Process mining: ottimizza i flussi documentali e accelera i processi

Flussi documentali articolati, colli di bottiglia difficili da individuare, tempi di lavorazione non sempre tracciabili: ottimizzare i processi documentali rappresenta una priorità e una sfida per molte organizzazioni. Tra le tecniche che, operando in modo sinergico, offrono una risposta efficace, il process mining si distingue per la sua capacità di guidare interventi di miglioramento continuo.

Le sfide della gestione documentale enterprise

Nelle organizzazioni strutturate, la gestione documentale non si esaurisce nell’archiviazione, firma o trasmissione di un documento. I flussi documentali si intrecciano con molteplici processi decisionali, autorizzativi e operativi che coinvolgono diversi attori, sistemi informativi e livelli di responsabilità.

Pensiamo, per esempio, a un contratto di fornitura che deve passare attraverso verifiche legali, controlli di budget, approvazioni multilivello e, infine, registrazione nei sistemi ERP e archiviazione a norma. Oppure, ipotizziamo una richiesta di acquisto interna che coinvolge reparti diversi, con tempi di risposta e validazione molto variabili fino alla produzione dell’ordine verso il fornitore. Ogni passaggio introduce variabilità, potenziali ritardi e criticità difficili da intercettare senza una visione trasversale del processo.

Senza visibilità, non può esserci ottimizzazione

Per ottimizzare un processo di qualsiasi tipo bisogna conoscerlo in modo approfondito: sapere come si sviluppa realmente, chi interviene, in che modalità e con quali tempi. Solo una piena trasparenza del workflow documentale consente di verificare la sua rispondenza alle policy aziendali, garantire la compliance normativa e individuare le aree di miglioramento.

Senza una comprensione strutturata dei flussi — dei loro punti di forza e delle loro inefficienze — anche le tecnologie più evolute, come l’automazione intelligente o l’iperautomazione, rischiano di essere applicate a processi lacunosi, limitando drasticamente il loro impatto trasformativo.

Process Mining: cos’è e come funziona nel document management

La buona notizia è che viviamo in un’era in cui ogni operazione digitale può essere tracciata, misurata e analizzata. La digitalizzazione e la dematerializzazione non hanno solo semplificato la gestione delle informazioni, ma hanno reso possibile monitorare in modo puntuale i flussi di informazioni, anche quelli più complessi. È qui che entra in gioco il process mining.

Cos’è il process mining e come si applica ai processi documentali

Il process mining è una tecnica di analisi che utilizza i log generati dai sistemi informativi aziendali per ricostruire, visualizzare e valutare i processi reali così come si sviluppano all’interno dell’organizzazione. Nel contesto del document management, il suo impiego è particolarmente efficace proprio in virtù di quella complessità cui abbiamo accennato in precedenza, che di fatto si traduce in una serie di eventi registrati e analizzabili. Applicato ai flussi documentali, il process mining consente di:

1. Analizzare puntualmente i workflow
   Il process mining può ricostruire il percorso completo di ciascun documento, dall’inizio alla fine, mostrando ogni fase, ogni attore coinvolto e ogni sistema che viene utilizzato, con tempi ed eventuali colli di bottiglia inattesi.
2. Calcolare il tasso di accettazione o rifiuto dei documenti
   Soluzioni basate su Process Mining possono monitorare gli esiti delle transazioni: quanti documenti vengono approvati al primo passaggio, quanti necessitano revisioni, quanti vengono bloccati o respinti. Tutto ciò è fondamentale per valutare l’efficacia delle regole di business.
3. Monitorare i tempi dei processi
   Il process mining può fornire indicatori precisi sui tempi delle varie fasi dei processi, aiutando a individuare sacche di inefficienza e ritardi anomali, così come errori veri e propri come attività duplicate.

I benefici del process mining nella gestione documentale

L’adozione del process mining all’interno di una strategia di document management porta con sé benefici misurabili e duraturi, soprattutto in contesti enterprise:

• Maggiore trasparenza, grazie a una rappresentazione fedele dei processi
• Visualizzazione del processo in forma grafica tramite dashboard create ad hoc, per una comprensione semplificata di procedure complesse
• Identificazione immediata di eventuali sacche di inefficienza, con insight che guidano il miglioramento continuo
• Supporto alla compliance, garantendo il rispetto delle policy interne e delle normative
• Aumento generale della produttività, grazie a interventi mirati su colli di bottiglia e deviazioni

Dal process mining al reengineering del processo

Come già evidenziato, applicare tecniche avanzate di automazione a processi documentali lacunosi rischia di generare più costi che benefici. In tal senso, il process mining è fondamentale perché non si limita a identificare le aree più indicate per l’automazione (per esempio, quelle ripetitive, ideali per l’applicazione di tecniche di Robotic Process Automation), ma identifica i punti deboli del workflow e aiuta l’azienda a ridefinirne la struttura prima ancora di introdurre strumenti intelligenti.

In questo modo, si ottengono due benefici sinergici: un processo documentale più efficiente, lineare e conforme; una base solida su cui applicare tecnologie di ultima generazione, come gli assistenti virtuali, soluzioni di OCR avanzato o l’AI generativa.

TopMedia SIX, la piattaforma che rivoluziona la gestione documentale

TopMedia SIX, la nuova piattaforma di gestione documentale di Top Consult, nasce con l’obiettivo di rivoluzionare il modo in cui le imprese gestiscono i propri documenti. La soluzione si basa sull’esperienza maturata dalle versioni precedenti, ma si arricchisce di funzionalità avanzate: dall’intelligenza artificiale all’automazione dei processi, fino agli strumenti di collaborazione ispirati ai modelli social.

Per quanto riguarda gli aspetti più innovativi, TopMedia SIX si distingue per l’integrazione nativa di funzionalità intelligenti, progettate non come add-on tecnologici, ma come leve per generare valore reale. Dalla fase di archiviazione alla ricerca intelligente, dall’estrazione dei dati alla comprensione semantica dei contenuti, l’AI entra in gioco per semplificare l’interazione tra l’operatore e l’informazione, velocizzare le attività quotidiane e potenziare la capacità decisionale.

Uno dei pilastri tecnologici della soluzione è proprio il process mining, che consente di dare pieno significato all’ecosistema di automazione sottostante. Attraverso l’analisi dei flussi documentali, il process mining permette all’azienda di intervenire a livello correttivo, ma anche ripensare radicalmente i propri workflow, abilitando un’automazione intelligente, consapevole e supervisionata.