La conservazione digitale a norma è il processo che permette di conservare i documenti in formato digitale in modo da assicurarne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
È necessario premettere che un documento informatico è tale, e quindi può essere conservato, se, oltre alla firma digitale e alla marca temporale che ne certifica il momento di creazione, ha le caratteristiche di integrità e immodificabilità garantite dall’attribuzione di un codice identificativo e dall’assegnazione di una segnatura di protocollo secondo quanto stabilito dalla normativa vigente.
Le nuove regole tecniche della conservazione digitale
Da marzo 2017 sono diventate obbligatorie le nuove regole tecniche della conservazione digitale (DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale) che stabiliscono le caratteristiche dei sistemi di conservazione, sia per i documenti informatici sia per i fascicoli di documenti (cioè le aggregazioni documentali informatiche con i dati a essi associati), i modelli organizzativi e i ruoli e i compiti del responsabile della conservazione. In tali norme non si fa quindi riferimento solo a innovazioni informatiche ma anche, e forse soprattutto, a evoluzioni organizzative e comportamentali.
Conservazione digitale, ecco come fare
Le fasi del processo di conservazione digitale identificate e regolate nello specifico da Agid sono 3:
- formazione della memoria digitale;
- trasferimento degli oggetti da conservare dal produttore al conservatore;
- conservazione, accesso e fruizione di quanto conservato.
La conservazione va inquadrata infatti in una visione più ampia che parte dal produttore e arriva agli utenti, ossia coloro che poi devono fruire delle informazioni. A tal proposito, i pacchetti di versamento attestano l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione e i pacchetti di distribuzione sono la modalità di esibizione agli utenti di ciò che era conservato.
La conservazione digitale a norma deve preservare sia i bit come erano stati registrati in origine, sia la possibilità di recuperare tutte le informazioni contenute nel documento originale. Per conservare correttamente i documenti digitali serve quindi porre attenzione non solo alla parte digitale in sé, ai formati elettronici e ai requisiti di validità di natura giuridica, ma anche a tutti i metadati che caratterizzano i documenti e al vincolo archivistico rappresentato dall’insieme delle relazioni logiche e formali che esistono tra i documenti di un archivio. In particolare, i metadati svolgono un compito importante per la conservazione degli archivi: identificano in modo permanente gli oggetti digitali e le loro relazioni, permettono la memorizzazione dei meccanismi tecnici e procedurali di formazione, i privilegi di accesso, la descrizione del contesto di produzione e poi custodia e conservazione.
Il responsabile della conservazione digitale
Secondo quanto stabilito dalla normativa, il responsabile della conservazione digitale deve essere obbligatoriamente presente in ogni organizzazione pubblica, privata e negli studi professionali in quanto è l’addetto ai flussi documentali in entrata e in uscita e garantisce che essi mantengano la loro validità giuridica e probatoria. Questa figura professionale si occupa di redigere il Manuale della conservazione e di definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione; vigila sulla conformità alla normativa vigente del processo, ne controlla il funzionamento e monitora sulla sua sicurezza sia fisica sia logica (intervenendo anche in caso di degrado dei sistemi di memorizzazione); genera inoltre il rapporto di versamento così come quello di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata; si affianca e agevola, infine, l’eventuale attività di verifica e vigilanza compiuta dagli organi giudiziari e amministrativi. Il responsabile della conservazione digitale può essere esterno, ma si dovrà scegliere tra i conservatori accreditati ad Agid. D’altra parte, il responsabile della conservazione ha la possibilità di delegare il processo o parte di esso ad altri mediante un contratto di outsourcing che specifichi funzioni e competenze.
Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!
Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita della guida: Gestione del flusso documentale” e scoprirai i passi da seguire!
