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Ecco le 4 caratteristiche che contraddistinguono la proposta Top Consult in ambito Document Management System: obiettivo impostare il business con massima efficienza.

 18/05/2021

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 4 min.


Document management system: il Software per la gestione documentale

  Gestione Documentale, Document Management, Sistema di Document Management (DMS)

La definizione di Document Management System nell’offerta di Top Consult implica un nuovo modo di gestire non solo i documenti, ma il business nel suo complesso, sia da parte delle persone interne all’azienda sia cooperando con i partner esterni e, in generale, lungo tutta la filiera. Nella proposta del vendor, attivo da oltre 20 anni nella fornitura di software documentali, vi sono, infatti, varie tecnologie e funzioni che promuovono la digitalizzazione dei processi e l’opportunità di svolgerli all’insegna di un innovativo concetto di collaborazione immediata ed estesa.

TopMedia Social NED è la piattaforma documentale creata da Top Consult, disponibile on premise e in cloud che offre tutte le funzionalità per gestire i documenti dalla loro creazione in digitale (o dematerializzazione) sino alla conservazione, ma è anche molto di più. Questa soluzione mutua le modalità operative dei social network e della digital collaboration per trasformare il modo di lavorare, basandosi naturalmente sulla gestione dei documenti che regolano l’attività di business e valorizzando i dati in essi contenuti. 

Ulteriore peculiarità di Top Consult è rappresentata dal fatto che, forte della sua lunga esperienza, il vendor siede ai principali tavoli dove si discute delle normative tecniche e procedurali inerenti ai documenti. Questo coinvolgimento consente un aggiornamento costante dei prodotti al fine di risolvere o, addirittura, come vedremo, anticipare i bisogni dei clienti.

Ecco qui di seguito, più nello specifico, i 4 punti di forza della tecnologia Top Consult.

Document management system: il Software per la gestione documentale

 Integrazione dei dati

La piattaforma enterprise per la gestione documentale permette la dematerializzazione e digitalizzazione di qualsiasi documento, dalle fatture agli ordini NSO, dai DDT – Documenti di trasporto e così via. Consente, tra l’altro, di gestire trasmissione e ricezione di file mediante qualsiasi canale sia necessario adoperare, incluso Peppol. Nello specifico, Top Consult ha ottenuto la certificazione come Access Point Peppol - Pan-European Public Procurement On-Line accreditato e possiede anche quella SMP (Service Metadata Publisher), per gestire la sua infrastruttura di identificatori sulla rete Peppol.

Ciò significa che un sistema documentale di questo tipo rappresenta un collettore di informazioni molto vasto. Non solo, la soluzione Top Consult può e deve essere integrata con il gestionale affinché possa prendersi in carico direttamente tutte le informazioni che riguardano l’azienda, organizzandole, rendendole facilmente condivisibili e conservandole a norma. E questo vale anche per dati destrutturati ovvero non caratterizzati da formati tradizionali e non direttamente utilizzabili da software.

TopMedia Social NED si interfaccia con i principali gestionali semplificando e velocizzando notevolmente i processi. 

 Creazione workflow efficienti

Un sistema gestionale integrato è in grado di promuovere workflow che regolano lo svolgimento delle attività dentro e fuori i confini aziendali. In particolare, la soluzione Top Consult consente la definizione di regole che poi vengono eseguite da un motore interno al software documentale al fine di impostare processi strutturati. 

Top Consult ha posto al centro del proprio sistema le persone. L’utente segue tutti i workflow in cui è coinvolto mediante una home page semplice e intuitiva, ha modo così di monitorare ciò che deve approvare o modificare, può controllare lo stato di avanzamento lavori e intervenire in caso di anomalie, colli di bottiglia.  

Porre al centro del sistema le persone, secondo Top Consult, vuol dire anche sollevarle da tutti i compiti che possono essere automatizzati, liberandole da task ripetitivi che possono essere delegati alle macchine. D’altra parte, per ciascun documento il sistema stesso sa se ci sono regolamentazioni e obblighi da osservare. Ciò significa che il software, offre un valido aiuto anche per essere conformi alle normative.

TopMedia Social NED fa tutto questo adattandosi al contesto aziendale, cercando di stravolgere il meno possibile le abitudini delle persone e, d’altro canto, aiutando i responsabili a verificare dove sia possibile attuare ottimizzazioni.

 Un nuovo stile di collaboration

Obiettivo di Top Consult è rendere più efficienti le comunicazioni in azienda. Il Document Management System dell’azienda si ispira all’immediatezza di social network e instant messaging per facilitare le persone nello svolgimento dei loro compiti che inevitabilmente comportano scambi di messaggi e documenti.

La piattaforma documentale TopMedia Social NED propone l’uso di bacheche e notifiche per aumentare la produttività, innalzando il coinvolgimento dei collaboratori. Tali strumenti garantiscono, tra l’altro, piena sicurezza in quanto promuovono la costruzione di un social network aziendale caratterizzato da elevati livelli di protezione. Ogni persona potrà accedere (in visualizzazione e anche per effettuare modifiche, a seconda del suo ruolo e delle prerogative del suo profilo) ai vari documenti, il sistema terrà traccia di ciò che avviene e quando su pratiche e interi fascicoli, allerterà altri utenti in modo tale che tutte le lavorazioni siano sempre complete e seguano un iter ben organizzato.

 Capacità di anticipare e adattarsi alle nuove esigenze di business e normative

Top Consult lavora a stretto contatto con l’Osservatorio del Politecnico di Milano e AGID per monitorare costantemente le evoluzioni normative e preparare il proprio sistema a far recepire alle aziende clienti le normative che man mano vengono emanate.

È il caso, per fare solo l’ultimo esempio in ordine di tempo, delle nuove regole per la documentazione per l’import ed export delle merci. Dopo una serie di rinvii, dal 1 giugno 2022 tali documenti devono essere gestiti con file .Xml. Top Consult ha seguito il percorso della normativa sin dall’inizio, abilitando il proprio sistema a tale gestione ancor prima della data dell’obbligo.


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