Normativa

Analizziamo gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti in ambito civilistico, fiscale e del lavoro

 01/08/2017

 Normativa

 2 min.


La Conservazione Digitale dei documenti contabili, fiscali e del lavoro

  Quadro normativo

L’obbligo Civilistico è sancito dal Codice Civile all’art. 2220 e prevede la conservazione per dieci anni delle scritture contabili obbligatorie, degli originali delle fatture e della corrispondenza ricevuta, nonché delle copie delle fatture e della corrispondenza spedita. La legge n. 489 del 08/08/94 (la cosiddetta “Tremonti 1”) all’art. 7 bis comma 4, modifica l’art. 2220 del Codice Civile aggiungendo un terzo comma che consente l’uso di “supporti di immagini” per la conservazione dei documenti. Dal 1/1/2006, per i documenti nati informatici, le norme di riferimento sono quelle contenute nel Decreto Legislativo n. 82 del 7/3/2005 “Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)”.


L’ obbligo Fiscale sancito dal D.P.R. n. 633 del 26/10/72 – Istituzione e disciplina dell’IVA – all’art. 39 prevede la conservazione dei registri e dei documenti fiscali secondo quanto descritto dall’art. 22 del D.P.R. n. 600 del 29/9/73 – Disposizioni in materia di accertamento delle imposte sui redditi. L’art. 22 dispone che le scritture contabili obbligatorie e i relativi documenti siano conservati per cinque anni o, in caso di accertamento, fino alla fine di un’eventuale controversia. In relazione ai documenti devono essere conservati gli originali delle fatture e della corrispondenza ricevuta, nonché le copie delle fatture e della corrispondenza spedita. Il CAD prevede esplicitamente la conservazione su supporti informatici dei libri e delle scritture obbligatorie creati come documenti informatici.


Il Libro Unico del Lavoro (LUL), se emesso informatico con firma digitale, deve essere conservato in modalità informatica applicando le regole tecniche prevista dal CAD: lo sancisce il Ministero del Lavoro agli artt. 1 e 6 del Decreto attuativo del 9/7/2008 e successive modifiche previste dal decreto legge n° 201 del 6/12/2011 convertito in legge n°214 del 22/12/2011. Gli altri documenti amministrativi del lavoro (CUD, 730, etc) possono essere conservati in modalità informatica a norma.


Le Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, definiscono le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale, garantendo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).

Le regole definiscono inoltre i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità distinguendo le figure del produttore dei documenti, dell’utente e del responsabile della conservazione. Rendono obbligatorio il manuale della conservazione nel quale, tra gli altri, vengono definiti il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.

I sistemi di conservazione preesistenti e realizzati a norma della Delibera Cnipa n. 11/2004, rimangono validi ma, a partire dall’ 11/04/2017, è obbligatorio applicare le nuove regole tecniche.

Per la conservazione digitale la norma fiscale di riferimento è il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17/06/2014 che ha semplificato le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – art. 21, comma 5 del CAD. Il decreto abroga le precedenti regole del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 23 gennaio 2004.


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