Top Consult, all’evento di Smau Milano del 22, 23 e 24 ottobre 2019, ha portato la testimonianza del suo cliente Bennet Spa che, grazie all’utilizzo di TopMedia Social NED, ha vinto il premio innovazione Smau 2019.
Andrea Surace, Project Manager Bennet Spa: “La digitalizzazione di processi amministrativi e di contabilità consente risparmi di tempo ed evita gli errori, in pratica aumenta l’efficienza.”
I NUMERI DI BENNET :
Bennet è stata fondata nel 1964 a Como e da oltre 50 anni è leader nel mercato degli ipermercati e dei centri commerciali. Il primo ipermercato Bennet è stato aperto in Lombardia, regione in cui l’azienda ha iniziato la sua crescita consolidata negli anni successivi. La sua espansione è proseguita verso il Piemonte, l’Emilia-Romagna, il Veneto, il Friuli Venezia Giulia e la Liguria.
Attualmente Bennet conta 63 ipermercati distribuiti in tutto il Nord Italia ed è presente nel mercato del commercio online. Bennet nelle sue strategie di sviluppo e di consolidamento costruisce e gestisce direttamente gli immobili in cui sono insediati i punti vendita. Con questo livello di sviluppo, la gestione amministrativa del Gruppo è complessa e richiede strumenti avanzati. Qualche numero: fatture clienti solo sul punto vendita 260.000 all’anno; fatture fornitori di merce 360.000 all’anno (di cui 180.000 tramite EDI); fatture fornitori per servizi e beni 75.000 all’anno.
La digitalizzazione dei processi con TopMedia Social NED
Circa 40.000 fatture annue di fornitori di beni e servizi richiedono un processo di approvazione che prevede il coinvolgimento di diversi livelli operativi. Il sistema utilizzato in passato richiedeva il passaggio della fattura cartacea da una figura all’altra per completare tutto l’iter, ma non era tracciabile e comportava il rischio di ritardo nell’approvazione, lentezza nei passaggi da un livello all’altro, possibile smarrimento del documento. Le diverse figure coinvolte nel percorso di approvazione non erano sempre nella stessa sede, e questo comportava ulteriori problemi e ritardi.
Nel 2006 Bennet, avvalendosi della consulenza di Top Consult, ha interamente digitalizzato l’archivio documentale grazie a Top Media Social NED, e da questa prima forma di digitalizzazione ha preso corpo la decisione di sviluppare un applicativo per la gestione del workflow approvativo. Avvalendosi sempre delle competenze di Top Consult, è stata sviluppata la soluzione che prende in carico la fattura, che dal 2019 è diventata elettronica per legge, e la accompagna attraverso l’iter approvativo, con i passaggi – da 1 a 3 – che si rendono necessari in base all’organizzazione aziendale. Le persone che devono dare l’approvazione sono avvertite via mail e ogni passaggio di stato del documento viene storicizzato. In mancanza della persona al livello 1 può subentrare la persona al livello 2 per evitare che l’iter approvativo si blocchi. L’amministrazione può quindi seguire l’intero percorso di un documento e sollecitare direttamente la persona che ha in carico la fattura. Una volta concluso l’iter approvativo, la fattura diventa pagabile automaticamente.
Il nuovo applicativo per la contabilizzazione delle fatture merci
Questo primo intervento di digitalizzazione portato a termine con successo ha indotto a prendere in esame la possibilità di agire anche sulle fatture delle merci no EDI, circa 180.000 all’anno. La base di partenza è ancora la fattura elettronica, in formato XML, che contiene i dati rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente. Con il partner informatico è stata sviluppata così la soluzione applicativa che preleva i dati utili dalla fattura elettronica e, aggiungendo il solo dato mancante costituito dal punto di consegna, la fattura può essere contabilizzata. È in corso un’operazione di sensibilizzazione sui nostri fornitori affinché inseriscano in un campo specifico del tracciato XML il codice della sede di consegna, in maniera tale da poter effettuare la contabilizzazione senza nessun ulteriore intervento da parte dell’utente se non quello di verifica delle informazioni.
I benefici ottenuti grazie alla piattaforma documentale
Nella gestione del workflow approvativo i vantaggi sono chiari: drasticamente ridotto il tempo di gestione dell’iter approvativo della fattura, maggiore efficienza, miglioramento dei rapporti con il fornitore grazie alla tracciabilità del documento e alla trasparenza del sistema. Per la contabilizzazione delle fatture, il sistema automatico di prelievo dei dati limita l’inserimento manuale ad una sola informazione: questo si traduce in un notevole risparmio di tempo, diminuzione di errori in fase di registrazione e abolizione della stampa dei documenti gestiti in questa modalità. Il ritorno dell’investimento è previsto in circa un anno.
“La digitalizzazione nella gestione amministrativa di una grande azienda come Bennet rappresenta un’opportunità di qualificare il lavoro amministrativo, liberare risorse umane da spostare verso altre attività di controllo e di gestione, risparmiare tempo e quindi risorse economiche: in pratica, aumentare la competitività e l’efficienza dell’azienda.”
