Verso la standardizzazione con UBL XML: il formato dei documenti da inviare via Peppol, uno dei canali di trasmissione del NSO – Nodo smistamento Ordini. La creazione di file con questa estensione, così come l’utilizzo del canale Peppol, può suscitare timore di sbagliare e di incappare in conseguenze negative come ulteriore burocrazia o sanzioni.
Per non sbagliare e creare file con questa estensione e garantirne la corretta gestione, compresa la conservazione a norma, è necessario servirsi di un software apposito. Uno strumento informatico in grado di automatizzare tutte le procedure, per semplificare le attività aziendali legate allo scambio di documenti digitali fiscali, che consenta anche un facile utilizzo di Peppol. Una soluzione come quella proposta da Top Consult.
UBL XML: creazione, gestione e conservazione con Top Consult
Con la soluzione Gestione Ordini NSO, modulo della piattaforma TopMedia Social NED, è possibile automatizzare l’intero processo di gestione del documento UBL XML, dalla creazione alla trasmissione fino alla sua conservazione. Un aspetto quest’ultimo che riguardo ai documenti digitali non va mai trascurata, siano essi fatture elettroniche o appunto ordini d’acquisto. Si pensi per esempio a un controllo in azienda, in cui vengano chieste prove di alcune spese fornendo i documenti d’ordine. Sarà sicuramente meglio poterli reperire facilmente, avervi accesso in modo semplice e avere la garanzia che siano inalterabili.
Per tutto il ciclo di gestione dell’ordine, la soluzione Gestione Ordini NSO prevede un automatismo del 90%. L’automatizzazione non è totale solo perché l’ordine d’acquisto deve comunque sempre essere accettato o rifiutato con una decisione umana. Una volta avuti i dati dell’ordine, la soluzione Top Consult provvede alla creazione del documento in UBL XML e alla sua trasmissione o ricezione, per poi occuparsi anche della conservazione.
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Caratteristiche per gestire al meglio i documenti UBL XML
La soluzione Gestione Ordini NSO di Top Consult per i processi che non è possibile automatizzare cerca comunque di semplificare il compito agli utenti. Scegliere di accettare o rifiutare un ordine è una procedura che per forza deve essere compiuta da un essere umano, il software però permetterà al fornitore di avere subito chiaro il quadro della situazione senza lungaggini burocratiche. Una schermata infatti permette di capire se l’ordine è stato accettato o rifiutato o scartato, questo vale anche qualora a rigettare l’ordine sia proprio l’NSO (in quel caso il Nodo Smistamento Ordini invierà anche un report spiegando dove ha captato errori o incongruenze).
La soluzione Gestione Ordini NSO inoltre può essere realizzata in house, in cloud e anche in service. Scegliendo quest’ultima possibilità, il cliente può anche non occuparsi del software e demandare ogni compito a Top Consult. Senza rischi: “Da oltre trent’anni gestiamo documenti digitali”, spiegano i vertici dell’azienda.
Un’altra utile peculiarità della soluzione Gestione Ordini NSO di Top Consult è la possibilità di utilizzare da subito la modalità Ordine preconcordato, una delle tipologie di scambio documentale previsto dalle linee guida della Ragioneria di Stato con cui si spiega come funziona il Nodo Smistamento Ordini. Consiste in un accordo a priori tra fornitore e pubblica amministrazione, con l’invio successivo del documento da parte del fornitore. Da un sondaggio tra i clienti di Top Consult, è emerso che la maggior parte delle pubbliche amministrazioni sanitarie ha espresso ai fornitori la volontà di servirsi proprio di questo sistema. La soluzione Gestione Ordini NSO di Top Consult permette di servirsene, appunto in maniera quasi totalmente automatizzata. Le aziende quindi potranno mantenere senza problemi il loro business con gli enti del Servizio Sanitario Nazionale.
Top Consult Access Point Peppol: il vantaggio dell’UBL XML
Top Consult ha un access point Peppol certificato. Il canale di trasmissione dei documenti, utilizzabile per il NSO, è un’infrastruttura di trasporto documentale gestita da una rete di access point. Questi funzionano come nodi che si occupano di smistare e inoltrate i documenti. Uno di questi nodi è proprio Top Consult. Attraverso di esso si possono inviare non solo gli ordini d’acquisto, ma circa sessanta tipologie differenti di documenti digitali. Un vantaggio per gli utenti, perché permette di trasmettere documenti in tutto il mondo grazie al formato standard UBL XML, siano essi fatture, cataloghi, distinte. L’importante è che siano creati con l’estensione standard UBL XML.
Inoltre, la trasmissione dei documenti al Nodo Smistamento Ordini tramite access point Peppol, in questo caso Top Consult, garantisce sicurezza e trasparenza per gli utenti che se ne servono. Infatti, Peppol gode di un sistema di indirizzamento che consente a chi ha inviato il documento d’acquisto di venire a conoscenza dell’identificativo del destinatario.
Scopri perché la Gestione ordini NSO rappresenta il prossimo passo verso la digitalizzazione dei processi aziendali!
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