Gestione Documentale: processi e sicurezza settore assicurativo

Nel settore assicurativo come, e forse di più, che in qualsiasi altro ambito, è fondamentale che la gestione documentale sia ottimizzata per poter avere sempre informazioni complete e fruibili. Poter contare su un’opportuna gestione integrata del patrimonio documentale e, più nello specifico, delle pratiche assicurative si traduce nel saper dare risposte rapide e precise ai clienti finali, oltre che in incrementi di produttività.

Digitalizzazione della gestione documentale, ecco perché

Riduzione dei costi, sicurezza e maggiore efficienza: questi sono i vantaggi principali che derivano dalla digitalizzazione della gestione documentale. Questo vale per ciascuna azienda e per le varie procedure che ne caratterizzano l’attività.

Evitare di ricorrere alla stampa e di dover ordinare i documenti cartacei in archivi significa non solo avere un risparmio di risorse economiche, come carta e materiali per la stampa, consentendo anche di avere un occhio di riguardo anche dal punto di vista ecologico, ma anche un risparmio di tempo. Infatti, con un database digitale, gli addetti non dovranno più impegnarsi ad archiviare fogli di carta nei vari uffici e poi a ricercarli.

I file digitali, opportunamente gestiti da software evoluti che assicurino piena compliance alle normative sulla conservazione, resteranno inalterati nel tempo e velocemente disponibili per consultazioni e modifiche, così come rapidamente organizzabili in fascicoli elettronici che tengano traccia del lavoro che si sta svolgendo. Tutto questo, inoltre, facilita la condivisione dei dati e la collaborazione in processi più o meno strutturati.

Gestione automatizzata dei documenti nelle compagnie assicurative

La digitalizzazione della gestione documentale nel settore assicurativo rappresenta una preziosa occasione per rendere più efficaci i processi: in primo luogo dematerializzando gli archivi e poi introducendo man mano automatismi che ottimizzino le attività, da quelle di back office al customer care.

La digitalizzazione in questo settore è divenuta vero e proprio fattore competitivo: la digital transformation ha infatti investito tutti i settori e quello assicurativo non poteva essere da meno. Inoltre, l’aumento della concorrenza ha richiesto un incremento di flessibilità e capacità di adeguarsi ai veloci ritmi del mercato. Le nuove tecnologie favoriscono la creazione di workflow, uno strumento che permette alle compagnie assicurative di rispondere a queste sfide.

La firma digitale è tra i presupposti sui quali si basa concretamente il cambiamento. Poter siglare con una firma emessa da una Certification Authority autorizzata, secondo la legge vigente, consente la sottoscrizione di contratti digitali perfettamente equiparabili a quelli tradizionali, ma in maniera immediata.

I documenti assicurativi che si possono digitalizzare sono i più disparati: tra questi, ad esempio, vi è la documentazione assuntiva del rischio, inerente a tutto quel che concerne le denunce di sinistro e la stessa emissione delle polizze. Per fare ciò, gli automatismi che possono essere inseriti nei flussi di lavoro, da un lato, guidano i clienti a fornire tutte le informazioni necessarie, dall’altro semplificano la raccolta e l’organizzazione dei dati alle compagnie. Dati che poi possono andare ad arricchire il gestionale e il CRM, a seconda della loro tipologia e del flusso in cui sono inseriti.

I vantaggi specifici

La digitalizzazione documentale nel settore assicurativo genera vantaggi in termini di riduzione di spese operative, come i costi di affrancatura e materiali di spedizione.

Inoltre, fissare automatismi nel recapitare i documenti fa sì che il cliente riceva sempre quel che gli è utile. Quest’ultimo potrà godere di una customer experience personalizzata e più soddisfacente, mentre l’azienda è al riparo da pericoli di errori di distrazione.

In generale, i dipendenti, sgravati da attività dispendiose dal punto di vista del tempo, potranno concentrarsi su attività di maggior valore e saranno più focalizzati sul core business

Gestione documentale in ambito assicurativo, focus sulla conservazione

La creazione del documento informatico è regolata dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, regole tecniche dettate da Agid (Agenzia per l’Italia digitale) e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che indica 4 caratteristiche oggettive che devono caratterizzare un documento informatico: qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

Per quanto riguarda nello specifico il settore assicurativo, dal luglio 2009 i registri e i documenti assicurativi possono essere conservati anche elettronicamente. Ciò che deve essere fatto in ambito assicurativo è stabilito, in particolare, dall’IVASS, Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni nel nostro Paese.

La normativa IVASS e ISVAP

All’articolo 8 del regolamento IVASS, numero 27 del 14 ottobre 2008, si legge che “le imprese conservano le proposte di assicurazione, i contratti di assicurazione, i trattati, i certificati medici, i fascicoli di sinistro, le comunicazioni delle imprese delegatarie, delle imprese cedenti e delle imprese gestionarie e, in genere, la documentazione di supporto per le annotazioni nei registri assicurativi, per il termine di cui all’articolo 2220, comma 1, del codice civile”. Viene quindi stabilito che tali documenti assicurativi devono essere conservati per 10 anni, come per le scritture contabili.

Nel successivo regolamento del 26 maggio 2010 si legge che: “le imprese adottano procedure interne di archiviazione e conservazione dei documenti, inclusa la prova dell’adempimento degli obblighi di invio e, ove previsto, di consegna delle comunicazioni di cui al presente Regolamento, anche facendo ricorso a supporti informatici, secondo le modalità previste dall’articolo 8 del Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008”. Ovviamente, viene detto espressamente che i documenti devono essere protetti e sempre reperibili nel tempo.

Secondo il Regolamento ISVAP, Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni Private e di interesse collettivo n. 5/2006 art. 57 (Obblighi di conservazione), gli intermediari devono conservare per 5 anni alcuni documenti, quali i conferimenti degli incarichi, i contratti conclusi per loro tramite, le proposte, la corrispondenza con le imprese assicurative e tutto ciò che riguarda formazione e aggiornamento professionale.

Il ruolo di un partner tecnologico esperto nel settore assicurativo

Un partner tecnologico, con anni di esperienza e referenziato in ambito assicurativo, rappresenta un punto di riferimento essenziale per le compagnie assicurative. Esso, infatti, è in grado di dare consulenza specialistica che garantisca una digitalizzazione documentale compliant alle normative. Un fornitore specializzato può altresì mettere a frutto la propria esperienza acquisita in contesti simili per riorganizzare al meglio i processi. Altrimenti, si può prendere direttamente in carico la gestione documentale, offrendo servizi ad hoc di business process outsourcing o di outsourcing archivistico.