La gestione documentale comprende l’intero processo che va dalla creazione alla conservazione dei documenti. Le aziende che fondano il loro operato sui documenti delegano sempre più frequentemente questo processo alle piattaforme di document management, per migliorare l’efficienza.
Queste piattaforme possono essere fornite sia in cloud che on premise. I fornitori di software specializzati in questo settore offrono alle aziende la possibilità di scegliere tra soluzioni cloud e on premise, consentendo loro di adottare l’opzione che meglio soddisfa le loro esigenze.Il fine ultimo delle organizzazioni è avere un applicativo che, occupandosi dei workflow documentali, contribuisca a rendere più efficaci i processi interni, facilitando l’accesso alle informazioni.
Negli anni i software che soddisfano questo desiderio si sono evoluti. In pratica, mentre originariamente questi prodotti erano fruibili esclusivamente se installati in infrastrutture fisiche tradizionali, si è via via agevolata anche la possibilità di sfruttare soluzioni più agili, che risiedono sulla nuvola.
Le decisioni di scelta tra cloud e on premise oggi, solitamente, si basano sul modello di costo, sulla flessibilità necessaria in ogni realtà e sulla sicurezza dei dati.
On premise vs SaaS, le differenze
Secondo i più recenti dati dell’Osservatorio Cloud Transformation del Politecnico di Milano, il Saas – Software as a Service sta continuando la sua crescita in termini di valore di mercato generato che si è assestato sull’1,8 miliardi di euro (facendo registrare un +21% rispetto all’anno scorso). Le aziende credono sempre di più in questo modello e, tra l’altro, a detta degli analisti, le piattaforme di gestione documentale e collaboration (sempre più efficienti anche grazie all’integrazione di funzionalità di AI) sono tra le protagoniste dell’incremento delle vendite di SaaS.
La prima grande diversità tra on premise e SaaS riguarda la collocazione del programma. Il modello SaaS implica l’erogazione di un software che risiede ed è gestito dal provider del servizio che lo rende accessibile via Web. Tale approccio è diametralmente opposto a quello basato sull’acquisto della licenza.
Un’ulteriore importante differenza riguarda sicurezza e compliance. Nel caso di un software SaaS tutte le policy di security e data privacy sono in carico al fornitore, d’altra parte, quando si ha in casa il software è più facile e veloce effettuare quelle personalizzazioni di data privacy necessarie per operare in comparti strettamente regolamentati.
Confronto tra on premise e cloud, tutti i pro e i contro
Anni fa il ciclo di vita dei documenti aziendali veniva gestito su pc e server locali, oggi si ha la possibilità di approcciare il processo in modo più innovativo, per quanto esso risulti trasparente agli utenti. Lavorare su software on premise e cloud (più nello specifico fruito quale SaaS) non è, infatti, diverso per gli addetti, cambia l’infrastruttura tecnologica sottostante.
Attualmente le aziende che si trovano a dover effettuare una scelta tra cloud e on premise valutano principalmente il fatto che il primo garantisce massima scalabilità e capacità di rispondere ai picchi di lavoro a prezzi prevedibili; mentre l’acquisto di licenze dà pieno controllo sulle informazioni offrendo una maggiore percezione di sicurezza.
Ma vediamo nel dettaglio quali sono pro e contro di entrambe le soluzioni (on premise e cloud) in modo da dare suggerimenti pratici e concreti ai decisori.
Software di gestione documentale on premise
L’applicativo viene installato sulle macchine dell’organizzazione per cui sono necessari requisiti hardware e software che ne supportino il funzionamento. Nelle aziende utenti devono, inoltre, essere presenti persone che hanno competenze specifiche sia per la configurazione iniziale, per il funzionamento e la manutenzione, sia per occuparsi di una personalizzazione avanzata dal punto di vista di integrazione e compliance. Tutto questo significa costi elevati (a partire da quelli delle licenze) e una certa difficoltà nella gestione.
D’altra parte, l’impresa che può contare su un applicativo on premise mantiene in casa tutti i suoi dati e può applicarvi le policy di sicurezza specifiche aziendali di cui ha bisogno per lavorare (si pensi in particolare alle realtà che gestiscono dati sensibili).
Soluzione in cloud
Fruire di applicazioni in cloud significa annullare il pagamento iniziale e, invece, stipulare un contratto che preveda il pay per use. Tale modello a servizio è stato pensato per promuovere flessibilità e scalabilità e non richiede competenze sistemistiche.
L’azienda usufruisce dell’infrastruttura del provider a seconda dei bisogni che man mano le si presentano. Il software in cloud è periodicamente aggiornato dal fornitore che si occupa della implementazione, customizzazione, manutenzione e innovazione. Non solo, il cloud provider più esperto è anche in grado di semplificare i processi di integrazione del documentale con gli altri applicativi dell’ecosistema IT.
I rischi che si corrono usando il cloud riguardano i problemi di latenza e accessibilità della rete (ovviamente il software funziona solo in presenza di Internet) e, naturalmente, la dipendenza dal provider.
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