Questo approfondimento, realizzato in collaborazione con la redazione di Publimediagroup e pubblicato sul portale Aziende24, analizza l’evoluzione della digitalizzazione doganale e il ruolo dell’automazione documentale nei processi import/export.
In questo scenario, l’automazione dei documenti doganali rappresenta un elemento sempre più strategico per migliorare efficienza operativa, tracciabilità delle informazioni e integrazione dei processi aziendali.
La gestione documentale digitale vale oltre 2,3 miliardi di euro in Italia
La digitalizzazione dei processi documentali sta diventando una priorità strategica per le aziende che vogliono migliorare efficienza operativa, controllo delle informazioni e integrazione tra sistemi.
Secondo i dati dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, il mercato italiano delle piattaforme e soluzioni per la gestione documentale ha raggiunto un valore di oltre 2,3 miliardi di euro, trainato dalla crescente adozione di piattaforme documentali, workflow digitali, automazione dei processi e tecnologie di Intelligenza Artificiale.
L’evoluzione normativa europea e nazionale, insieme alla necessità di semplificare i processi amministrativi e ridurre le attività manuali, sta accelerando la trasformazione digitale di molte aree aziendali, compreso il mondo doganale.
Anche le operazioni di import/export stanno infatti vivendo una profonda evoluzione digitale. Le aziende devono oggi gestire volumi sempre più elevati di documenti elettronici, informazioni strutturate e flussi operativi distribuiti tra più sistemi aziendali.
In questo scenario, la capacità di automatizzare il recupero dei documenti doganali, integrare le informazioni nei workflow aziendali e centralizzare la gestione dei dati diventa un elemento sempre più strategico per garantire:
- continuità operativa
- rapidità di accesso alle informazioni
- tracciabilità documentale
- controllo dei processi
- governance dei flussi import/export
La digitalizzazione introdotta dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM) rappresenta quindi non solo un cambiamento tecnologico, ma anche un’evoluzione organizzativa che richiede strumenti capaci di automatizzare e governare i processi documentali doganali.
La trasformazione digitale dei processi doganali
Negli ultimi anni il mondo doganale ha vissuto una profonda evoluzione digitale. L’introduzione dei nuovi servizi telematici ADM, insieme alla progressiva digitalizzazione delle operazioni di import/export, ha modificato in modo significativo la gestione documentale delle aziende.
Le imprese che operano con mercati internazionali si trovano oggi a gestire una mole crescente di documenti digitali collegati alle operazioni doganali: dichiarazioni di importazione ed esportazione, MRN (Movement Reference Number), prospetti di sintesi, riepiloghi contabili, documenti di svincolo e ricevute telematiche.
La digitalizzazione delle bolle doganali ha inoltre subito una forte accelerazione negli ultimi anni, completando il percorso avviato nel 2022 con l’obbligatorietà del formato elettronico per le bolle doganali di import e con la successiva estensione della dematerializzazione anche ai documenti di export.
Questo cambiamento ha aumentato la necessità di gestire i documenti in modo più rapido, strutturato e integrato nei processi aziendali.
La trasformazione digitale dei processi doganali non riguarda infatti solamente la dematerializzazione dei file, ma coinvolge direttamente:
- workflow operativi
- integrazione tra sistemi
- governance documentale
- tracciabilità delle informazioni
- automazione delle attività ripetitive
- collaborazione tra uffici amministrativi, logistici e fiscali
La complessità della gestione dei documenti ADM
Con l’evoluzione dei servizi ADM e del sistema AIDA 2.0, molte attività che in passato venivano gestite tramite documentazione cartacea oggi richiedono accessi continui ai portali telematici e operazioni di recupero digitale dei documenti.
Per le aziende import/export questo significa spesso:
- accedere manualmente al portale ADM
- ricercare singolarmente gli MRN
- scaricare i documenti uno per volta
- archiviare i file nei sistemi aziendali
- distribuire le informazioni agli uffici amministrativi, fiscali e logistici
Si tratta di attività operative ripetitive che, soprattutto in presenza di elevati volumi documentali, possono generare rallentamenti, dispersione delle informazioni e aumento del rischio di errore.
