Conservazione digitale PEC

La PEC – Posta Elettronica Certificata, ha la stessa “efficacia probatoria” di una raccomandata con avviso di ricevimento, per questo ai fini civilistici (art. 2220 del Codice Civile), le aziende sono tenute a conservare la corrispondenza commerciale (e quindi la PEC) in entrata ed uscita per un periodo minimo di 10 anni.
La Conservazione Digitale a norma deve essere considerato un servizio obbligatorio che le aziende devono attivare, non necessariamente è compreso nell’acquisto di una casella PEC da un provider autorizzato. Il provider PEC, infatti, è obbligato a conservare per 30 mesi i soli log degli invii/ricezioni che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l’identificativo della mail e l’oggetto ma non il contenuto del messaggio PEC.
Va da sé che, passati i 30 mesi, i provider avranno facoltà di eliminare tutto con il rischio reale che, in fase di contradditorio, la parti non saranno in grado di portare ad evidenza le PEC come prove esaustive.
È quindi importante per ogni realtà aziendale gestire in forma ordinata l’archiviazione in automatico di tutta la corrispondenza in entrata ed uscita, PEC compresa, di protocollarla, conservarla digitalmente e distribuirla internamente attivando tutti gli RPA necessari.