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Focus sul valore della gestione documentale digitale. Vediamo i vantaggi di un software documentale all'avanguardia

 21/09/2018

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 3 min.


Focus sul valore della gestione documentale digitale: vantaggi software documentale

  Fattura Elettronica B2B, Software Documentale, Gestione Documentale, Digitalizzazione, Azienda digitale

Estratto INTERVISTA: Matteo Zaffagnini, Responsabile marketing e business development, sulla rivista ZeroUno 

Le aziende non devono lasciarsi sfuggire le opportunità che possono nascere dai cambiamenti necessari per essere conformi alla normativa sulla fatturazione elettronica obbligatoria tra privati in vigore dal 1 gennaio 2019.

In questa intervista scopriamo il messaggio principale portato dalla nostra azienda e spiegato nel dettaglio da Matteo Zaffagnini, Responsabile marketing e business development: "Oltre alla fatturazione elettronica il vero obbligo che hanno le imprese è arrivare a gestire in modo semplice e veloce tutti i documenti su cui ruota l’attività amministrativa e produttiva dell’azienda".

 Fatturazione Elettronica B2B: vantaggi e software documentale 

Una diminuzione pari al 90% dei tempi di ricerca dei documenti e dell’80% di quelli relativi alla loro archiviazione

Sono solo due risultati che rendono evidente il fatto che investire nella gestione documentale digitale garantisce ritorni significativi e soprattutto immediati, considerando che proprio ricerca e archiviazione rappresentano le fasi più ripetitive e facilmente automatizzabili. Queste stime sono state calcolate in base alla nostra esperienza accumulata sul campo.

Più nello specifico, visto che siamo attivi da oltre trent’anni nell’ambito della gestione elettronica dei documenti, abbiamo pubblicato alcuni dati relativi a un ipotetico progetto di gestione documentale che coinvolge 3 manager, 5 quadri, 1 professionale, 14 impiegati e 2 segretarie, per un organico di 25 persone.

Calcolando il tempo dedicato alle due fasi sopra indicate e il valore di tale tempo si è arrivati a capire quanto costa fare archiviazione e ricerca manuali.

Applicando i risparmi del 90 e 80 per cento, risulta un risparmio totale pari a 116.331 euro in un anno; incrociando questo dato con la spesa da affrontare per utilizzare un software di gestione documentale è emerso che il ROI triennale è di 250mila euro … 

Bastano questi pochi dati per comprendere che una diversa impostazione dei processi aziendali determina concreto valore e vantaggi tangibili per le aziende: è importante sottolinearlo a pochi giorni dall’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria B2B.


TopMedia Social NED, così funziona il software documentale:

La piattaforma documentale e collaborativa italiana di classe enterprise TopMedia Social NED rappresenta il front-end aziendale rispetto al Sistema di Interscambio (SdI-il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate che riceve le fatture sotto forma di file), “possiamo dire – ha sottolineato Zaffagnini – che rappresenti il postino digitale”; è lo strumento realizzato cioè per la spedizione, così come per la ricezione delle fatture elettroniche, supportando tutte le modalità di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche previste dallo SdI.

  • Più nello specifico, per quanto riguarda il ciclo attivo, con TopMedia Social NED le fatture elettroniche emesse sono riconosciute e archiviate automaticamente, firmate digitalmente; gli esiti della trasmissione sono quindi monitorati e legati logicamente alla fattura emessa.
  • Sul fronte del ciclo passivo, con questa soluzione è possibile acquisire, archiviare le fatture automaticamente e poi metterle a disposizione del contabile o direttamente dell’ERP. Come anticipato, è possibile anche impostare un flusso approvativo sfruttando le funzioni di workflow applicativo.

«  Siamo convinti che l’obbligo normativo rappresenti una grande opportunità per la digitalizzazione aziendale.
 Ci rendiamo conto che è difficile far cambiare procedure amministrative consolidate da anni e proprio per questo stiamo organizzando per i mesi autunnali diversi appuntamenti in tutta Italia per illustrare alle aziende di diversi settori, dalla Gdo ai servizi, dal farmaceutico ai professionisti, i benefici generati dalla trasformazione dell’intera filiera amministrativa.
 Faremo parlare i clienti che già utilizzano il nostro prodotto per la fatturazione elettronica della PA e che ora è già pronto per essere compliant per la normativa relativa allo scambio di fatture tra privati.
 Durante le testimonianze sarà descritta l’efficacia di workflow collaborativi, degli strumenti di reportistica condivisi e così via ...»

 Vedi intervista completa
sul portale dedicato
ZeroUno
 NetworkDigital360
 


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