Document management system: cos’è, come funziona e perché usarlo in azienda

Articolo realizzato in collaborazione con la redazione di Agenda Digitale

I document management system (Dms) rappresentano oggi uno strumento strategico per la digitalizzazione delle imprese. Oltre a semplificare l’archiviazione e la ricerca dei documenti, consentono di automatizzare i processi, integrare piattaforme e migliorare l’efficienza organizzativa. TopMedia SIX si inserisce in questo scenario con un’architettura intelligente e modulare, progettata per la gestione avanzata dei documenti, dei flussi e delle attività collaborative.

Un document management system è una piattaforma software pensata per digitalizzare e gestire in modo sicuro l’intero ciclo di vita dei documenti aziendali. La sua funzione non si limita alla conservazione dei file ma si estende a tutte le attività che ruotano intorno al documento: creazione, classificazione, distribuzione, collaborazione, controllo degli accessi, monitoraggio delle attività. In un contesto in cui le organizzazioni producono quotidianamente grandi volumi di dati, il document management system diventa uno snodo centrale dell’infrastruttura digitale.

Secondo un rapporto di Research Nester, il mercato globale dei document management system ha superato i 9,35 miliardi di dollari nel 2024 e si prevede che raggiungerà i 55,61 miliardi di dollari entro il 2037, con un tasso di crescita annuale composto (Cagr) di oltre il 14,7%. Questo trend evidenzia come le aziende stiano investendo sempre più in soluzioni per la gestione documentale, spinte dalla necessità di digitalizzare i processi e migliorare l’efficienza operativa.
I benefici derivanti dall’implementazione di un Dms sono molteplici. Tra questi, l’automazione dei processi documentali, la riduzione dei tempi di ricerca delle informazioni, il miglioramento della collaborazione tra i team e la conformità alle normative vigenti.
Oggi, inoltre, il documento è sempre più parte attiva dei processi, e non solo un contenuto passivo da archiviare. Le normative impongono standard di conservazione, sicurezza, tracciabilità e conformità sempre più stringenti. Per questo motivo, la gestione documentale ha assunto un ruolo strategico per il funzionamento delle aziende. Il document management system si è così evoluto da archivio elettronico a piattaforma integrata, capace di interfacciarsi con software gestionali, piattaforme collaborative, sistemi di fatturazione e conservazione digitale.

Come funziona un Dms: archiviazione, ricerca, automazione

Il funzionamento di un document management system si basa sull’automazione di tre ambiti fondamentali: archiviazione, reperimento e gestione dei documenti.
L’archiviazione digitale prevede che ogni documento venga classificato, arricchito di metadati, indicizzato e conservato in modo conforme. I sistemi più evoluti sono in grado di supportare l’utente in questa attività grazie a strumenti di intelligenza artificiale e tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri che consentono di estrarre dati chiave direttamente dal contenuto.

Anche la fase di ricerca è oggetto di profonda innovazione. Oltre ai metodi classici per parola chiave o categoria, le piattaforme moderne implementano funzionalità avanzate come la ricerca full text all’interno dei contenuti, la ricerca semantica per affinità tra concetti e la ricerca in linguaggio naturale. L’obiettivo è semplificare l’interazione con il sistema, ridurre i tempi e rendere il reperimento delle informazioni più efficiente.

Il document management system è inoltre in grado di orchestrare flussi documentali complessi, attivando regole automatiche per gestire processi ricorrenti come approvazioni, firme, inoltri, scadenze. Questo riduce l’errore umano, garantisce maggiore uniformità nei processi aziendali e libera tempo per attività a maggior valore aggiunto.

Integrazione e collaborazione nei documenti aziendali

La gestione documentale moderna non si limita alla componente tecnica ma investe anche l’ambito della collaborazione. Le piattaforme più avanzate integrano funzionalità di condivisione, comunicazione e co-authoring che consentono ai team di lavorare simultaneamente sugli stessi documenti, assegnare compiti, monitorare avanzamenti e tenere traccia delle modifiche.

La disponibilità dei documenti da qualsiasi dispositivo e la possibilità di configurare interfacce personalizzate per ciascun ruolo aziendale contribuiscono a rendere il document management system uno strumento realmente operativo. Grazie alla compatibilità con software come Erp, Crm, ambienti di produttività e soluzioni verticali di settore, il sistema documentale diventa parte integrante del sistema informativo aziendale, migliorandone la coerenza e l’affidabilità.
La sicurezza rappresenta un altro elemento fondamentale. L’autenticazione a due fattori, la crittografia dei dati, i log di accesso e la gestione granulare dei permessi assicurano che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai contenuti e compiere azioni sui documenti.

