Case history Area Broker: pagamento elettronico integrato nei flussi documentali

Questa case history racconta il progetto di digitalizzazione realizzato con Area Broker, finalizzato all’integrazione del pagamento elettronico nei flussi documentali aziendali. L’esperienza è stata recentemente presentata anche nel webinar dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, dedicato alla digitalizzazione dei processi interni e all’adozione dei Document Management System (DMS).

Durante l’incontro, l’IT Manager di Area Broker Alfonso Barbiani ha illustrato il percorso evolutivo dell’organizzazione verso una gestione documentale sempre più integrata con i sistemi aziendali e orientata all’automazione dei processi.

Un sistema di gestione elettronica documentale completo rappresenta oggi uno degli strumenti più efficaci per supportare la digitalizzazione dei processi aziendali e migliorare l’efficienza operativa delle organizzazioni.

Un software evoluto in quest’ambito permette, infatti, di seguire tutti i processi aziendali che si basano su documenti. Occupandosi del loro intero ciclo di vita, praticamente, può andare a toccare tutte le aree di business, dall’amministrazione alle risorse umane, agevolando gestione di ordini, contratti e fatturazione. Ciò include anche l’integrazione del pagamento elettronico nei flussi documentali.

Emblematico, per esempio, è il caso delle polizze assicurative dove il cliente potrebbe autonomamente inserire i propri dati e, sottoscritta la soluzione a lui più confacente, direttamente procedere al pagamento.

Area Broker si è rivolto a Top Consult proprio per fornire questa opportunità alla propria clientela. Dalle voci di Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale & Business Development, Top Consult e Alfonso Barbiani, IT Manager di Area Broker il racconto di ciò che è stato fatto nell’azienda di quest’ultimo grazie alla piattaforma TopMedia.

Pagamento elettronico integrato e l’evoluzione di Area Broker

Per velocizzare e rendere più efficienti e moderni i propri processi Area Broker ha fatto riferimento a Top Consult (già suo partner tecnologico per la gestione documentale) per integrare il pagamento elettronico nei flussi documentali.

Area Broker è dislocata in 8 filiali nel Centro Italia (Reggio Emilia, Bologna, Rimini, Parma, Piacenza, Prato e Livorno) e opera in 3 aree:

• Consulenza di risk management;
• Intermediazione assicurativa;
• Benefit & Care.

“Abbiamo scelto Top Consult anni fa – spiega Barbiani – perché apprezziamo la possibilità di avere direttamente a che fare con il produttore del software, senza intermediari. Abbiamo un tecnico assegnato che conosce il nostro percorso di meccanizzazione e al quale ci rivolgiamo per proseguire nella nostra attività di ottimizzazione dei processi”.

Così è accaduto quando è stato deciso di snellire il processo di pagamento adottando TopMedia PAY, una soluzione parte della piattaforma TopMedia.

“La nostra soluzione – sottolinea Zaffagnini evidenziando i motivi per cui la sua società è stata scelta da Area Broker – si contraddistingue per offrire una migliore payment experience ai clienti, per assicurare una consistente riduzione dei costi legati alla gestione dei dati e per produrre un efficientamento sostanziale in generale e anche in ottica green”.

Come funziona il pagamento elettronico integrato nei flussi documentali

“Grazie alla soluzione TopMedia PAY – racconta Barbiani – è stato automatizzato tutto quel che era possibile automatizzare nel processo di stipula o rinnovo della polizza. Il cliente, infatti, può prendere visione del contratto, avere le varie notifiche dei passaggi da compiere per realizzarlo e sottoscriverlo e poi effettuare la transazione”.

Nello specifico, nel momento in cui il potenziale assicurato (o l’assicurato per un rinnovo) gestisce la propria polizza, fruisce di un link per accedere in sicurezza alla piattaforma documentale e visualizzare il proprio documento. A questo punto, può accettare la proposta o inviare richieste di modifica, prendendo direttamente contatto con l’azienda. Una volta creato il contratto, il cliente può procedere al pagamento facendo un semplice click. Grazie all’integrazione tra la piattaforma per i pagamenti e quella documentale si ha la possibilità di svolgere l’operazione di acquisto: il sistema documentale stesso invierà in autonomia la ricevuta e, contestualmente, manderà i documenti che attestano il pagamento anche al sistema di conservazione.

“Vorrei sottolineare – aggiunge Zaffagnini – che ogni step di questo processo è svolto adottando specifici criteri per il rispetto della privacy per tutelare i dati sensibili dei clienti, oltre che dell’azienda. Inoltre, tutte le comunicazioni sono gestibili in ottica multidevice, viene quindi lasciata massima libertà d’uso dei servizi”.

