L’importanza dell’integrazione tra Sistemi Aziendali

L’importanza dell’integrazione tra sistemi aziendali e la chiave del successo con Top Consult

Intervista a Mauro Parsi sulla rivista Office Automation, maggio/giugno 2023, Soiel International

In questa intervista esclusiva, Mauro Parsi, Responsabile area Partner di Top Consult, condivide l’evoluzione e l’importanza della Gestione Elettronica dei Documenti (GED) nell’integrazione dei sistemi aziendali. Scopri come la GED può ottimizzare i processi aziendali e come Top Consult, con oltre 35 anni di esperienza, possa essere il partner strategico per il successo aziendale.

Ma la gestione elettronica dei documenti serve ancora?

Mauro Parsi: Assolutamente sì, la Gestione Elettronica dei Documenti (GED) è più cruciale che mai. Più di due decenni fa, quando sono entrato nel mondo della Gestione Documentale, era considerata un’innovazione significativa. In quel periodo, stava prendendo piede la seconda era dell’informatica, quella Client e Server, e gli strumenti di Office Automation stavano rivoluzionando la gestione dei documenti cartacei.

L’idea di connettere il mondo immateriale dei dati con la fisicità dei documenti cartacei era allora innovativa, ma ciò che spingeva le aziende ad adottare la GED era il chiaro ritorno sugli investimenti (ROI) attraverso la semplificazione dei processi aziendali.

Quindi, il ROI è stato il principale motore dell’adozione della GED inizialmente?

Mauro Parsi: Esattamente. Il passo successivo è stato l’introduzione di normative favorevoli che hanno permesso la conservazione sostitutiva di documenti cartacei, alleggerendo notevolmente gli archivi aziendali e aumentando ulteriormente il ROI dell’adozione della GED. Successivamente, normative come la LUL e la FE hanno reso obbligatorio l’utilizzo di documenti elettronici come originali e la loro conservazione in conformità.

La normativa, quindi, ha giocato un ruolo fondamentale nell’evoluzione della GED e dell’integrazione tra sistemi aziendali?

Mauro Parsi: Certamente. Ha reso la GED una necessità irrinunciabile per tutte le aziende. Tutti i produttori di software gestionali si sono visti costretti a gestire questa componente, e così si sono moltiplicati gli archivi di documenti. Tuttavia, è importante notare che questi non sono veri e propri sistemi di Gestione Elettronica dei Documenti.

In che senso?

Mauro Parsi: Spesso, non c’è una reale integrazione tra documenti gestiti in settori aziendali diversi. Inoltre, si tende a trascurare documenti cruciali come la Posta Elettronica Certificata (PEC). Paradossalmente, si finisce per utilizzare nuovamente cartelline cartacee per raccogliere documenti elettronici, che vengono poi stampati e assemblati manualmente. Oggi, il vero compito della GED è fungere da trait d’union tra i vari strumenti gestionali, creando una rete tra i documenti creati e gestiti da diverse soluzioni software aziendali e conservandoli in conformità normativa in un unico archivio.

A questo punto si può affermare che l’integrazione tra sistemi aziendali è fondamentale per sfruttare appieno i benefici della GED?

Mauro Parsi: Esattamente. Per massimizzare il valore dei dati e dei documenti aziendali, è necessaria un’integrazione efficiente tra i fornitori di GED e i produttori di software gestionali. È qui che Top Consult gioca un ruolo cruciale. Con i nostri servizi perfettamente integrabili in tutti i mondi gestionali, possiamo arricchire immediatamente l’offerta dei nostri partner. Siamo interessati a collaborare con aziende System Integrator che operano in ambito Microsoft, SAP o SAP BO, offrendo una gamma di servizi “pay per use” che includono la Gestione Interscambio SDI per la Fatturazione Elettronica, la Firma Elettronica dei documenti a norme eIDAS, la Gestione ordini NSO, la Gestione Bolle Doganali, la Conservazione Digitale a norma integrata e la Gestione Interscambio rete PEPPOL.

Le partnership tra GED e sistemi gestionali sono la chiave del successo?

Nel panorama aziendale odierno, l’integrazione tra Gestione Elettronica dei Documenti (GED) e sistemi gestionali rappresenta un elemento cruciale per il successo delle imprese. Come sottolinea Mauro Parsi, questa sinergia permette alle aziende di sfruttare al meglio i loro dati e documenti, migliorando l’efficienza operativa e garantendo la conformità normativa.

Perché le aziende hanno bisogno di questa integrazione?

Le organizzazioni moderne utilizzano strumenti gestionali per monitorare, organizzare e pianificare le risorse, ma spesso si trovano a gestire grandi volumi di documentazione cartacea o digitale in modo separato. Questo crea silos informativi, inefficienze e rischi di non conformità. La combinazione tra GED e sistemi gestionali offre invece:

• Accesso centralizzato ai dati: documenti e informazioni sono sempre disponibili e connessi ai processi aziendali.
• Automazione dei flussi di lavoro: riduce il rischio di errori manuali e velocizza le operazioni quotidiane.
• Sicurezza e conformità: consente di gestire archivi e documenti rispettando normative specifiche.

La forza della sinergia

Quando GED e sistemi gestionali lavorano insieme, le aziende possono:

• Ottimizzare i processi aziendali: i documenti sono collegati in tempo reale ai processi gestionali, come fatturazione, approvvigionamento o gestione clienti.
• Migliorare la produttività: il personale può accedere rapidamente a dati e documenti aggiornati, dedicando più tempo alle attività strategiche.
• Ridurre i costi: l’automazione e l’eliminazione dei duplicati o degli errori consentono di risparmiare risorse.

Esempi di integrazione vincente

Un caso tipico è l’integrazione tra GED e un gestionale ERP: i documenti digitalizzati, come fatture, ordini o bolle di consegna, vengono associati automaticamente ai relativi processi gestiti dall’ERP. Questo consente, ad esempio, di tracciare ogni documento lungo l’intero ciclo di vita, migliorando la trasparenza e il controllo.

Un futuro orientato all’innovazione

L’evoluzione tecnologica aggiunge un ulteriore livello di valore a questa partnership. L’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico, integrati nella gestione documentale e nei sistemi ERP, stanno rivoluzionando il modo in cui le aziende analizzano i dati e prevedono i trend, rendendo le decisioni più rapide e strategiche.

La chiave del successo aziendale è quindi la capacità di implementare soluzioni integrate, dove GED e sistemi gestionali collaborano per creare un ecosistema digitale fluido, sicuro ed efficiente. Le imprese che adottano questa visione si posizionano come leader del mercato, pronte a rispondere con agilità alle sfide di un mondo sempre più competitivo.