Come implementare un Document Management System: 10 step per una gestione documentale efficiente

Grazie all’adozione di un document management system, un’azienda ha la preziosa opportunità di promuovere un’ottimizzazione dell’organizzazione interna e una gestione collaborativa ideale dei documenti e, più in generale, del proprio patrimonio di conoscenza (inclusi, per esempio, messaggi di posta elettronica o materiali audio e video).

Implementare un sistema di questo tipo significa riorganizzare completamente le operazioni compiute sui documenti – dalla creazione all’archiviazione, passando ovviamente per la condivisione – e dunque lavorare direttamente sull’efficienza. Non solo. Avere una migliore organizzazione dei documenti permette di servirsi di una solida base su cui costruire nuovi servizi che funzionino sui dati contenuti nei documenti stessi.

Le aziende che scelgono un sistema avanzato di gestione documentale non stanno semplicemente digitalizzando l’esistente, ma stanno riprogettando il modo in cui le informazioni vivono, si muovono e generano valore nei processi aziendali.

Questi molteplici effetti positivi ottenibili dall’implementazione di un document management system, ovviamente, si ripercuotono direttamente sulla competitività dell’organizzazione.

Cos’è un document management system e a cosa serve

Il document management system è un software progettato per organizzare, condividere e distribuire i contenuti aziendali. Oltre a garantire la leggibilità e l’accessibilità dei documenti, questo sistema offre una gamma più ampia di funzionalità. Consente infatti di monitorare le attività sui documenti, registrando chi effettua modifiche e quando, facilitando così il controllo e la gestione delle informazioni memorizzate.

Le piattaforme documentali più evolute oggi integrano strumenti di ricerca full-text avanzata con indicizzazione automatica e tecnologia ElasticSearch, che permettono di trovare contenuti rilevanti in pochi istanti, anche all’interno dei documenti stessi. Questo riduce drasticamente i tempi di ricerca e aumenta la produttività nei reparti che lavorano a stretto contatto con grandi volumi informativi.

Tra i compiti del document management system c’è anche quello di automatizzare operazioni massive su determinate tipologie di documenti. Per esempio, si può predeterminare il loro invio a soggetti prefissati o il fatto di mandarli in conservazione e così via.

Un altro aspetto chiave riguarda l’integrazione con strumenti di intelligenza artificiale per il riconoscimento del linguaggio naturale e la classificazione automatica dei documenti. Questi strumenti abilitano funzionalità come l’analisi semantica dei contenuti e la gestione intelligente degli allegati, semplificando la gestione anche nei contesti multi-lingua o multi-formato.

Ruolo fondamentale del sistema di gestione dei documenti in azienda è anche quello di creare e agevolare i workflow documentali, ossia flussi di documenti. Il document management system non è solo un contenitore, ma un sistema capace di combinare i vari file, mettendoli in correlazione tra loro, e assegnando in automatico task e priorità.

Le soluzioni più avanzate offrono un’interfaccia completamente web-based, accessibile da qualsiasi dispositivo, che permette agli utenti di gestire i processi anche da remoto, migliorando la collaborazione tra sedi e con stakeholder esterni.

Enterprise document management system: cosa fare per sfruttarne tutti i vantaggi

Per fruire di tutte le potenzialità offerte dai moderni sistemi di gestione documentale è fondamentale prestare attenzione alla fase di implementazione, che non è solo una questione tecnologica. I documenti stanno infatti alla base dei processi aziendali. I processi rappresentano la concatenazione di attività che le organizzazioni svolgono per fare business e come tali sono differenti da realtà a realtà.

Le potenzialità dei sistemi sono a disposizione di tutti, ma per essere pienamente espresse le tecnologie devono essere adeguatamente impostate e aderenti alle specificità del contesto.

Inoltre, l’adozione di strumenti per la gestione delle attività – come dashboard centralizzate, sistemi TODO e alert automatici – consente alle aziende di tenere sotto controllo ogni fase del ciclo documentale, migliorando la pianificazione e il rispetto delle scadenze.

I 10 step per una corretta implementazione:

1. Identificare gli obiettivi: cosa serve all’azienda? Quali i documenti da gestire?
2. Analizzare i processi di business: dove si evidenziano inefficienze e aree di miglioramento?
3. Costituire un team dedicato, coinvolgendo referenti IT, responsabili di processo e utenti chiave.
4. Mappare i documenti coinvolti nei flussi di lavoro.
5. Classificare i file con metadati e tag intelligenti, indispensabili per l’indicizzazione e il recupero automatico.
6. Progettare la nuova strategia documentale, sfruttando funzionalità evolute come la RPA (Robotic Process Automation), le TODO list integrate per la gestione delle attività e i sistemi di conservazione a norma automatica.
7. Definire ruoli, policy e criteri di accesso sicuro e granulare ai contenuti.
8. Formare e coinvolgere attivamente gli utenti, valorizzando le funzionalità intuitive della nuova interfaccia web.
9. Raccogliere feedback con strumenti integrati, per correggere e migliorare la configurazione iniziale.
10. Monitorare l’efficacia attraverso dashboard personalizzabili e strumenti di audit documentale.

