La conservazione digitale dei documenti: i vantaggi di un sistema integrato

Nel contesto dell’evoluzione digitale delle aziende, la conservazione accurata e integrata dei documenti rappresenta un pilastro fondamentale per la gestione efficiente e conforme alle normative. Esploriamo i vantaggi e l’importanza di un sistema integrato di conservazione digitale nell’articolo che segue.

Nelle organizzazioni private e pubbliche alcuni documenti, come le fatture elettroniche, nascono obbligatoriamente digitali e come tali devono essere conservati a norma. La tecnologia (nel pieno rispetto della legislazione) consente di fare conservazione digitale a norma e sostitutiva per far sì che tutti i documenti concorrano alla creazione di un unico archivio digitale favorendo una gestione centralizzata del patrimonio di dati. Non solo.

Il vantaggio di un repository di questo tipo è quello di poter ospitare pratiche digitali complete, cioè di raggruppare logicamente file inerenti ai workflow affinché si abbiano facilmente a disposizione tutte le informazioni sia per verifiche sull’avanzamento lavori, sia per audit e così via.

Quanto più il sistema di gestione documentale è integrato con gli altri software che compongono l’ambiente IT, tanto più sarà possibile promuovere interscambio di dati automatico anche tra i vari applicativi che governano le attività. Le aziende saranno in grado di elaborare servizi nuovi su tali dati, mettendo in pratica quell’approccio data driven che orienta a un’elevata capacità di risposta e adattamento al mercato.

I benefici di un sistema di gestione documentale integrato con la conservazione digitale

Guardando nello specifico ai vantaggi generati dall’utilizzo di un sistema per la gestione documentale che integri la possibilità di fare conservazione a norma e conservazione sostitutiva (ovvero che consenta di essere compliant alle normative di conservazione digitale dei documenti) è possibile sottolineare i seguenti effetti migliorativi che si possono ottenere nelle aziende:

• ogni documento digitale conservato digitalmente può essere inserito in un fascicolo digitale, ossia abbinato a tutti gli altri che si generano nello svolgimento di un processo. Si pensi, per fare un solo esempio, al ciclo dell’ordine.
• una piattaforma documentale integrata consente un accesso facile e rapido al patrimonio informativo da parte degli addetti dei diversi dipartimenti aziendali
• un sistema integrato facilita la condivisione di documenti innalzando il livello di coinvolgimento dei team di lavoro che hanno sempre disponibili, praticamente in tempo reale, le informazioni e gli aggiornamenti sui processi.
• infine si elimina definitivamente la conservazione della maggior parte dei documenti cartacei.

Quali sono i vantaggi di un sistema di conservazione digitale a norma

Con conservazione digitale a norma dei documenti si intende il procedimento che consente di assicurare autenticità, integrità e leggibilità, affidabilità e reperibilità dei documenti, secondo le normative che quindi rendono equiparabili (anche a fini legali) i documenti informatici e quelli fisici.

Le disposizioni legislative che regolano questo processo sono contenute principalmente nel CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale. In tali normative si stabilisce che ogni organizzazione debba avere un Responsabile della Conservazione e che stili il proprio Manuale di Conservazione costantemente aggiornato sui processi e best practice adottati per proteggere i documenti digitali.

I benefici generati dall’adozione di piattaforme per la conservazione a norma sono, in primo luogo, i vantaggi tipici della digitalizzazione documentale (minimizzazione delle spese per carta e stampa e la formazione di archivi digitali, velocità di recupero dei dati, semplificazione dei processi eccetera) ma, guardando nello specifico all’attività di conservazione, non ci si limita a questo.

Digitalizzare gli archivi ha molteplici ripercussioni positive sulle organizzazioni, ecco i principali:

• Significativa riduzione dello spazio (e dei costi) associati alla conservazione tradizionale dei contenuti.
• Di pari passo, diminuisce l’impatto ambientale delle aziende grazie ai risparmi di stampa e carta il che rappresenta un fattore di competitività dal punto di vista della sostenibilità.
• Semplificazione della gestione e del recupero delle informazioni. Grazie all’indicizzazione dei documenti e a funzionalità di ricerca avanzate è possibile rendere rapido l’ottenimento di quanto si ha bisogno e quindi risparmiare tempo.
• Implementando un processo di conservazione compliance alle normative si tende ad annullare i rischi di perdita e danneggiamento delle informazioni. Mettendo in piedi un processo di archiviazione conforme si è sicuri di rispettare gli standard richiesti dalla legislazione e, cioè, di garantirsi integrità dei dati.
• Possibilità di rendere più semplici gli audit interni ed esterni grazie a un veloce recupero dei dati e alla tracciabilità completa di documenti e pratiche da questi ultimi formate.

Esempi concreti nell’adozione di un sistema documentale integrato

Il principale vantaggio che si ottiene dall’integrazione del sistema documentale con i vari applicativi che permettono l’attività aziendale riguarda la possibilità di classificare e archiviare ciascun documento creato, acquisito (e in un secondo momento modificato, arricchito eccetera) e correlarlo ad altri a seconda delle diverse esigenze.

A ciò si aggiunga che:

1. Comporre un archivio digitale a regola d’arte è il metodo migliore per essere certi di mettere il più possibile al riparo i dati. Sfruttando un sistema che vanti tecnologie all’avanguardia quali la crittografia e funzioni di controllo degli accessi ai file permette di proteggere i documenti sia da errori di gestione interni sia da minacce esterne qualsiasi sia la loro natura (anche, per esempio, disegni tecnici o documenti legali) pur favorendone la diffusione sia dentro sia fuori il perimetro aziendale.
2. Piattaforme evolute per la conservazione digitale integrate (tipicamente con ERP e CRM) possono offrire funzionalità automatizzate per lo scambio di informazioni anche tra applicazioni in modo da rendere più semplice e veloce la realizzazione di servizi innovativi. Si pensi, per esempio, alla possibilità di creare contratti digitali grazie alle capacità del sistema di attingere a tutti i dati acquisiti, per esempio quelli relativi a cataloghi, offerte e promozioni, disponibilità di magazzino, opzioni di pagamento ma anche ordini da evadere. Ugualmente, si potrà digitalizzare tutto il processo documentale inerente ai Documenti di Trasporto.
3. Fornire un servizio clienti all’altezza delle aspettative più esigenti e quindi costruire rapporti solidi con i propri interlocutori.

In conclusione, l’implementazione di un sistema di gestione documentale integrato, combinato con una conservazione digitale a norma, non solo ottimizza l’accesso e la condivisione dei dati all’interno dell’azienda ma rappresenta anche un passo significativo verso l’efficienza operativa, la sostenibilità ambientale e la capacità di offrire servizi innovativi, ponendo le basi per un futuro di successo nell’era digitale.