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Gestione Elettronica documentale per PMI

 25/07/2017

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Gestione Elettronica documentale per PMI

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Sei una PMI e non hai mai utilizzato la gestione elettronica dei documenti?

Non puoi più rimandare!

L’intervento del legislatore a favore della “dematerializzazione” e le nuove sfide applicative hanno portato negli ultimi anni al consolidamento del documento informatico nella vita aziendale (dal Libro Unico del Lavoro alla PEC, dai libri sociali alla fattura elettronica). Le aziende devono uniformarsi alle normative e, in un mondo di documenti via via solo informatici, dove la gestione e conservazione a norma sono obbligatorie, il sistema documentale diventa l’asse portante del sistema informativo.

Come fanno le piccole e medie aziende ad adottare rapidamente la gestione elettronica dei documenti e beneficiare di tutti i suoi vantaggi? Esiste una soluzione che consenta di iniziare velocemente a gestire i processi lavorativi con i documenti informatici abbandonando la carta e anche la penna (viste le recenti regole europee sulla firma elettronica)? Con quali vantaggi?

La risposta è la nuova Suite di TopMedia Social NED, creata appositamente per le PMI, che incorpora le funzionalità innovative della “rivoluzionaria” piattaforma documentale e collaborativa TopMedia Social NED e che viene fornita con le strutture degli archivi elettronici già realizzate e pronte all’uso grazie alla trentennale esperienza di Top Consult nelle aree aziendali della Contabilità, del Personale e della Corrispondenza. 

In questo modo le aziende hanno a disposizione dei veri e propri Pacchetti Applicativi che semplificano il lavoro degli utenti aziendali indicando il modello organizzativo da adottare per utilizzare velocemente la gestione elettronica dei documenti nei processi aziendali e per conservare i documenti informatici a norma di legge. Se poi si vogliono realizzare archivi documentali per esigenze non coperte dai pacchetti applicativi standard è disponibile un apposito Designer.

Fra i vantaggi che si possono ottenere, la disponibilità immediata delle informazioni necessarie al lavoro degli utenti, la maggiore produttività di dipendenti e manager, la scomparsa della carta nei processi aziendali che diventano così più fluidi e veloci, la riduzione degli archivi centrali. L’integrazione del sistema documentale con quello gestionale consente inoltre di rendere “vive” e operanti anche le informazioni non strutturate, muovendole e sfruttandole all’interno del sistema informativo aziendale.

Gli utenti intervengono nei flussi documentali in azienda con il PC ma anche in mobilità con tablet e smartphone grazie alla loro nativa semplicità di utilizzo. Le applicazioni sono fruibili in house o su cloud.

La Suite è dotata di tutte le funzionalità per archiviare i documenti in modalità interattiva o massiva. Inoltre, I nuovi moduli collaborativi Groupware, CaseFlow e WorkFlow, disponibili con la Suite, consentono economicamente e velocemente di realizzare soluzioni di gestione delle pratiche e dei flussi documentali ottimizzando i processi aziendali strutturati e non strutturati; diminuisce l’uso delle e-mail a vantaggio di strumenti collaborativi come le notifiche e la bacheca.


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