A questi step si può aggiungere un’azione trasversale: il continuo aggiornamento della piattaforma secondo logiche di scalabilità, per accompagnare l’azienda anche nella crescita futura o in caso di cambiamento normativo.

I vantaggi generati dall’implementazione di un document management system

Una volta implementato e correttamente gestito un document management system, l’intera organizzazione – e i singoli dipartimenti – beneficiano di vantaggi tangibili:

• Standardizzazione nella gestione dei contenuti
• Archiviazione ottimale e recuperabilità trasversale dei file
• Circolazione semplificata delle informazioni tra utenti e sedi diverse
• Maggiore efficienza dei flussi documentali
• Integrazione con strumenti collaborativi per lavorare contemporaneamente su uno stesso documento
• Maggiore sicurezza e protezione dei dati
• Accessi gestiti tramite autenticazione multifattoriale (MFA)
• Sostenibilità: meno stampe, meno sprechi, meno trasferte
• Riduzione drastica del rischio di errori umani grazie all’automazione intelligente
• Tracciabilità e controllo con audit trail dettagliati e log delle attività sempre consultabili

L’adozione di un sistema documentale avanzato rappresenta quindi un investimento strategico, non solo per l’efficienza operativa, ma anche per la conformità normativa, la sicurezza dei dati e la valorizzazione della conoscenza aziendale.

📈 Secondo uno studio IDC, le aziende che implementano un sistema avanzato di gestione documentale ottengono in media:

• +30% di produttività nei team amministrativi e legali
• -50% di errori nei processi approvativi
• Fino al 70% di riduzione dei costi legati alla stampa e all’archiviazione fisica

🕒 In termini di tempo risparmiato, i sistemi con automazione RPA e ricerca full-text integrata consentono di recuperare documenti critici in meno di 5 secondi, contro i 2-5 minuti medi in ambienti non digitalizzati.

📌 Caso d’uso: digitalizzazione dei processi di approvazione fatture in una media azienda manifatturiera

Contesto

Un’azienda manifatturiera con tre sedi operative in Italia gestisce mensilmente centinaia di fatture passive in formato PDF, ricevute da più fornitori. Il processo di approvazione era manuale, distribuito via email, con stampa cartacea per la firma del responsabile.

Criticità:

• Tempi lunghi per la validazione
• Difficoltà di tracciamento
• Errori nella duplicazione dei documenti
• Scarsa visibilità sullo stato dei flussi

Soluzione adottata:

L’azienda ha introdotto un document management system con:

• Workflow approvativo automatizzato configurabile
• Interfaccia web responsive, accessibile da tutti i reparti anche da mobile
• Gestione attività (TODO list) assegnata automaticamente ai responsabili
• Riconoscimento vocale e tagging automatico per classificare le fatture in base al fornitore
• Conservazione digitale automatica con log delle firme approvative

Risultati ottenuti (dati simulati):

• Riduzione del 60% nei tempi di approvazione
• Eliminazione della carta (-90% stampe)
• Tracciabilità completa di ogni operazione
• Maggiore soddisfazione degli utenti grazie alla semplicità d’uso

❓FAQ sul document management system

1. ➤ Quali sono i vantaggi di un document management system?
   Un DMS migliora l’efficienza operativa, riduce gli errori, garantisce la tracciabilità delle informazioni e semplifica la collaborazione interna ed esterna. Favorisce inoltre la sostenibilità, eliminando sprechi legati a carta e spostamenti.
2. ➤ Quanto tempo serve per implementare un sistema di gestione documentale?
   Dipende dalla complessità dei flussi e dal numero di utenti coinvolti. In media, per una PMI ben organizzata, la fase di implementazione può variare da 4 a 12 settimane.
3. ➤ Quali documenti si possono gestire con un DMS?
   È possibile gestire qualsiasi tipo di contenuto aziendale: fatture, ordini, contratti, PEC, email, verbali, file multimediali e report. Il sistema permette di classificare e archiviare ogni documento in modo personalizzato.
4. ➤ Come viene garantita la sicurezza dei dati?
   I sistemi avanzati integrano funzionalità di autenticazione multifattoriale, crittografia, audit trail e gestione granulare dei permessi di accesso. Ogni operazione è tracciata per garantirne la conformità.
5. ➤ È possibile usare il DMS anche da remoto?
   Sì, le soluzioni web-based permettono di accedere al sistema documentale da qualsiasi dispositivo, anche in mobilità, mantenendo piena sicurezza e controllo.