si intende tutto il processo, che va dalla creazione/acquisizione di contenuti alla loro archiviazione e condivisione svolto solo il digitale. Ciò significa creare un archivio digitale efficiente e strutturato che garantisca protezione dei dati e massima condivisione delle informazioni all’interno delle aziende e, potenzialmente, lungo tutta la filiera. Viene, più nello specifico, garantita una visione unificata del ciclo di vita dei documenti. Questo favorisce:

• monitoraggio e ottimizzazione dei processi aziendali
• maggiore produttività e collaborazione
• riduzione e dei costi
• incremento della sicurezza dei dati

Non solo. Integrando il software documentale con gli altri applicativi aziendali che compongono l’ambiente IT si aprono interessanti e innovativi scenari sul fronte dei servizi digitali.

I vantaggi di un sistema di gestione integrato dei documenti

Uno dei principali benefici che derivano dall’uso di un sistema di gestione documentale integrato deriva dalla sua adozione. Quando si implementa una gestione documentale digitalizzata vanno stabiliti criteri di indicizzazione e classificazioni. Serve definire una strategia chiara, best practice e le policy di accesso e intervento sui documenti (per esempio selezionando le opzioni che consentono solo lettura o modifiche parziali eccetera). L’azienda deve, dunque, rivedere i propri processi e ha l’opportunità di renderli più efficienti.
Una piattaforma documentale integrata consente controllo e aggiornamento costante dei processi di gestione dei file in modo che sia possibile adeguarli alle esigenze del business. L’integrazione del documentale con il tool per la conservazione a norma è indispensabile per le organizzazioni che, oltre a non dover più avere archivi fisici, hanno la possibilità di optare per l’archiviazione a lungo termine dei documenti meno utilizzati e più vecchi.

Parallelamente, saranno velocemente consultabili i dati quotidianamente utili per i vari addetti ai processi. e l’accesso alle informazioni risulterà trasparente e, ove necessario, tracciato in tutti i suoi aspetti.

Integrando la gestione documentale si facilita quindi la collaborazione interna. La gestione elettronica documentale promuove la possibilità di accedere e condividere i file a più persone contemporaneamente. Le diverse funzioni di controllo delle modifiche (per esempio, di chi e quando le ha apportate) consentono di avere sempre sott’occhio le versioni di file più recenti, senza rischiare di lavorare su dati vecchi.

I software documentali più evoluti consentono anche di coinvolgere in tempo reale gli addetti sollecitandoli con instant messaging, predisponendo bacheche che contengono le informazioni inerenti a determinati flussi di lavoro eccetera. Questa opportunità può essere messa a disposizione anche di partner e fornitori, attivando naturalmente tutte le procedure necessarie a garantire la sicurezza dei dati.

Compliance e protezione dei dati, presupposti fondamentali

Quando si implementano piattaforme integrate per la gestione dei documenti si possono sfruttare funzionalità avanzate che assicurano la compliance alle normative sulla data privacy nazionali ed europee.

Inoltre, se si apre la possibilità di accesso alle informazioni anche all’esterno del perimetro aziendale, mediante un sistema documentale integrato si istituiscono policy di controllo degli accessi e permessi alla sola lettura o alla modifica a seconda dei singoli utenti e così via, per tenere traccia di tutto quel che avviene sui file.

A livello tecnico, l’uso di tool di crittografia mette al riparo i dati e preclude accessi non autorizzati.

Efficienza e produttività, i frutti dell’integrazione tra documentale ERP, CRM ed EIM

Integrare un sistema di gestione documentale, ERP, CRM ed EIM fa sì che le informazioni si correlino e si aggiornino in automatico. Con una piattaforma documentale ordini, contratti, mail e comunicazioni varie che possono essere messi a fattor comune in modo da essere accessibili senza passare da un applicativo a un altro. Inoltre, sono potenzialmente annullati tutti gli errori che possono generarsi nello scambio di dati in modalità tradizionali.

L’integrazione di documentale e applicativi, oltre a consentire un processo decisionale basato su informazioni sempre aggiornate, è un passaggio basilare in ottica di automazione, efficientamento dei processi e creazione di nuovi servizi digitali. Avendo, per esempio, la possibilità di verificare tutto lo storico dei clienti sarà possibile fornire loro risposte rapide e personalizzate, fare più agevolmente attività di up/cross selling.

L’automazione dei processi aziendali, resa possibile dall’integrazione tra software, porta a una maggiore efficienza operativa, riducendo i tempi di lavorazione e consentendo un utilizzo ottimale delle risorse.

In conclusione, l’integrazione del documentale nell’ecosistema applicativo rappresenta una leva potente per monitorare ed eventualmente migliorare l’efficienza e la produttività aziendale. In particolare, con l’integrazione del gestionale documentale anche con gli strumenti di gestione delle informazioni aziendali (EIM – Enterprise information management) è possibile avere una visione completa dei dati aziendali, strutturati e non.

In definitiva, l’integrazione dei sistemi di gestione documentale nell’ecosistema aziendale costituisce non solo un catalizzatore per l’efficienza e la sicurezza dei dati, ma rappresenta anche la chiave per una visione olistica delle informazioni. Questa sinergia tra dati strutturati e processi aziendali, permette di anticipare cambiamenti, creare nuovi servizi digitali e favorire una crescita continua nell’ambito delle attività aziendali.