La trasformazione digitale dei processi aziendali, perseguita dalle imprese per aumentare produttività, efficienza e ridurre gli errori, assume oggi molteplici forme concrete. Una delle più strategiche è la gestione documentale, un’attività che, oltre a beneficiare della digitalizzazione e della dematerializzazione, può essere potenziata facendo ricorso alle tecnologie più innovative, come l’intelligenza artificiale (IA).
In questo articolo esploriamo proprio questa evoluzione, concentrandoci sull’integrazione di tecniche e soluzioni di AI nei sistemi di gestione documentale e sui vantaggi concreti che ne derivano: dall’automazione alla ricerca intelligente, fino all’ottimizzazione di interi processi di business.
Sistemi di gestione documentale, il perno della digitalizzazione aziendale
Un sistema di gestione documentale rappresenta un pilastro di ogni percorso di trasformazione digitale. Il suo obiettivo non è la semplice archiviazione documentale — per quanto potenziata da funzionalità di ricerca avanzate — ma la gestione strutturata, trasparente e governata di flussi informativi che attraversano l’intera organizzazione e che, in sua assenza, dovrebbero essere gestiti in forma manuale e destrutturata. Il vero valore di un sistema di gestione documentale è dunque la capacità di centralizzare tutte le tipologie documentali, strutturate e non, garantire la tracciabilità dei contenuti e orchestrare in modo efficace tutti i processi ad essi collegati: le modifiche, i flussi approvativi, le firme, la condivisione e la collaborazione tra i team.
Un caso concreto ne dimostra il potenziale: grazie all’integrazione delle soluzioni documentali di Top Consult, un’azienda ha ridotto del 50% i tempi di approvazione dei documenti, migliorando significativamente l’accesso alle informazioni, la collaborazione tra reparti e la qualità complessiva dei processi, con piena aderenza ai requisiti normativi.
AI nei processi aziendali: tre ambiti applicativi
La digitalizzazione non è il traguardo, ma la premessa per cogliere le potenzialità dell’IA, un insieme sofisticato di approcci e di strumenti capaci di potenziare le soluzioni digitali, rendendole più efficienti, reattive e autonome. Le aziende sono particolarmente interessate a tre fronti.
- Automazione intelligente
Nei processi aziendali, molte attività sono ripetitive e automatizzabili tramite tecniche come la Robotic Process Automation (RPA). Tuttavia, grazie al machine learning, i sistemi possono prendere decisioni intervenendo in aree che prima richiedevano valutazioni (solo) umane. L’approccio human-in-the-loop consente all’operatore di mantenere il controllo, ma l’intelligenza artificiale può fornire una traccia su cui prendere le decisioni più rilevanti. - Generazione di contenuti
Un’altra area è quella della generazione di contenuti tramite modelli di linguaggio LLM (Large Language Model), già impiegati per automatizzare la redazione di e-mail personalizzate, riassunti di meeting, schede di prodotto o documenti legali, con risultati di qualità elevata. - Estrazione di dati e informazioni
Non meno strategica è l’evoluzione dell’AI nell’estrazione di informazioni da documenti non strutturati, da immagini e video. Se le tecniche di computer vision permettono di analizzare immagini e video, ad esempio per il riconoscimento facciale o l’interpretazione del sentiment, tecniche evolute di OCR possono estrarre testo da immagini come scansioni di fatture, documenti identificativi o ricevute.
Tutte queste possibilità, che riguardano ambiti molto diversi tra loro, testimoniano come l’AI sia un macrocosmo fatto di metodi, approcci e modelli differenti. Ed è proprio da questa convergenza che nasce una delle tendenze più interessanti di oggi: gli AI Agent, ovvero soluzioni in grado di:
- acquisire informazioni da fonti strutturate e non;
- analizzarle, così da costruire consapevolezza del contesto;
- porre in essere sequenze logiche di ragionamento;
- agire su sistemi aziendali inserendo dati, completando workflow o aggiornando dashboard operative.
La stretta relazione tra AI e sistemi di gestione documentale
Se è vero che, ad oggi, abbiamo visto soltanto le prime potenzialità dell’IA, è altrettanto vero che in alcuni ambiti applicativi essa sta già generando valore concreto, e la gestione documentale è uno di questi. I modelli e le tecnologie di IA, integrati in soluzioni di document management, permettono di automatizzare attività ripetitive, semplificare i processi, aumentare la produttività, ridurre i costi operativi e, non da ultimo, rafforzare la compliance normativa attraverso trasparenza e tracciabilità. Ecco alcuni casi significativi.
