Gestione documentale: come evitare i rischi più comuni

La gestione documentale fa parte delle attività di ogni organizzazione e, nello specifico, di ciascuna singola business unit che la compone, dalle risorse umane al servizio di customer care, passando ovviamente per l’amministrazione, le vendite, il finance.

Non si può, tra l’altro, trascurare il fatto che il volume di dati e informazioni in possesso delle aziende è in continuo aumento e tutto il patrimonio di conoscenza deve essere conservato in modo sicuro. Se la gestione documentale non è condotta correttamente, dunque, si rischiano inefficienze e cali di produttività. Queste, alcune delle preoccupazioni delle aziende, ma vi sono ulteriori pericoli da considerare.

Gestione documentale: gli errori più comuni e come risolverli

Ecco un breve elenco che riporta alcune problematiche potenzialmente critiche riguardanti la gestione documentale.

• Smarrimento o furto di documenti: che sia accidentale o intentata per nuocere all’ente o impresa questa eventualità non deve essere sottostimata. Lo stesso vale per l’accesso a dati sensibili da parte di persone non autorizzate, il che rappresenta una grave violazione della privacy.
• Adozione di sistemi che si occupano solo di specifici comparti, quindi frammentarietà di gestione ma anche dei dati che sono archiviati in tali sistemi. Gli effetti nocivi di questa situazione riguardano sia il dispendio di tempo e risorse per reperire le informazioni, sia un limitato livello di cooperazione.
• Utilizzo di soluzioni non correttamente tarate sulle necessità aziendali: in tal caso non sarà facile ottenere i ritorni che si vorrebbero, ma, soprattutto (ed è un’eventualità ancora peggiore) possono verificarsi ritardi nello svolgimento delle attività.
• Innovazione nella gestione di alcuni documenti: questo non solo sottrae opportunità all’organizzazione nel suo complesso, ma riduce anche l’efficacia di aver gestito in modo nuovo alcuni documenti. La loro digitalizzazione, infatti, non potrà esprimere il proprio potenziale trovandosi in contesti tradizionali.
• Obsolescenza tecnologica: considerando la velocità con cui evolve l’IT si può incorrere nel problema di non riuscire a recuperare i propri dati se non si mantengono aggiornati gli applicativi.
• Mancanza di compliance: anche la normativa è in continuo cambiamento, serve valutarlo nella scelta delle policy di gestione documentale per non rischiare sanzioni, per esempio, per occultamento o distruzione di documenti.

Per organizzare al meglio la gestione documentale serve reperire internamente o sul mercato competenze inerenti alla sicurezza degli archivi. Occorre poi mappare i documenti aziendali e individuare quelli più importanti a cui dedicare particolare cura.

La soluzione ottimale per non correre alcuno dei rischi suddetti è approcciare la gestione documentale con una visione a 360 gradi sull’organizzazione dell’azienda.

Una volta identificate le peculiari esigenze si farà ricorso a una piattaforma di document management che sia flessibile e adattabile a esse. Tale sistema deve poi vantare capacità di integrazione in modo da poter dialogare e scambiarsi dati con gli altri applicativi, anche, ove possibile, in autonomia.

La piattaforma di document management predisposta può essere on premise o in cloud, a seconda delle proprie preferenze. In ogni caso, è indispensabile che garantisca un elevato livello di sicurezza, grazie a funzionalità specifiche quali crittografia, autenticazione a due fattori, possibilità di assegnare a ciascun documento diversi livelli di accesso eccetera.

È, infine, imprescindibile poter contare su un partner tecnologico esperto e referenziato, che offra soluzioni sempre all’avanguardia, aggiornate periodicamente, ma sia anche in grado di fornire consulenza di processo. A ciò si aggiunga la preparazione per supportare la formazione del personale perché tutta l’azienda utente usi opportunamente il sistema documentale introdotto e abbia sempre presenti le policy e le procedure da seguire per tenere protetti i dati aziendali.

Vantaggi di una corretta gestione documentale digitale

A valle di tutte queste riflessioni emerge che svolgere correttamente il processo di gestione documentale significa molto di più che risparmiare risorse economiche (carta, stampa, costruzione di archivi cartacei che anch’essi vanno protetti) ed evitare dispendio di tempo, nel condividere e reperire informazioni.

Digitalizzare la gestione documentale consente anche una maggiore trasparenza e tracciabilità delle attività per essere sempre pronti a rispondere a controlli, a far fronte a emergenze eccetera.

In ultima analisi, effettuare in modo corretto la gestione documentale favorisce efficienza operativa, più coinvolgimento degli addetti in generale (oltre che sulle possibili problematiche aziendali) e quindi un incremento della produttività complessiva.