Le aziende che gestiscono elevati volumi di documentazione doganale devono oggi garantire:
- disponibilità immediata delle informazioni
- continuità operativa
- tracciabilità dei documenti
- integrazione con i processi amministrativi
- controllo dei flussi import/export
In questo scenario, automatizzare il recupero documentale rappresenta una leva concreta per migliorare efficienza operativa e governance dei processi.
Automazione dei documenti doganali nei processi import/export
RPA “Cassetto Doganale” è la funzionalità della piattaforma documentale TopMedia SIX progettata per automatizzare il recupero dei documenti doganali dal portale dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM), sia per i processi di import sia per quelli di export.
La soluzione nasce per supportare le aziende nella gestione digitale delle operazioni doganali, rendendo il recupero dei documenti più rapido, tracciabile e integrato nei processi amministrativi e documentali aziendali.
L’automazione consente di recuperare automaticamente i documenti collegati agli MRN, riducendo attività manuali, tempi operativi e rischio di errore nella gestione dei flussi documentali import/export.
La procedura permette di acquisire automaticamente documenti come:
- prospetti di sintesi
- prospetti di riepilogo contabile
- prospetti di svincolo
- documentazione collegata alle dichiarazioni doganali
L’obiettivo non è solamente automatizzare il download dei file dal portale ADM, ma trasformare il recupero documentale in un processo strutturato e governato all’interno dell’ecosistema documentale aziendale.
Top Consult segue inoltre costantemente, attraverso un team dedicato, l’evoluzione dei servizi digitali ADM e i progressivi sviluppi verso la piena automazione dei processi di sdoganamento, aggiornando continuamente la soluzione in linea con l’evoluzione normativa e operativa del settore.
Dal recupero documentale alla governance delle informazioni
Il vero valore dell’automazione emerge quando i documenti recuperati vengono inseriti all’interno dei processi documentali aziendali.
I documenti doganali non rappresentano infatti elementi isolati, ma informazioni che devono dialogare con:
- sistemi amministrativi
- ERP aziendali
- processi contabili
- workflow autorizzativi
- archivi documentali
- sistemi di conservazione digitale
Per questo motivo, l’automazione del recupero documentale deve essere accompagnata da una gestione strutturata delle informazioni.
L’obiettivo non è solamente scaricare file, ma rendere i documenti immediatamente disponibili all’interno dei processi aziendali, migliorando:
- accessibilità
- controllo
- tracciabilità
- governance documentale
- continuità operativa
La gestione dei documenti doganali con TopMedia SIX
L’automazione del recupero dei documenti rappresenta solo una parte del processo di digitalizzazione doganale. Il vero valore emerge quando le informazioni vengono gestite in modo strutturato all’interno dei workflow aziendali.
Le aziende che operano nei processi import/export devono infatti governare grandi quantità di documenti collegati a operazioni amministrative, fiscali, logistiche e contabili, garantendo continuità operativa, accessibilità delle informazioni e tracciabilità dei processi.
In questo contesto, la piattaforma documentale TopMedia SIX consente di centralizzare la gestione dei documenti doganali e integrarli nei processi aziendali.
I documenti recuperati possono essere:
- archiviati e classificati automaticamente
- indicizzati e resi facilmente ricercabili
- collegati ai workflow documentali
- condivisi tra uffici amministrativi, logistici e fiscali
- gestiti secondo logiche di conservazione digitale a norma
Questo approccio permette di trasformare i documenti doganali da semplici file operativi a informazioni strutturate e governate all’interno dell’ecosistema documentale aziendale.
Centralizzazione delle informazioni
TopMedia SIX consente di raccogliere in un unico ambiente documentale tutte le informazioni collegate ai processi import/export, riducendo frammentazione e dispersione dei dati.
