Ottimizzare la gestione dei flussi documentali, riorganizzare le pratiche in modo efficace, eliminare gli archivi cartacei, sono solo alcuni dei compiti di un software di gestione documentale digitale. Tali sistemi possono acquisire qualsiasi tipo di documento, da quelli cartacei, ai fogli elettronici, alle immagini; sono in grado di integrare e indicizzare le informazioni immagazzinate in modo da restituirle a chi le richieda in modo veloce; si occupano poi anche della conservazione dei documenti stessi.
I vantaggi derivanti dall’utilizzo di queste soluzioni sono aumento della produttività, diminuzione delle inefficienze e dei costi relativi alla gestione degli archivi tradizionali, ai quali si aggiunge l’importante effetto positivo generato dall’introduzione di applicazioni innovative che promuovono la digitalizzazione in azienda. Ridurre i tempi di ricerca e condivisione delle informazioni, avere la possibilità di mettere in relazione tutti i file appartenenti a una specifica pratica in tempo reale, avere il controllo sulle attività compiute sui documenti archiviati sono fattori sui quali fondare nuove metodologie di lavoro.
In linea generale, il costo dei software per la gestione documentale dipende dal numero di postazioni che devono essere gestite, oltre naturalmente alla quantità di moduli che si vogliono implementare (solo gestione, oppure anche conservazione eccetera). Ma vi sono anche altre variabili a cui prestare attenzione più nel dettaglio.
Prezzi di un software per la gestione documentale, le variabili da considerare
Un software per la gestione documentale, prima di tutto deve essere completo, offrire cioè la possibilità, se si desidera, di coprire tutte le esigenze relative ai contenuti, dalla loro produzione all’archiviazione. Qui di seguito, nello specifico, i fattori da valutare nella scelta della soluzione più adeguata alle proprie necessità.
- Tecnologia e referenze. È importante che un software per la gestione documentale sia tecnologicamente all’avanguardia, ma altrettanto semplice da usare. Non dimentichiamo infatti che verrà usato da diverse figure professionali, non tutti in azienda sono esperti IT e neppure accedono regolarmente a questi tool (e quindi rischiano di dimenticare procedure troppo difficili). Un buon indicatore del bagaglio di esperienza del fornitore, e quindi della sua capacità di portare l’innovazione nelle organizzazioni, è quello del parco installato: le referenze sono sicuramente utili per capire sia i comparti in cui il vendor si è mosso sia la tipologia di realtà (dimensioni, fatturato) con cui ha lavorato.
- Modularità e scalabilità. Una soluzione di questo tipo deve poter rispondere alle esigenze dell’azienda, sia dal punto di vista dei processi che man mano si desidera digitalizzare, sia da quello dei picchi di lavoro, serve cioè che gestisca condizioni di carico elevate per esempio in base alla stagionalità, a eventuali momenti di accesso da parte di tanti utenti contemporaneamente eccetera. In pratica, si deve badare al fatto che abbiano funzionalità di load balancing e fault tolerance.
- Sicurezza e compliance alle normative. Gestendo potenzialmente tutti i processi aziendali (non si deve scordare che qualsiasi attività aziendale inizia con un documento, tipicamente un ordine e termina con un altro documento, la fattura) questi applicativi devono essere sicuri e garantire protezione dei dati. Sta al vendor quindi dimostrare di rispettare tutti i requisiti legali, di poter consentire continuità operativa, di aver predisposto soluzioni di backup e così via.
- Capacità di integrazione. Per realizzare quella digital transformation in azienda di cui si è accennato, il software per la gestione documentale deve interfacciarsi con tutto ciò che compone l’infrastruttura aziendale, a partire da ERP e CRM.
- Cloud e mobilità. Fare gestione documentale in cloud determina una serie di benefici di varia natura. In primo luogo, permette a ogni azienda di scegliere la formula di pagamento proporzionata all’effettivo utilizzo del software stesso. D’altra parte, ne favorisce un utilizzo mobile, con il cloud si ha infatti a che fare con un’infrastruttura potente e flessibile, basata su paradigmi Web per poter avere accesso ai servizi anche tramite smartphone e PC collocati al di fuori del perimetro aziendale. È importante verificare l’affidabilità del cloud provider scelto dal partner, vagliando la quantità di data center che esso ha e così via.
- Disponibilità del modulo per la fatturazione elettronica. Come ormai noto, dal 2019 è obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati. Ciò significa che le soluzioni di gestione documentale devono poter gestire anche questo processo secondo la normativa vigente ed essere il front end aziendale rispetto al Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate. L’ideale è che offrano anche tutti i tool utili all’archiviazione delle e-fatture prodotte.
- Servizi di consulenza. Per realizzare con successo la digitalizzazione aziendale promossa dalle applicazioni di gestione documentale, servono analisi di processi, change management, scrittura e implementazione di nuove procedure che devono essere inserite in contesti normativi precisi. Non sempre le aziende hanno le competenze e il tempo di svolgere tutto questo. Trovare nel fornitore un vero e proprio partner, che con servizi di supporto tecnico, legale e consulenziale, accompagni l’innovazione del document management rappresenta un importante valore aggiunto.
Detto tutto ciò, si intende che il ROI, Return on investment, di una soluzione di gestione documentale può quindi essere calcolato a più livelli, non ci si può limitare ai risparmi carta e tempo per svolgere le attività che si sono automatizzate, si deve guardare anche alla maggiore produttività aziendale dovuta anche alla collaboration. Esistono, infatti, in commercio software che offrono strumenti sicuri e veloci di scambio di informazioni (che mutuano, in concreto, le logiche della comunicaziona social) e che promuovono una maggiore cooperazione all’interno dell’azienda nel suo complesso.
Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
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