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Tutto quel che c’è da sapere sulla validità di un documento informatico, su come deve essere prodotto e firmato per risultare efficace anche sul piano giuridico

 19/07/2021

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Cos'è la validità e l'efficacia probatoria dei documenti informatici

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Il nuovo CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale ha tra i suoi obiettivi quello di distinguere la specificità del documento informatico quale documento giuridicamente rilevante, con validità probatoria, dai più generici documenti elettronici. In particolare, dall’inizio del 2018 l’efficacia giuridica del documento informatico siglato con firma elettronica semplice o forte è disciplinato dal nuovo comma 1-bis art. 20 del CAD. E questo premesso il fatto che un documento informatico, per essere tale, deve essere creato, trasmesso, copiato e conservato secondo le Nuove Linee guida dell’AgID.

Cos'è la validità e l'efficacia probatoria dei documenti informatici

 Come si forma un documento informatico, 4 modalità

Un documento informatico può essere creato mediante appositi strumenti software capaci di gestire vari formati (dai pdf alle fatture elettroniche); acquisito per via telematica, dematerializzazione o da un supporto informatico; memorizzazione digitale di processi informatici o transazioni, oppure ancora frutto di compilazione di moduli predisposti online; generato da un raggruppamento automatico di più dati secondo una struttura predefinita.

 Cosa significa che il documento informatico ha valore probatorio

Per un documento informatico avere valore probatorio significa essere assimilabile a scrittura privata e, quindi, vantare l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile che dice: “La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta”.

Nella prassi un documento informatico che abbia valenza probatoria è immodificabile, deve garantire qualità, integrità e sicurezza ed essere gestito (secondo quanto fissato dalle Nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici) secondo una procedura tecnologica che garantisca la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia, procedura che deve essere precedentemente descritta nel Manuale di gestione documentale e certificata e che ovviamente include la firma.

 Quando un documento informativo ha validità ed efficacia giuridica

La valenza giuridica e l’efficacia probatoria dei documenti informatici è certa quando un documento è correttamente prodotto, secondo le modalità indicate dalle Linee Guida qui sopra esposte, e vi è apposta una firma digitale.

Più complicato è definire la valenza probatoria di documenti cui è apposta la firma elettronica semplice. In questi casi, l’articolo 20, comma 1bis, seconda parte del CAD dice che l’idoneità del documento a soddisfare il requisito della forma scritta e la sua efficacia probatoria sono valutabili liberamente in giudizio, in base alle caratteristiche di integrità, immodificabilità e sicurezza.

Il giudice ha potere discrezionale, ma è tenuto a spiegare le motivazioni quando non ritiene di riconoscere validità ai documenti, fermo restando il rispetto del principio di non discriminazione fissato dall’articolo 46 del Regolamento eIDAS - electronic IDentification Authentication and Signature.

 Documento informatico e firme digitali, quali sono e che valore hanno?

Un documento informatico è firmato con firma elettronica semplice quando, secondo quanto stabilito dal CAD, vanta un insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici usati come modalità di identificazione informatica. Per esempio, si pensi a un ordine di shopping online: in tale caso il soggetto è chiamato ad autenticarsi mediante le credenziali userID e password per accedere a un’area riservata.

In generale, alcune sentenze della giurisprudenza hanno affermato che è possibile usare il sistema di autenticazione tramite credenziali perché costituisce firma elettronica semplice. Lo stesso vale, quindi, per i messaggi posta elettronica non certificata.

Esistono però tipologie di firma elettronica cosiddetta forte che hanno diversa valenza giuridica. Si tratta delle firme elettroniche avanzata, qualificata e digitale.

La firma elettronica avanzata è definita dal CAD “un insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati", per esempio la firma apposta su tablet.

Con firma elettronica qualificata si intende una firma realizzata mediante strumenti dei quali il firmatario ha controllo esclusivo e che quindi permette una identificazione univoca del titolare. Essa è basata su un certificato qualificato e si completa grazie a dispositivi sicuri quali il token o la smart card.

La firma digitale, sempre secondo il CAD, è "un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici". Essa necessita quindi della tecnologia a chiavi asimmetriche.

Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata o qualificata oppure digitale rappresenta piena prova fino a querela di falso. L’utilizzo del dispositivo di firma necessario si presume, infatti, riconducibile al titolare, a meno che quest’ultimo di prova contraria.

Sono tutte valide quindi, ma secondo l’articolo 1350 del Codice Civile, un’eccezione è rappresentata in merito agli atti che costituiscono, modificano o trasferiscono la proprietà o diritti reali su beni immobili o mobili registrati, locazioni ultranovennali, costituzione di società che se fatti con documento informatico devono essere sottoscritti, pena la nullità, necessariamente con firma elettronica qualificata o digitale.

Apporre una firma elettronica digitale, avanzata o qualificata basandosi su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso, equivale a una sottoscrizione nulla.

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