Realizzato insieme alla redazione di Nextwork360, questo articolo risponde in modo semplice e completo a una sola domanda: come si conserva davvero una PEC a norma di legge? Dall’obbligo normativo alle soluzioni operative, tutto quello che c’è da sapere per non farsi trovare impreparati nel 2025.
La conservazione a norma della PEC è un’attività fondamentale per garantire la validità legale delle comunicazioni digitali nel tempo. Nel contesto normativo italiano, la PEC (Posta Elettronica Certificata) ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, motivo per cui ogni messaggio e relativo allegato deve essere conservato in modo conforme, sicuro e accessibile.
La PEC è utilizzata in ambito B2B, dalla Pubblica Amministrazione e dai professionisti per l’invio di documenti ufficiali: spesso si tratta di fatture, contratti, comunicazioni strategiche o documentazione commerciale. Per questo la sua corretta conservazione è indispensabile non solo per adempiere agli obblighi di legge, ma anche per garantire continuità operativa e tutela legale.
Conservazione PEC a norma: obbligo normativo e quadro legislativo
Il riferimento normativo principale per la conservazione della PEC è il CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, che stabilisce le modalità con cui i documenti digitali devono essere conservati per mantenere il loro valore probatorio nel tempo.
Come sottolinea Matteo Zaffagnini, responsabile commerciale di Top Consult, la conservazione della PEC non è facoltativa:
“La PEC ha valore legale pari a una raccomandata. Quindi, così come le raccomandate cartacee devono essere custodite per un determinato periodo in base alla normativa, anche i messaggi di posta elettronica certificata devono essere conservati digitalmente in modo conforme per garantirne la validità nel tempo.”
Questa consapevolezza è ancora troppo spesso sottovalutata da aziende e professionisti, che tendono a confondere la memorizzazione nel sistema del provider con la conservazione digitale a norma, rischiando così di perdere dati essenziali o di non essere in regola con la legge in caso di controlli, contenziosi o necessità probatorie.
La conservazione a norma della PEC (Posta Elettronica Certificata) è un’attività imprescindibile per garantire il valore legale delle comunicazioni digitali nel tempo. Le PEC vengono equiparate alla raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno e sono oggi ampiamente utilizzate per l’invio di documenti ufficiali e per gestire processi formali in ambito aziendale, professionale e nella Pubblica Amministrazione.
Tuttavia, la semplice ricezione e memorizzazione di un messaggio PEC non è sufficiente a garantirne la validità giuridica futura. È necessario avviare un processo di conservazione digitale a norma, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID, che impone l’adozione di strumenti e procedure certificate.
Perché è obbligatorio conservare la PEC a norma?
Molti ancora sottovalutano l’obbligo normativo legato alla conservazione delle PEC. Come chiarisce Matteo Zaffagnini, responsabile commerciale di Top Consult:
“La PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata cartacea, e come tale va conservata per legge, inclusi i suoi allegati, che spesso contengono documenti fondamentali per l’azienda.”
Il problema principale risiede nella confusione diffusa tra archiviazione e conservazione a norma. Salvare le PEC nel sistema del proprio provider o esportarle in locale non equivale a conservarle a norma. I provider, infatti, non garantiscono l’immutabilità, la non alterabilità e l’integrità nel tempo dei messaggi.
In molti casi, i gestori conservano solo i log di trasmissione per circa 30 mesi, ma questa pratica non è sufficiente a rispettare gli obblighi legali. Per assicurare il valore probatorio delle comunicazioni, è necessario inserire le PEC (e relativi allegati) in un sistema di conservazione digitale certificato, corredato da marca temporale e firma digitale.
Come funziona la conservazione a norma della PEC
La conservazione a norma richiede che i messaggi PEC vengano acquisiti in un sistema progettato per mantenere nel tempo le caratteristiche originali del documento elettronico, garantendo:
- Autenticità e integrità del contenuto
- Data e ora certe (tramite marca temporale)
- Immutabilità del documento
- Accessibilità e reperibilità per tutta la durata prevista dalla legge
Questo processo risulta particolarmente delicato per le aziende, che spesso gestiscono elevati volumi di comunicazioni PEC contenenti allegati rilevanti come contratti, ordini, documenti HR, corrispondenza commerciale o comunicazioni fiscali. La soluzione ideale è quindi integrare il sistema di conservazione nel proprio ecosistema documentale, evitando interventi manuali e ottimizzando i flussi.
La PEC del futuro: l’evoluzione verso la REM
Nel contesto normativo europeo, è già in corso l’evoluzione della PEC verso la REM (Registered Electronic Mail), un sistema ancora più sicuro che introdurrà funzionalità avanzate come l’autenticazione a due fattori e la certa identificazione del mittente.
Anche se la diffusione della REM è stata posticipata, questo passaggio obbligherà le organizzazioni a rivedere l’intero ciclo di gestione della posta certificata, compresa la conservazione. Secondo Zaffagnini:
“La REM garantirà con maggiore certezza l’identità del titolare dell’indirizzo, rafforzando ulteriormente la validità delle comunicazioni.”
Soluzioni integrate per una conservazione sicura e automatizzata
Affidarsi a una soluzione integrata nella gestione documentale rappresenta oggi la scelta più sicura ed efficiente. “Molti provider offrono servizi di conservazione, ma la modalità più efficace resta quella di integrare il processo direttamente nei flussi aziendali,” sottolinea Zaffagnini.
La proposta di Top Consult, ad esempio, si basa sulla piattaforma TopMedia Social NED, che permette di:
- Scaricare automaticamente le PEC con frequenza definita dall’utente
- Conservare sia il messaggio sia gli allegati, mantenendo intatti valore e struttura
- Smistare i documenti allegati ai reparti o alle persone competenti
- Automatizzare il processo in modo conforme e senza necessità di competenze tecniche specifiche
Inoltre, il sistema è erogato in modalità SaaS (Software as a Service), accessibile da qualsiasi device e aggiornato in tempo reale, senza necessità di installazioni locali. Questo consente un accesso immediato e sicuro ai documenti conservati, riducendo il rischio operativo e semplificando eventuali verifiche o richieste legali.
I vantaggi per le aziende
Una corretta gestione della conservazione PEC a norma consente di:
Rispettare le normative italiane ed europee
- Evitare sanzioni e contenziosi legali
- Garantire l’integrità delle comunicazioni nel tempo
- Facilitare audit e ispezioni
- Ottimizzare i flussi documentali aziendali
Nel 2025, affrontare la conservazione digitale a norma della PEC non è più solo un adempimento, ma un’opportunità per migliorare i processi aziendali, tutelarsi legalmente e adeguarsi ai più alti standard di sicurezza digitale. Top Consult, con oltre 35 anni di esperienza nella gestione documentale e soluzioni avanzate di conservazione, è il partner ideale per guidare le imprese in questo percorso di trasformazione digitale.
📎 Articolo realizzato in partnership con Top Consult e pubblicato originariamente su Agenda Digitale
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