Workflow e collaborazione tra uffici
I documenti possono essere inseriti nei workflow amministrativi e documentali aziendali, migliorando collaborazione, continuità operativa e controllo dei processi.
Governance documentale e compliance
La piattaforma supporta la gestione strutturata delle informazioni secondo criteri di sicurezza, tracciabilità e conservazione digitale, semplificando audit e verifiche documentali.
I vantaggi dell’automazione documentale per le aziende import/export
Per le aziende che operano in ambito internazionale, la digitalizzazione dei processi doganali rappresenta oggi una leva concreta di efficienza operativa.
Automatizzare il recupero dei documenti doganali permette di:
- ridurre le attività manuali
- diminuire il rischio di errori operativi
- velocizzare i processi amministrativi
- migliorare la disponibilità delle informazioni
- integrare i documenti nei sistemi aziendali
- ottimizzare i flussi documentali import/export
In presenza di elevati volumi documentali, questi benefici possono avere un impatto significativo sulla capacità dell’organizzazione di gestire in modo più efficiente le operazioni internazionali.
La possibilità di combinare automazione RPA, gestione documentale e conservazione digitale consente inoltre di costruire processi più strutturati, scalabili e orientati alla governance delle informazioni.
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Quali aziende possono trarre vantaggio dall’automazione dei documenti doganali?
Le aziende che gestiscono frequenti operazioni di import/export o che devono elaborare elevati volumi di documenti ADM possono beneficiare maggiormente dell’automazione. In particolare, realtà manifatturiere, logistiche, distributive e aziende con supply chain internazionali possono ridurre attività manuali e migliorare il controllo documentale.
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L’automazione documentale sostituisce i sistemi ERP aziendali?
No. Le tecnologie RPA non sostituiscono ERP o sistemi gestionali, ma li supportano automatizzando attività operative ripetitive. Nel caso del Cassetto Doganale, la funzionalità consente di recuperare automaticamente i documenti e renderli disponibili ai sistemi aziendali già esistenti.
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È possibile integrare i documenti doganali nei workflow aziendali?
Sì. I documenti recuperati possono essere inseriti nei workflow amministrativi, contabili e documentali della piattaforma TopMedia SIX, migliorando la gestione operativa e la disponibilità delle informazioni.
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L’automazione del recupero MRN migliora anche la compliance documentale?
Sì. Centralizzare e tracciare automaticamente i documenti consente di migliorare controllo, reperibilità delle informazioni e gestione delle evidenze documentali richieste in fase di audit o verifica.
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Qual è il vantaggio di centralizzare i documenti doganali?
Centralizzare i documenti consente di ridurre la frammentazione delle informazioni, velocizzare le ricerche documentali e migliorare la collaborazione tra uffici amministrativi, fiscali e logistici.
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La soluzione supporta la conservazione digitale dei documenti?
Sì. I documenti recuperati possono essere archiviati e gestiti secondo processi di conservazione digitale a norma all’interno della piattaforma documentale TopMedia SIX.
Vi invitiamo a leggere l’articolo pubblicato sul portale Aziende24 di Publimediagroup e ad approfondire come l’automazione documentale e le tecnologie RPA stiano trasformando la gestione dei processi doganali e delle operazioni import/export.
Nel PDF disponibile in questa pagina è possibile approfondire il tema della digitalizzazione dei documenti ADM e il ruolo della gestione documentale nell’evoluzione dei processi doganali aziendali.
📌Digitalizzare i processi doganali significa migliorare efficienza, controllo e integrazione delle informazioni
👉 Con RPA “Cassetto Doganale” e la piattaforma documentale TopMedia SIX, Top Consult supporta le aziende nell’automazione del recupero dei documenti doganali e nella gestione strutturata dei processi documentali legati all’import/export.
Un approccio che consente di ridurre attività manuali, velocizzare i flussi operativi e migliorare la governance delle informazioni.
