La REM – Registered Electronic Mail – rappresenta il nuovo standard europeo che sostituirà la PEC – Posta Elettronica Certificata attualmente utilizzata in Italia. Con la REM si attua un importante cambiamento che indica uno step significativo in direzione dell’armonizzazione della posta elettronica digitale all’interno dell’Unione e della sicurezza dello scambio di comunicazioni e contenuti via mail tra attori residenti nei vari Paesi.
In estrema sintesi, con questo nuovo strumento vi sarà più interoperabilità tra gli stati membri e saranno adottati protocolli di sicurezza avanzati, grazie alla verifica di identità di mittente e destinatario gestita in modo molto efficace al fine di garantire integrità e autenticità dei messaggi.
Il nuovo standard richiederà inevitabilmente un aggiornamento dei sistemi aziendali e delle relative infrastrutture, come per i gestionali, utili anche nella pianificazione strategica da parte del management a livello di informazione e terranno allineata tutta l’organizzazione alle normative che entreranno in vigore tra qualche mese.
REM (o PEC europea): cos’è?
Con la REM, si fissa un protocollo informatico che soddisfa i requisiti del Regolamento Europeo 910/2014 eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) per quanto riguarda l’identificazione elettronica e servizi fiduciari.
La PEC utilizzata in Italia, che diventerà PEC europea, dovrà adeguarsi a quanto stabilito dall’organismo internazionale. Quest’ultimo fornisce una base comune e garantisce trasmissioni sicure tra cittadini, imprese e autorità e, in generale, si migliora l’efficacia dei servizi elettronici sia privati che pubblici.
Dunque, così come accade con la PEC oggi in Italia, a breve in Europa inviando messaggi di REM si avrà garanzia di pieno valore legale dei contenuti trasmessi (inclusi, per esempio, quelli relativi a contestazioni e provvedimenti disciplinari, licenziamenti).
REM vs PEC: quali sono le differenze
La differenza sostanziale tra PEC e REM riguarda l’autenticazione dell’identità del mittente, oltre che del destinatario. La Posta Elettronica Registrata ha tra le sue prerogative proprio quella di riconoscere l’identità del proprietario della casella postale.
Più nello specifico, il limite della PEC è che rientra nella categoria generale dei SERC (Servizio elettronico di recapito certificato) così come stabilità da eIdas consente la trasmissione di informazioni mediante canale elettronico. La PEC non può però rientrare nella categoria SERCQ (servizio elettronico di recapito qualificato certificato) appunto perché non certifica l’identità degli attori protagonisti della comunicazione.
Dalla PEC alla REM: come funziona e i vantaggi
Per adeguarsi alla regolamentazione UE è necessario fruire di un servizio internazionale sicuro e deve essere realizzato in modo molto semplice da parte di tutti coloro che già utilizzano la PEC. Le regole tecniche della REM seguono il principio della minimizzazione delle modifiche all’architettura PEC.
Più in generale, il grande beneficio riconducibile alla REM è che si potrà avere la possibilità di contare su un sistema di comunicazione ancora più sicuro di quello precedente (oltre che, naturalmente, conforme alla legislazione).
Concretamente, l’indirizzo potrà restare lo stesso e sarà sufficiente seguire la procedura predisposta dal provider del servizio di posta elettronica certificata per verificare e certificare l’identità dell’utilizzatore stesso ai fini di essere compliant alla normativa REM.
Una volta verificata l’identità, sarà attivata l’identificazione a 2 fattori, cioè tramite password e in seguito a conferma della notifica solitamente inviata all’app che si sta utilizzando, oppure inserendo un codice OTP.
Completato questo facile procedimento, gli utenti continuano a usare la propria casella di posta con la medesima interfaccia, come sono sempre stati abituati a fare. Non vi sono dunque cambiamenti significativi se non l’operazione da fare una tantum.
Come si passa dalla Posta Elettronica Certificata alla REM: tempistiche
Per quanto riguarda l’Italia, il processo che porta all’adozione della Registered Electronic Mail che culminerà nel 2024 ha avuto origine nel 2005, quando l’ex Cnipa, oggi AgID – Agenzia per l’Italia Digitale e il Garante per la privacy hanno indicato le norme inerenti alla PEC.
Nel 2018, Agid ha istituito un gruppo di lavoro che studiasse la conformità del servizio PEC al Regolamento eIdas che garantisce l’identificazione elettronica e servizi fiduciari sicuri.
Nel 2020, è stato elaborato un documento da sottoporre all’ETSI per garantire l’interoperabilità tra i Trust Service Provider europei. L’ente ha favorevolmente accolto questo documento e in seguito ha costruito una base operativa denominata REM Baseline che desse le garanzie minime per mettere al sicuro i processi di formazione, integrità, instradamento dei messaggi. Essa è stata definitivamente resa nota nel 2022.
Entro giugno 2024, tutte le caselle di Posta Elettronica Certificata diventeranno caselle di posta REM. La conversione non è obbligatoria: la casella PEC diverrà di fatto inutilizzabile oppure potrà essere utilizzata come casella ordinaria di posta elettronica.
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