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Gestione documentale: perché non è più la stessa? 4 asset da cui nessun tipo di gestione documentale può più prescindere

 24/05/2018

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 5 min.


Cosa deve avere un software documentale per essere allineato ai nuovi standard?

  Gestione Elettronica dei Documenti, Gestione Documentale Collaborativa, Piattaforma Enterprise di Gestione Documentale, Digitalizzazione dei processi, Gestione Documentale

La gestione elettronica dei documenti sta cambiando in modo radicale ed è sempre più evidente la crescente necessità di collaborazione con altre persone all’interno dell’azienda mediante nuove forme di interazione diretta che superino le abusate comunicazioni via posta elettronica. Inoltre, la gestione documentale è ancora in gran parte limitata all’archivio aziendale e agli utenti professionali, ma deve invece diventare patrimonio di tutta l’organizzazione, in modo che tutti possano lavorare con maggiore efficienza, senza carta.
In questo articolo abbiamo messo a disposizione delle semplici domande che aiuteranno l'utente a capire se il suo software documentale può essere definito obsoleto. Scopriremo le opportunità offerte dal nuovo standard tecnologico e applicativo di una piattaforma documentale innovativa ed i 4 asset da cui nessun tipo di gestione documentale può più prescindere.

Quando un software documentale viene definito obsoleto


Se vuoi capire perché è importante recuperare produttività con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattuto perché è essenziale dotarsi di un software di gestione documentale collaborativo leggi l'articolo "Che cos'è la Gestione Documentale Collaborativa?"


  Quando un software documentale viene definito obsoleto?

Informatizzazione da un lato ed evoluzione degli utenti mobili dall’altro hanno trasformato le modalità di gestione e scambio delle informazioni potenziando la qualità delle relazioni dentro e fuori le organizzazioni.

Condizionando i tempi e i modi, le tecnologie digitali hanno favorito una nuova cultura del dato.

I 4 asset da cui nessun tipo di gestione documentale può più prescindere:


Velocità


Accessibilità


Fruibilità


Condivisione


Un software documentale, di qualsiasi casa produttrice, viene definito obsoleto quando i propri dipendenti non sono più soddisfatti del sistema documentale, oramai vecchio.

Capire se il proprio software è in queste condizioni non è difficile: basta rispondere ad una serie di semplici domande (in alternativa vedi tabella comparativa).

  Piattaforma

La mia gestione documentale è solo un pacchetto applicativo e non una piattaforma completa dotata di funzionalità di fault tolerance e load balancing? 

  Tipo soluzione

Può funzionare sia in house che su cloud?

  Archivia

Posso archiviare un documento con un “tag” personale?

  Ricerca

Devo ricercare i documenti archiviati solo mediante complessi “metadati”?

  Workflow

Il mio workflow è rigido, poco collaborativo e coinvolge le varie persone via e-mail?

  Condivisione

Utilizzo ancora l’e-mail per condividere documenti e file all’interno dell’organizzazione?

  Collaborazione

Per la collaborazione realizzo un social network interno?

  Funzionalità

La mia gestione documentale ha funzionalità native Windows, Web, iOS, Android?

  Fatturazione elettronica

Gestisce la fatturazione elettronica verso la PA e B2B e la conservazione digitale e sostitutiva secondo le ultimissime norme e regole tecniche?


Tabella comparativa: il mio software documentale è vecchio?

Tabella comparativa: il mio software documentale è vecchio?


Per saper scegliere il software di gestione documentale idoneo per la tua azienda, bisogna partire dal presuposto che nel settore dei sistemi di gestione documentale, le soluzioni disponibili sul mercato sono numerose, l’offerta spazia dalle suite a elevata copertura funzionale, ai sistemi ‘best-of-breed’, specializzati in particolari aree e funzionalità, agli strumenti integrati. Nell’articolo "Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale?" trovi tutte le informazioni che ti guideranno a fare la giusta scelta.


 Gestione documentale: qual è il nuovo standard tecnologico e applicativo

L’evoluzione delle normative che portano al progressivo consolidamento del documento digitale in azienda, l’obbligo della fatturazione elettronica verso la PA e anche B2B basata sul formato XML poco gestibile da operatori umani ma interpretabile automaticamente dal software, la firma elettronica europea che garantisce ai documenti informatici l’efficacia probatoria, sottolineano una volta di più la necessità da parte delle aziende di adottare sistemi documentali evoluti.

Poiché ogni processo comincia e finisce con la produzione di uno o più documenti, la gestione documentale deve essere l’asse portante del sistema informativo aziendale, capace di gestire flussi di documenti, processi e firme in modalità completamente digitale.

Un software documentale di nuova generazione, come TopMedia Social NED è una piattaforma completa per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale, attraverso le sue funzionalità realizza in modo nativo il Social Business.

Una piattaforma documentale allineata ai nuovi standard deve:

  • supportare i processi collaborativi aziendali con l’uso di un social network interno sicuro e protetto
  • eliminare l’uso delle e-mail
  • rimuovere la rigidità dei workflow tradizionali
  • allargare l’impiego delle applicazioni documentali anche ai manager e ai mobile worker ovunque si trovino
  • avere funzioni native Windows, Web, iOS, Android
  • realizzare la fatturazione elettronica verso la PA e le imprese
  • adottare la conservazione digitale secondo le nuove norme e regole tecniche

e soprattutto deve essere dottata di achitettura enterprise:

  • con funzioni di fault tolerance e load balancing
  • affidabile, potente e robusta anche in condizioni di carico molto elevate

TopMedia Social NED ha di fatto creato un nuovo standard tecnologico e applicativo: in mancanza delle sue funzionalità il vecchio sistema documentale impiegato è chiaramente inadeguato e obsoleto.


Se vuoi capire come migliorare la propria strategia imprenditoriale, digitalizzare i processi di lavoro per fornire prodotti e servizi sempre più evoluti e soddisfacenti, leggi l'articolo "Come si realizza la digitalizzazione dei processi con la gestione documentale collaborativa?" e scoprirai le varie opportunità offerte dalla gestione documentale collaborativa. No “carta e penna” - Si documenti informatici e firme elettroniche.


  Le opportunità offerte dai nuovi standard per la gestione documentale

1. Fare gestione elettronica dei documenti in modo nuovo e innovativo;


2. Migliorare i metodi di lavoro;


3. Aumentare l’efficienza;


4. Incrementare la competitività;


5. Incamminarsi verso la digitalizzazione dell'azienda;


Per quanto riguardano le caratteristiche enterprise di TopMedia Social NED, uguali a quelle dei principali attori internazionali del settore, è stato stimato da Top Consult che:

  • i suoi costi di licenze, manutenzione, sviluppo ed evoluzione progetti a parità di soluzione siano inferiori anche di 2-3 volte;
  • le performance generali (dalla velocità di sviluppo soluzioni alla integrabilità, alle soluzioni pronte) sono superiori del 40%, per non parlare della conformità nativa alle normative italiane del tutto assente nelle piattaforme straniere.

Quali sono i risparmi e i benefici per l'azienda nell'utilizzare la gestione documentale collaborativa? L'articolo "I vantaggi della gestione documentale collaborativa" evidenzia un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali.


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