Affrontato il tema delle norme, colta ogni sfumatura dell’obbligo di fatturazione elettronica entrato in vigore il 1 gennaio 2019, al contribuente ben informato non resta che agire concretamente. La fattura elettronica per molti si è rivelata una novità, perché non rientranti nelle categorie soggette all’obbligo già da luglio 2018 (professionisti delle filiere dei carburanti e dei subappalti) o perché non dovessero fatturare alle pubbliche amministrazioni.
Come ogni nuova tecnologia dunque ha portato con sé dubbi e preoccupazioni, anche in materia di come mettere in pratica il procedimento.
Creazione di una fattura elettronica
In sintesi, la fattura elettronica è un file in formato XML che viene inviato tramite il Sistema di interscambio al cliente e che in seguito andrà conservato elettronicamente a norma di legge. Il Sistema di interscambio (SDI) è l’unico mezzo consentito per inoltrare la fattura elettronica al cliente. Non si può inviare per mail la fattura, né ovviamente stamparla e consegnarla a mano. Bisogna dunque scordare le vecchie pratiche che si attuavano con la fattura cartacea, documento che oggi per chi è soggetto all’obbligo di e-fattura, non avrebbe alcun valore e sarebbe considerata una fattura non emessa, con tutte le conseguenze del caso.
La particolarità del procedimento è che la fattura elettronica deve essere inviata unicamente in formato XML, particolare estensione che richiede l’utilizzo di un adeguato software per la sua creazione. L’Agenzia delle entrate ne ha predisposto uno da scaricare, oltre all’app FatturAE, ma numerose software house hanno realizzato programmi ad hoc utili allo scopo. Nel documento bisogna inserire i dati che si utilizzavano anche per la fattura cartacea.
Una volta creato il documento, per trasmettere la fattura al Servizio di interscambio, secondo le indicazioni dell’Agenzia delle entrate sono possibili quattro modi diversi:
- in primis salvare il file XML sul proprio computer e poi inoltrarlo tramite il servizio online presente nel portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle entrate;
- si può anche utilizzare la procedura web o l’app FatturAE dell’Agenzia delle Entrate;
- è possibile inviare un messaggio PEC, inserendo la fattura elettronica come allegato, all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
- è tuttavia possibile anche utilizzare un canale FTP o web service attivato in precedenza con il SDI.
Tra i dati fondamentali per il successo dell’operazione, l’indirizzo telematico è fondamentale. Si tratta del Codice destinatario o della PEC del cliente, che il Sistema di interscambio utilizzerà per recapitare correttamente la fattura elettronica. Il Codice destinatario dev’essere preventivamente comunicato dal cliente. Si tratta di un codice a sette cifre, un errore nel riportarlo può pregiudicare il corretto invio della fattura, che verrà rifiutata dal Sistema di interscambio. Se come indirizzo telematico invece il cliente indica un indirizzo PEC, perché non dispone del Codice destinatario, è necessario inserire il codice 0000000 e poi indicare il corretto indirizzo PEC nella casella che lo richiede.
Cosa succede dopo l’invio
In seguito all’operazione, a chi ha inviato la fattura sarà recapitata una ricevuta di conferma dell’avvenuta consegna. Se invece il Sistema di interscambio dovesse rilevare errori nella compilazione, la fattura sarà scartata e il Sistema di interscambio provvederà a inviare all’autore del documento una ricevuta in cui sarà segnalato anche l’errore riscontrato. Il feedback del SDI sarà recapitato tramite PEC o canale telematico scelto per l’invio. A quel punto, il fornitore può creare una fattura con lo stesso numero e la stessa data, correggere l’errore e inviare nuovamente il documento al Sistema.
Importante ricordare che è obbligatorio conservare elettronicamente, secondo le disposizioni di legge, le fatture elettroniche ricevute. Questo è possibile affidandosi a un conservatore certificato. Sono tenuti all’obbligo di corretta conservazione sia i fornitori che i clienti che ricevono la fattura elettronica.
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