Mai come in questo terribile momento di emergenza sanitaria ci si è resi conto di quanto sia importante disporre di tutti i contenuti necessari per svolgere le proprie attività dovunque ci si trovi, che sia tra le mura di casa, o in mobilità. I benefici derivati dall’adozione di un software di gestione documentale, che nella conservazione digitale ha il suo naturale epilogo, sono molteplici e vanno da quelli prettamente economici alle opportunità di reinventare i modelli di lavoro e collaboration.
Conservazione digitale dei documenti aziendali: quando è obbligatoria?
Ovviamente è necessario fare conservazione digitale di tutti quei documenti (dematerializzati o nativi digitali) di cui la legge ne avrebbe imposta la conservazione se fossero stati prodotti in modo tradizionale e su supporti cartacei. Si pensi per esempio ai contratti con firma digitale, alle fatture elettroniche, ma anche a registri contabili, ai bilanci d’esercizio o ai pagamenti gestiti online.
Il concetto di documento informatico non è però solo legato a quello cartaceo dematerializzato o creato nativamente digitale di cui non si proceda alla stampa. In seguito a vari interventi legislativi, è stato definito documento digitale qualsiasi file (inclusi dati, immagini e contenuti multimediali e messaggi PEC – Posta elettronica certificata) che possa essere utile per portare a compimento i processi aziendali.
In particolare, con le Nuove Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione pubblicate a fine anno scorso e in vigore da giugno, tra i documenti informatici sono compresi file prodotti a partire da moduli compilati e inviati via Web e i raggruppamenti di dati.
Fatta questa premessa, se un’azienda o ente usa informazioni di questo tipo che possono essere oggetto di contenziosi o controlli esse devono essere opportunamente conservate.
Archivio digitale e conservazione a norma, ecco perché
I vantaggi generati dall’uso di sistemi software per la conservazione digitale sono principalmente di due nature. Da un lato, essi promuovono efficienza e risparmi e, dall’altro, offrono l’opportunità di rivedere i processi aziendali al fine di rendere l’organizzazione più efficiente nel proprio mercato di riferimento.
Più nel dettaglio, per punti, seguono i benefici immediatamente riscontrabili una volta introdotto un applicativo per la conservazione digitale nell’organizzazione, sia essa pubblica o privata.
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Riduzione di carta e spese necessarie per la stampa, condivisione e archiviazione dei documenti.
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Annullamento dei costi dello spazio fisico necessario per costruire un archivio tradizionale, così come del tempo che serve per gestire la classificazione del materiale, per ricercarlo per la consultazione e poi riporlo.
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Liberazione di risorse da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto e, in generale, semplificazione burocratica.
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Minimizzazione dei rischi di perdita delle informazioni e di errori di catalogazione oppure, ancora di ritardi nell’avere accesso o fornire la documentazione di cui si ha bisogno.
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Maggiore ecosostenibilità.
Qui di seguito i vantaggi riconducibili alla conservazione elettronica da un punto di vista più generale di trasformazione digitale.
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Semplicità di condivisione delle informazioni e abbattimento dei silos informativi che tradizionalmente hanno tenuto separati i dati contenuti in archivi cartacei posseduti nelle varie business unit.
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Promozione di una cultura della collaboration in azienda e oltre le mura degli uffici in ottica, tra l’altro, di smart working e lavoro in mobilità.
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Possibilità di creare flussi di scambio di informazioni che coinvolgano anche fornitori e partner di filiera.
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Supporto nella gestione della compliance alle normative.
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Maggiore controllo su tutto il flusso documentale.
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Opportunità di semplificare o addirittura reimpostare i modelli di business basandosi sui dati oggettivi elaborati dai software durante la loro stessa attività (si pensi all’individuazione di colli di bottiglia e delle difficoltà nella gestione dei documenti).
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Tra i processi che possono essere resi più efficaci e che determinano benefici economici vi è la gestione del magazzino che, se ottimizzata, permette di ridurre il capitale circolante.
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Miglioramento dell’immagine aziendale rispetto ai partner commerciali.
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Digitalizzare i documenti aziendali, sulla base dei quali si svolgono tutte le attività aziendali, significa porre un presupposto fondamentale per quel percorso di digitalizzazione che è ormai un dovere competitivo.
Sistemi di conservazione digitale, come fare, in sintesi
I presupposti fondamentali per fare conservazione digitale a norma sono rappresentati dall’uso di un sistema che consenta di apporre firma digitale e marca temporale sui documenti e la presenza di un Responsabile della Conservazione elettronica nominato dall’azienda.
Si tratta cioè di applicare metodi di identificazione informatica ai documenti informatici, da un lato, con la firma digitale per garantire che essi mantengano qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità come se fossero firmati in modo tradizionale. D’altra parte, con la marca temporale vengono convalidate data e ora certe di produzione del documento conservato.
La conservazione digitale non è però solo questione di tecnologia, tutt’altro. La legge impone che ciascuna azienda rediga un Manuale descrittivo del processo di Conservazione elettronica che illustri ruoli e procedure del processo stesso, oltre alle infrastrutture informatiche e di sicurezza utilizzate.
Preparare e aggiornare il Manuale della Conservazione è uno dei compiti principali del Responsabile della Conservazione che ha un ruolo di primissimo piano nell’intero processo.
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