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Top Consult ha sviluppato funzionalità ad hoc per rispondere alle esigenze di gestione documentale della GDO, il fine è aumentare efficienza e rapidità di esecuzione dei processi.

 01/05/2022

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Gestione documentale e GDO: come realizzarla al meglio con gli strumenti giusti

  Gestione Documentale, Digitalizzazione, Digitalizzazione dei documenti

Raccogliere tutti i dati in maniera tale che possano essere omogenei tra loro e sempre aggiornati (da qualsiasi fonte arrivino) e gestibili da un’unica interfaccia accessibile a tutte le figure professionali, sia interne sia esterne all’organizzazione, in modo semplice e immediato. Con questo obiettivo, e all’insegna del motto “Avanti Veloce” che significa prontezza di risposta ai propri clienti per far sì che a loro volta essi siano proattivi con i propri, Top Consult propone alle aziende il sistema di gestione documentale TopMedia Social NED. Il software, prodotto dalla società torinese che vanta oltre 30 anni di attività e 500 referenze in tutto il mondo, è pensato per le organizzazioni attive in qualsiasi settore ed è stato personalizzato per diverse industry, tra cui la GDO.

Gestione documentale e GDO: come realizzarla al meglio con gli strumenti giusti

 Gli scenari applicativi di un sistema di gestione documentale in una realtà della GDO

Nelle aziende che appartengono al comparto grande distribuzione si possono verificare vari scenari applicativi in cui una piattaforma come TopMedia Social NED può risultare protagonista. Top Consult, lavorando nel settore e raccogliendone gli input, ha optato per lo sviluppo di funzioni ad hoc per soddisfare i bisogni della GDO perché il motore documentale si adattasse anche ad ambiti più specifici come per esempio la gestione del personale e della logistica.

È il caso, per esempio, delle funzioni a supporto dell’apertura di un punto vendita per cui va raccolta tutta la documentazione per la identificazione della location, i contratti di vendita o locazione, le autorizzazioni e i permessi per la costruzione o i progetti di ristrutturazione e arredamento e così via.

Nella GDO, inoltre, è fondamentale mettere a fattor comune l’insieme dei documenti necessari per far lavorare, per esempio, primi fra tutti i fornitori e gli addetti agli espositori per i quali servono badge da presentare. In tal caso è utile creare gruppi di lavoro misti, tra utenti esterni e interni, raccogliendo i dati a loro riconducibili e TopMedia Social NED facilita questa cooperazione.

Nello scenario applicativo “Gestione apertura e chiusura cassa” il gestionale documentale Top Consult offre la possibilità di compilare il documento fondo cassa e firmarlo digitalmente, sottoporlo ai livelli di approvazione previsti in modo immediato.

Uno scenario a sé riguarda poi le catene in franchising che richiedono tutta una serie di procedure e, quindi, documenti ad hoc che devono essere completi e sempre disponibili.

Parallelamente, la documentazione del personale può rappresentare uno scenario più complicato nel settore GDO rispetto ad altre industry, in quanto i negozi (e i relativi dipendenti) possono essere dislocati su un ampio territorio e sono tipicamente distanti dalla sede centrale. In questo caso è possibile integrare la soluzione TopMedia Social NED con il portale aziendale per mettervi a disposizione le informazioni da veicolare ai dipendenti.

 Digitalizzazione della GDO, i vantaggi

I player della GDO, adottando i componenti che caratterizzano la piattaforma TopMedia Social NED, sperimenteranno i benefici che solitamente si riscontrano in seguito alla digitalizzazione documentale (che riguardano risparmio di tempo e costi di gestione e la realizzazione di un database completo e sempre aggiornato). Inoltre, avranno un immediato impatto positivo in termini di collaboration e di opportunità di andare oltre alle rigidità che spesso ostacolano lo scambio di dati e quindi la cooperazione.

Mediante, poi, funzionalità smart (per esempio ricerche per tag facilmente associabili ai documenti a seconda dei propri modi di lavorare) e all’applicazione di logiche social (bacheche, canali privilegiati, notifiche al fine di evitare voluminosi scambi di mail e per avere sempre una sola versione aggiornata del documento), l’uso di TopMedia Social NED è semplice e intuitivo, ma allo stesso tempo sicuro grazie alla solida architettura enterprise su cui la piattaforma si basa.

Infine, grazie a questa piattaforma, capace di dialogare con gli altri applicativi presenti in azienda, a partire dai documenti, è possibile disegnare workflow (per esempio approvazioni o invio di notifiche push) in pratica, per avviare processi automatici mediante step configurabili.

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 Digitalizzazione della gestione documentale della GDP, il caso Bennet

In una realtà come Bennet anche le "sole" fatture annue di fornitori di prodotti e servizi richiedono un processo di lavorazione e approvazione molto lungo e articolato. Si tratta, infatti, di un ingente volume di documenti che coinvolgono tanti attori diversi. È proprio dall'esigenza di rendere più efficiente il processo di fatturazione che si è partiti con la digitalizzazione della gestione documentale in questo importante protagonista della GDO italiana.

Nel corso del tempo (l'intervento di digitalizzazione delle fatture è stato avviato nel 2006) i documenti fiscali hanno progressivamente sempre più rappresentato una fonte preziosa di dati che in automatico andavano ad alimentare i processi amministrativi, primo fra tutti la contabilizzazione che oggi in Bennet non richiede alcun intervento umano se non quello di verifica quando necessario.

I vantaggi attualmente sperimentati da Bennet sono una drastica riduzione dei tempi dedicati agli iter approvativi delle fatture, incremento dell'efficienza, riduzione degli errori in fase di registrazione, risparmi riconducibili alla dematerializzazione e miglioramento dei rapporti con il fornitore grazie a una maggiore trasparenza del sistema.


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