Software Documentale

Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno software documentale? Qual’è il suo compito?
A prescindere dalle tipologie, si possono distinguere alcune funzionalità base che caratterizzano in genere un software di gestione documentale. Si parte ad esempio dalle funzioni di: archiviazione e ricerca documenti per arrivare alla conservazione sostitutiva o digitale. Inoltre, attraverso l’utilizzo di un software documentale collaborativo l’utente è sempre partecipe e informato, interagisce con gli altri utenti e con i processi in modo attivo, ha sempre la visione d’insieme di tutti i processi in cui è coinvolto.
Il software di gestione documentale ha il compito di agire con semplicità e funzionalità nella gestione aziendale dei documenti, andando ad abbattere i tempi di gestione e archiviazione cartacea, nonchè la stessa quantità di carta (90% in meno). Non si tratta semplicemente di acquistare e installare un pacchetto software, ma bisogna prima partire da una fase di analisi delle nuove esigenze di lavoro e dei processi aziendali: meglio quindi essere affiancati da un partner di comprovata esperienza nel settore. Inoltre, dal punto di vista delle strategie di realizzazione del sistema, non è consigliabile partire subito “in grande”, con un piano completo, che poi magari si rivela sovradimensionato rispetto alle reali esigenze. Piuttosto è preferibile cominciare a individuare necessità specifiche e legate a obiettivi di business ben definiti e misurabili. Questo modo di lavorare, che abilita e realizza il Social Business, consente di adottare una modalità agile per inserire in azienda un Sistema di Document Management (DMS) e dare così una spinta decisiva al raggiungimento pieno e completo della Digital Transformation.