L’Importanza dell’Integrazione tra Sistemi Aziendali e la Chiave del Successo con Top Consult
Intervista a Mauro Parsi sulla rivista Office Automation, maggio/giugno 2023, Soiel International
In questa intervista esclusiva, Mauro Parsi, Responsabile area Partner di Top Consult, condivide l’evoluzione e l’importanza della Gestione Elettronica dei Documenti (GED) nell’integrazione dei sistemi aziendali. Scopri come la GED può ottimizzare i processi aziendali e come Top Consult, con oltre 35 anni di esperienza, possa essere il partner strategico per il successo aziendale.
Ma la Gestione Elettronica dei Documenti serve ancora?
Mauro Parsi: Assolutamente sì, la Gestione Elettronica dei Documenti (GED) è più cruciale che mai. Più di due decenni fa, quando sono entrato nel mondo della Gestione Documentale, era considerata un’innovazione significativa. In quel periodo, stava prendendo piede la seconda era dell’informatica, quella Client e Server, e gli strumenti di Office Automation stavano rivoluzionando la gestione dei documenti cartacei.
L’idea di connettere il mondo immateriale dei dati con la fisicità dei documenti cartacei era allora innovativa, ma ciò che spingeva le aziende ad adottare la GED era il chiaro ritorno sugli investimenti (ROI) attraverso la semplificazione dei processi aziendali.
Quindi, il ROI è stato il principale motore dell’adozione della GED inizialmente?
Mauro Parsi: Esattamente. Il passo successivo è stato l’introduzione di normative favorevoli che hanno permesso la conservazione sostitutiva di documenti cartacei, alleggerendo notevolmente gli archivi aziendali e aumentando ulteriormente il ROI dell’adozione della GED. Successivamente, normative come la LUL e la FE hanno reso obbligatorio l’utilizzo di documenti elettronici come originali e la loro conservazione in conformità.
La normativa, quindi, ha giocato un ruolo fondamentale nell’evoluzione della GED?
Mauro Parsi: Certamente. Ha reso la GED una necessità irrinunciabile per tutte le aziende. Tutti i produttori di software gestionali si sono visti costretti a gestire questa componente, e così si sono moltiplicati gli archivi di documenti. Tuttavia, è importante notare che questi non sono veri e propri sistemi di Gestione Elettronica dei Documenti.
In che senso?
Mauro Parsi: Spesso, non c’è una reale integrazione tra documenti gestiti in settori aziendali diversi. Inoltre, si tende a trascurare documenti cruciali come la Posta Elettronica Certificata (PEC). Paradossalmente, si finisce per utilizzare nuovamente cartelline cartacee per raccogliere documenti elettronici, che vengono poi stampati e assemblati manualmente. Oggi, il vero compito della GED è fungere da trait d’union tra i vari strumenti gestionali, creando una rete tra i documenti creati e gestiti da diverse soluzioni software aziendali e conservandoli in conformità normativa in un unico archivio.
A questo punto si può affermare che l’integrazione tra sistemi aziendali è fondamentale per sfruttare appieno i benefici della GED?
Mauro Parsi: Esattamente. Per massimizzare il valore dei dati e dei documenti aziendali, è necessaria un’integrazione efficiente tra i fornitori di GED e i produttori di software gestionali. È qui che Top Consult gioca un ruolo cruciale. Con i nostri servizi perfettamente integrabili in tutti i mondi gestionali, possiamo arricchire immediatamente l’offerta dei nostri partner. Siamo interessati a collaborare con aziende System Integrator che operano in ambito Microsoft, SAP o SAP BO, offrendo una gamma di servizi “pay per use” che includono la Gestione Interscambio SDI per la Fatturazione Elettronica, la Firma Elettronica dei documenti a norme eIDAS, la Gestione ordini NSO, la Gestione Bolle Doganali, la Conservazione Digitale a norma integrata e la Gestione Interscambio rete PEPPOL.
Le partnership tra GED e sistemi gestionali sono la chiave del successo?
Mauro Parsi: Assolutamente. Le aziende hanno bisogno di soluzioni che integrino in modo efficiente i loro strumenti gestionali esistenti con la gestione elettronica dei documenti. Questa sinergia è essenziale per ottenere il massimo dai dati e dai documenti aziendali. La GED e i sistemi gestionali devono lavorare insieme per ottimizzare i processi aziendali e garantire la conformità normativa.
In conclusione, l’integrazione tra sistemi aziendali e la Gestione Elettronica dei Documenti rimangono elementi imprescindibili per il successo aziendale nell’era digitale. Scegliere un partner affidabile nel campo della gestione elettronica dei documenti è fondamentale per mantenere la competitività e potenziare l’offerta ai clienti.
Top Consult è qui per supportare le aziende in questo percorso di trasformazione digitale e fare business insieme!
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