TopMedia SIX: una piattaforma intelligente e modulare

TopMedia SIX rappresenta l’evoluzione più recente del sistema documentale sviluppato da Top Consult. Si tratta di una piattaforma completamente web-based, progettata per offrire funzionalità di gestione documentale avanzata.

Il TopMedia SIX non è solo uno strumento per gestire i documenti ma un vero e proprio assistente digitale che, in modo proattivo, suggerisce all’utente cosa è tenuto a fare all’interno dell’organizzazione aziendale.

L’inserimento di strumenti di intelligenza artificiale supporta l’utente in operazioni come archiviazione, classificazione automatica, riconoscimento del testo e ricerca avanzata.

TopMedia SIX è composto da tre ambienti principali. Surfer è l’interfaccia pensata per l’utente operativo, configurabile tramite widget e accessibile da qualsiasi device. Designer è l’ambiente per gli amministratori, che consente di strutturare archivi, permessi, workflow senza scrivere codice. Orchestrator è il motore dei processi, che consente di progettare, monitorare e modificare i flussi in tempo reale.
L’architettura modulare permette di attivare le funzionalità in modo progressivo, adattandosi alla maturità digitale dell’azienda. Il sistema, disponibile in cloud o in house, è integrabile tramite connettori dedicati con i principali ERP di mercato.

Ricerca documentale personalizzata e accessibilità mobile

Uno dei punti centrali di TopMedia SIX è la possibilità di effettuare ricerche personalizzate in base al ruolo e alle esigenze operative. Le modalità di ricerca includono la navigazione per struttura ad albero, l’accesso ai documenti più recenti o più utilizzati, e la selezione per categorie.

L’interfaccia responsiva garantisce la piena operatività anche da smartphone e tablet, con funzioni ottimizzate per il mobile come i preferiti, la cronologia delle ricerche e la ricerca vocale. Ogni utente può configurare la propria dashboard scegliendo i widget più rilevanti per il proprio lavoro e visualizzando in tempo reale le attività, le notifiche, le pratiche preferite e i gruppi di lavoro.
Il sistema ricorda le impostazioni ad ogni accesso e propone suggerimenti personalizzati sulla base delle attività recenti e delle interazioni con il sistema.

Documenti, processi e governance: una visione integrata

TopMedia SIX offre una gestione documentale che tiene conto della complessità dei processi aziendali, integrando la dimensione operativa con quella strategica. Il sistema consente di definire regole di flusso che combinano automazione e intervento umano, permettendo di adattare i processi alle situazioni reali senza perdere tracciabilità.
Le funzioni di analisi permettono di avere una visione completa e puntuale dello stato delle pratiche, del carico di lavoro e delle performance. Gli strumenti di gestione e configurazione consentono di intervenire anche in tempo reale in caso di anomalie o cambiamenti organizzativi.
Il controllo della documentazione avviene in modo centralizzato e conforme alle normative, con la possibilità di archiviare anche documenti firmati digitalmente e ottemperare alla conservazione digitale a norma.

Monitoraggio e supporto all’adozione: il valore aggiunto di Top Consult

Un elemento distintivo della proposta TopMedia SIX riguarda la capacità di combinare tecnologia avanzata con un supporto consulenziale costante. L’adozione di un document management system richiede infatti non solo una piattaforma efficace, ma anche una strategia di implementazione che preveda formazione, affiancamento operativo e monitoraggio dell’utilizzo nel tempo.
Top Consult offre come strumento di analisi integrato un modulo di process mining che consente di analizzare in dettaglio i flussi documentali e i tempi di esecuzione dei workflow, individuando colli di bottiglia e criticità allo scopo di ottimizzare i processi.

Una gestione documentale sempre più intelligente

La diffusione dei document management system riflette l’esigenza crescente di governare le informazioni aziendali in modo efficace, sicuro e conforme. Le aziende che adottano queste piattaforme possono ottenere benefici significativi in termini di efficienza operativa, qualità dei processi e supporto decisionale.
L’evoluzione verso sistemi intelligenti come TopMedia SIX dimostra che la gestione documentale non è più un’attività di back office, ma una componente strategica per la competitività dell’organizzazione. L’integrazione con le tecnologie emergenti e la capacità di adattarsi alle esigenze specifiche delle aziende rendono queste soluzioni sempre più centrali nei percorsi di trasformazione digitale.