Estrazione automatica delle informazioni da fonti non strutturate
Uno dei vantaggi dell’AI applicata ai sistemi di gestione documentale è la capacità di estrarre dati rilevanti da documenti non strutturati. Attraverso tecniche di natural language processing (NLP) e di computer vision, i sistemi sono in grado di riconoscere testi, tabelle, importi, date e intestazioni, anche in formati complessi e in posizionamenti non standard. Questo consente, ad esempio, di automatizzare l’inserimento dei dati nei sistemi ERP o CRM, riducendo tempi ed errori.
Process mining intelligente per migliorare i workflow
L’intelligenza artificiale può analizzare i flussi di lavoro documentali e suggerire miglioramenti, in un approccio noto come process mining. Il sistema esamina il workflow, prendendo considerazione gli step, i tempi, le condizioni necessarie (in base a policy e regolamenti in essere) ed eventuali anomalie, così da identificare i colli di bottiglia e proporre ottimizzazioni dinamiche, orientate a rendere i processi fluidi, trasparenti e produttivi.
Ricerca smart delle informazioni
L’intelligenza artificiale trasforma il modo in cui le informazioni vengono ricercate all’interno degli archivi documentali, superando i limiti delle tradizionali query basate su parole chiave. Tecnologie di natural language understanding e di AI generativa possono essere sfruttate contemporaneamente per effettuare ricerche in linguaggio naturale (anche) su più documenti, ottenendo come risultato report dettagliati, anch’essi in linguaggio naturale.
Classificazione automatica dei documenti
Grazie all’IA, è possibile classificare i documenti in modo automatico e accurato in base al contenuto, al contesto e alla semantica. Questo non solo semplifica la gestione degli archivi digitali, ma consente anche di smistare i documenti in modo corretto verso i team competenti e di far partire workflow diversi a seconda della tipologia di documento, delle regole di compliance e dell’urgenza. I modelli di machine learning apprendono nel tempo, migliorando la precisione di classificazione anche in contesti complessi e multilingua.
Monitoraggio e garanzia di compliance
L’intelligenza artificiale può essere un alleato strategico nella gestione della conformità normativa, identificando automaticamente documenti che necessitano di aggiornamento, archiviazione in formati specifici o conservazione per periodi regolamentati. I sistemi possono anche segnalare eventuali anomalie nei processi documentali rispetto alle policy interne o ai vincoli di legge, riducendo il rischio di audit negativi e sanzioni.
Analisi predittiva e supporto decisionale
I sistemi di gestione documentale possono essere utilizzati per effettuare analisi predittive sui contenuti dei documenti e sui flussi ad essi associati. Ad esempio, possono stimare i tempi medi di approvazione in base alla tipologia documentale, prevedere carichi di lavoro futuri per i team di back office o identificare documenti che, per struttura o contenuti, potrebbero necessitare di attenzione particolare.
TopMedia SIX porta l’intelligenza artificiale nei flussi documentali
TopMedia di Top Consult è una soluzione avanzata per la gestione documentale enterprise, progettata per semplificare e ottimizzare ogni attività legata alla creazione, organizzazione, archiviazione e condivisione dei documenti aziendali.
TopMedia SIX, l’ultima release della piattaforma, porta l’AI al centro dell’esperienza utente e dell’automazione dei processi. La soluzione offre un sistema di assistenza proattiva all’operatore e lo avvisa sui compiti imminenti, ma lo assiste anche nell’archiviazione rapida e sicura grazie alla classificazione automatica dei documenti; inoltre, la piattaforma rivoluziona la ricerca grazie all’uso del linguaggio naturale, proprio come se si stesse conversando con un chatbot o con un collega in carne ed ossa. Inoltre, i potenti strumenti di process mining analizzano i flussi documentali per identificare colli di bottiglia e visualizzarli graficamente, permettendo un miglioramento continuo dei processi aziendali. Queste innovazioni rendono TopMedia SIX un partner intelligente, proattivo ed insostituibile per il lavoro quotidiano.
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