Soluzioni di fatturazione elettronica da obbligo a vantaggio

In questo articolo scoprirai

• Invio e controllo degli esiti vanno gestiti insieme. Il software deve permettere di seguire consegne, scarti e mancati recapiti.
• Le fatture acquistano contesto attraverso gli altri documenti. Collegarle a ordini e DDT facilita verifiche e attività amministrative.
• Salvare il file non esaurisce la conservazione. Occorre un processo a norma, distinto dall’archiviazione per il lavoro quotidiano.
• Il Manuale di conservazione descrive come funziona il processo. Ruoli e procedure devono corrispondere all’organizzazione effettiva.
• La scelta del software parte dai flussi da gestire. Integrazioni, volumi, permessi e assistenza vanno verificati prima dell’acquisto o del cambio.

Le soluzioni di fatturazione elettronica incidono sul lavoro amministrativo quando collegano la fattura ai sistemi dell’impresa. La valutazione riguarda l’intero percorso: produzione o ricezione, controlli, registrazione e conservazione del documento.

Cosa aggiunge un software professionale per la fatturazione elettronica

Un software per la fatturazione elettronica professionale può riunire documenti, ricevute e strumenti di consultazione. La visualizzazione leggibile dei dati XML facilita il lavoro degli utenti: leggere la fattura non richiede di interpretarne ogni volta la struttura tecnica.
Nella valutazione economica vanno confrontati servizi inclusi, volumi gestibili e supporto. Il prezzo va letto insieme al lavoro che resta all’azienda e alle prestazioni comprese nel contratto, evitando di considerare equivalenti offerte con coperture diverse.

I vantaggi delle soluzioni avanzate di fatturazione elettronica

La gestione integrata coordina le operazioni sulle fatture emesse e ricevute, collegando sistema fiscale, contabilità e utenti aziendali.

Il ciclo attivo dalla preparazione agli esiti dell’invio

La firma digitale può essere prevista nel processo, ma per le fatture verso privati il SdI accetta anche file non firmati. Per i file FatturaPA è invece richiesta la firma con un certificato qualificato. Il software deve applicare il percorso corretto al destinatario.

Il percorso comprende le seguenti attività:

• Preparare i dati della fattura nel gestionale o nel software dedicato.
• Produrre il file XML nel formato previsto e controllarne i dati.
• Applicare la firma quando richiesta e trasmettere il file al Sistema di Interscambio.
• Raccogliere gli esiti e gestire le eventuali anomalie.
• Rendere il documento disponibile agli utenti autorizzati e avviarlo alla conservazione a norma.

Il controllo degli esiti deve distinguere la ricevuta di scarto, che richiede la correzione dell’errore e un nuovo invio, dalla mancata consegna. In quest’ultimo caso, il documento ha superato i controlli ma non è stato recapitato al canale del destinatario. Un sistema di monitoraggio aiuta a individuare le fatture sulle quali intervenire.

Il ciclo passivo dalla ricezione alla registrazione

La fattura del fornitore arriva attraverso il canale telematico o la PEC. Il flusso aziendale deve poi prevedere:

• Acquisizione della fattura e associazione al fornitore.
• Confronto con ordine e documento di trasporto, quando pertinenti.
• Verifica delle differenze e approvazione secondo le regole interne.
• Trasferimento dei dati alla contabilità e gestione documentale.
• Versamento nel sistema di conservazione.

Correlare la fattura con ordini, DDT, pagamenti e solleciti permette di ricostruire la pratica amministrativa. La digitalizzazione può così estendersi ai documenti che precedono e seguono la fattura, con integrazioni e workflow configurati per le attività dell’impresa.

Software fattura elettronica e verifiche sulla conservazione digitale

Il salvataggio dell’XML o la disponibilità di un backup non equivalgono alla conservazione digitale delle fatture elettroniche. L’archiviazione rende i documenti utilizzabili nel lavoro corrente; la conservazione segue un processo specifico per mantenere le caratteristiche richieste e consentirne il recupero e l’esibizione nel tempo.

Per la disciplina tecnica del documento informatico il riferimento è costituito dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione, applicabili dal 1° gennaio 2022. Il sistema di conservazione è almeno logicamente distinto da quello di gestione documentale: collegare i due sistemi richiede regole di trasferimento e controlli sugli esiti.

Manuale di conservazione e responsabilità del processo

Il Manuale di conservazione descrive ruoli, organizzazione, funzionamento del sistema, misure di sicurezza e procedure. AgID ne richiama l’obbligo anche per i soggetti privati nei casi in cui la legge prescrive la conservazione dei documenti. Deve essere coerente con il processo adottato e aggiornato in presenza di cambiamenti rilevanti.

Nella gestione interna o nell’affidamento a un fornitore occorre individuare le attività dei soggetti coinvolti e verificare gli esiti del versamento. Le condizioni del servizio devono chiarire come recuperare ed esibire i documenti conservati. L’automazione del trasferimento non elimina la necessità di controllarne il risultato.

Servizi gratuiti e soluzioni professionali

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione a norma nel portale Fatture e Corrispettivi, da attivare prendendo visione del Manuale del servizio e sottoscrivendo l’accordo. Nel confronto con un’offerta professionale, l’azienda deve verificare quali attività vuole coprire: adempimento fiscale, collegamento con il gestionale, approvazioni e accesso ai documenti.

Quando valutare un cambio del software di fatturazione elettronica

È utile valutare un cambio del software di fatturazione elettronica quando persistono passaggi manuali, difficoltà nella classificazione o scarsa integrazione. Permessi e aggiornamenti insufficienti sono ulteriori aspetti da esaminare.

I criteri per scegliere la nuova soluzione

Per confrontare le alternative conviene definire prima volumi attuali e futuri, utenti coinvolti e modalità dei workflow. Le verifiche principali riguardano:

• Integrazione con ERP e altri applicativi utilizzati dall’impresa.
• Scalabilità e modalità di erogazione, confrontando cloud e on premise in base alle esigenze aziendali.
• Metadati, ricerca e permessi, per rendere i documenti reperibili alle persone autorizzate.
• Aggiornamenti, assistenza e facilità d’uso, insieme alle competenze del fornitore sui flussi documentali.

Una dimostrazione su una pratica reale può rendere il confronto concreto: ricevere una fattura, associarla all’ordine, gestire una differenza e ritrovarla con i suoi allegati. Prima del passaggio, è utile concordare anche come mantenere disponibili storico e ricevute, chiudere le attività pendenti e controllare il primo flusso nella nuova soluzione.

Integrazione e analisi dei dati nelle evoluzioni future

L’integrazione con gestionali e intelligenza artificiale è una direzione di sviluppo per l’analisi dei dati delle fatture. Nella scelta occorre distinguere le funzioni disponibili dalle prospettive di evoluzione.

La gestione della fatturazione con TopMedia SIX

La proposta Top Consult collega fatturazione e gestione documentale. La scheda della soluzione presenta la generazione o acquisizione degli XML, lo scambio con SdI, i flussi di controllo del ciclo passivo e la conservazione, con modalità cloud, on premise e service. L’integrazione va configurata in relazione al gestionale e ai flussi dell’azienda.

Per valutare le funzioni disponibili, consulta la soluzione Top Consult per la fatturazione elettronica e confrontale con le operazioni che devono essere coperte nel progetto.