Digitalizzazione dei processi interni: cosa emerge dalle aziende italiane

Secondo i dati presentati dall’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, emersi dalla ricerca dell’edizione 2024-2025 dell’Osservatorio, la gestione documentale rappresenta oggi uno degli strumenti chiave per la digitalizzazione dei processi aziendali.

In particolare:

• 69% delle aziende utilizza soluzioni per la conservazione digitale a norma
• 63% adotta firme elettroniche
• 42% ha introdotto un Document Management System (DMS)

Tra i principali benefici riscontrati dalle aziende che hanno adottato strumenti di gestione documentale emergono:

• maggiore accuratezza dei dati e riduzione degli errori
• riduzione dei tempi di gestione dei processi
• migliore compliance con le normative vigenti

Fonte: Osservatorio Digital B2b – POLIMI School of Management del Politecnico di Milano, ricerca presentata nel webinar “La digitalizzazione dei processi interni e l’adozione del DMS”.

Pagamento elettronico integrato e i vantaggi ottenuti

“Adottando TopMedia PAY abbiamo sperimentato – afferma Barbiani – una serie di vantaggi, sia immediati sia che produrranno effetti positivi nel tempo. In primo luogo, molto concretamente, non vi possono essere errori da parte dei clienti finali nel compilare i documenti di pagamento, in quanto adoperano direttamente quanto fornito da noi. Ugualmente, non si corre il rischio di sbagli da parte nostra nello scambio di informazioni. Inoltre, aumenta drasticamente la velocità di chiusura dei contratti: può essere gestito un alto numero di pratiche, praticamente 24 ore su 24 e anche gli incassi sono garantiti sempre, sabato e domenica compresi. Dal punto di vista organizzativo/gestionale la reportistica sul lavoro svolto è immediata, modificata in tempo reale, agevolando la gestione della contabilità. Il flusso documentale è completamente integrato, favorendo un dialogo costante con l’ERP che è quindi sempre aggiornato”.

In pratica, oltre a offrire un servizio innovativo ai consumatori finali, con TopMedia PAY le aziende possono beneficiare del fatto che hanno sempre facilmente a portata di mano tutti i documenti inerenti ai pagamenti assieme, senza la necessità che addetti li riordinino e abbinino manualmente, con tutti i pericoli di distrazioni che questo comporta, oltre alla perdita di tempo.

Il sistema, oltre a essere sempre disponibile, consente la gestione di pagamenti nei momenti di picco senza alcuna difficoltà e questo si traduce, per esempio, nel non aver bisogno di assumere lavoratori stagionali.

L’esperienza di Area Broker rappresenta un esempio concreto di come l’adozione di una piattaforma di gestione documentale evoluta possa contribuire a migliorare l’efficienza operativa e la governance dei processi.

La testimonianza presentata nel workshop dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano ha evidenziato come la gestione centralizzata dei documenti, l’integrazione con i sistemi aziendali e l’automazione dei workflow possano trasformare i processi documentali in un vero fattore abilitante per la digitalizzazione dell’organizzazione.

Guardando al futuro verso l’innovazione

Guardando al futuro dopo il progetto del pagamento elettronico integrato nei flussi documentali, la collaborazione tra Area Broker e Top Consult proseguirà ed emergeranno ulteriori ambiti in cui è possibile introdurre automatismi nei processi. La piattaforma TopMedia, potente, flessibile e scalabile, consente infatti man mano di inserire moduli progettati per favorire il più possibile l’innovazione di business.

In particolare, guardando ai prossimi passi della digitalizzazione di Area Broker, spicca la gestione di flussi paperless. Grazie all’introduzione della firma elettronica (FEA e FEQ), saranno poi generati in automatico gli attestati di pagamento e si realizzerà una app dedicata al cliente finale con Widget che lo tengano informato su documenti disponibili e/o da firmare, polizze in pagamento e news di interesse per il suo profilo.

Dalla gestione documentale alla digitalizzazione dei processi aziendali

La digitalizzazione dei flussi documentali rappresenta oggi uno dei passaggi fondamentali per migliorare l’efficienza dei processi aziendali.

Un Document Management System evoluto non si limita infatti alla semplice archiviazione dei documenti, ma consente di:

• centralizzare le informazioni in un repository documentale unico
• integrare documenti e dati con ERP, CRM e altri sistemi aziendali
• automatizzare attività ripetitive tramite workflow digitali
• garantire tracciabilità completa delle operazioni
• migliorare sicurezza e governance dei documenti

In questo contesto, l’integrazione tra gestione documentale e strumenti operativi – come nel caso del pagamento elettronico integrato nei flussi documentali realizzato per Area Broker – permette di trasformare i processi amministrativi e operativi in flussi digitali più efficienti, controllabili e sicuri.

Esperienze come questa dimostrano come la gestione documentale non sia solo uno strumento tecnologico, ma un vero abilitatore della trasformazione digitale delle organizzazioni.