Che cosa sono i metadati nei documenti informatici e perché sono fondamentali per la gestione documentale

I metadati non sono semplici “etichette”, ma il motore invisibile che rende i documenti digitali organizzati, sicuri e facilmente reperibili. Comprendere il loro ruolo nella gestione documentale è cruciale per ogni azienda: non solo per garantire efficienza e collaborazione, ma anche per rispettare gli obblighi di legge in tema di conservazione a norma e compliance normativa.

Sino all’avvento dell’informatica, con metadati si faceva riferimento alle informazioni che arricchivano altre informazioni. È il caso, per esempio, delle schede dei cataloghi delle biblioteche che contenevano, oltre alle specifiche sui volumi, tutte le indicazioni inerenti alla posizione dei libri.

Oggi, in ambito di gestione documentale digitale, il significato dei metadati è analogo. Il metadato è un’informazione che descrive altri dati. I metadati rivestono un ruolo fondamentale per facilitare creazione, recupero e condivisione di ogni singolo documento che forma il patrimonio di conoscenza aziendale e che, naturalmente, sta alla base di pratiche e fascicoli su cui si fonda il business.

Grazie ai metadati è possibile ottimizzare i processi di gestione e conservazione documentale. Essi offrono tutte le informazioni necessarie a rendere ben organizzato e semplice da consultare un hub centralizzato di documenti.

Che cosa sono i metadati?

Il termine metadati esisteva già prima dell’era digitale. In passato indicava, ad esempio, le informazioni contenute nelle schede dei cataloghi delle biblioteche: autore, titolo, collocazione del volume.

In ambito digitale, il significato rimane simile: i metadati sono informazioni che descrivono altri dati. Rivestono un ruolo fondamentale per facilitare la creazione, il recupero e la condivisione dei documenti che compongono il patrimonio informativo aziendale.

I metadati permettono di gestire e conservare grandi quantità di informazioni nella maniera più efficiente possibile, sono portatori di tutta una serie di caratteristiche del documento stesso e sono garanti della sua autenticità. A quest’ultimo proposito, danno una identificazione univoca al documento e includono riferimenti temporali della sua origine. In particolare, l’impronta digitale (hash) è il metadato che assicura l’integrità del contenuto.

I metadati descrivono, inoltre, per esempio, la qualità, il contenuto, la condizione (ed eventuali modifiche) di un file e le sue relazioni con altri file. Questo facilita l’organizzazione generale degli archivi di conservazione e semplifica elaborazione e condivisione di informazioni.

Tipi di metadati

II metadati si suddividono principalmente in tre categorie:

1. Metadati descrittivi: indicano le caratteristiche del documento (autore, titolo, parole chiave) e facilitano il recupero dei contenuti.
2. Metadati strutturali: mostrano come le informazioni sono state salvate, evidenziano le sezioni interne di un file e ne semplificano la navigazione.
3. Metadati amministrativi: riguardano dati di creazione, diritti di accesso e di utilizzo, modalità di conservazione. Sono cruciali per garantire la sicurezza e il rispetto delle normative di data protection.

Ruolo dei metadati nella gestione e conservazione documentale

I metadati rivestono un compito imprescindibile nella catalogazione e, perciò, nella conservazione delle informazioni.

Nello specifico, i metadati servono per:

• indicizzare i documenti offrendo indici, appunto, utili per migliorare le capacità di ricerca e agevolare la richiesta di contenuti mediante varie tipologie di query;
• categorizzazione automatica: sfruttando i metadati strutturati i documenti sono classificati autonomamente per categorie predefinite;
• abilitare l’interoperabilità e l’integrazione tra più piattaforme software eterogenee;
• tracciare il ciclo di vita del documento, monitorando i vari aggiornamenti, le azioni e modifiche dei vati utenti, incluse per esempio le politiche di conservazione in merito a quanto tempo il documento deve essere tenuto, quando poterlo eliminare e così via.

Risulta così immediatamente evidente quanto i metadati siano protagonisti nel processo di conservazione. Essi favoriscono una migliore organizzazione delle informazioni, agevolano la classificazione e il recupero istantaneo dei documenti pertinenti a qualsiasi richiesta.

I metadati sono particolarmente importanti anche sul fronte della compliance. Per essere in regola rispetto a tutte le normative di conservazione dei documenti serve mantenere traccia di cosa accade alle informazioni. Per fare un solo esempio, nel GDPR – General data protection regulation, articolo 30, si chiede ai titolari del trattamento dei dati di realizzare un registro delle attività di trattamento che includa informazioni specifiche (dunque metadati) sulle modalità in cui i dati sono trattati.

Benefici dei metadati per le aziende

I vantaggi introdotti nelle organizzazioni con l’uso dei metadati riguardano, in primo luogo, i miglioramenti nello svolgimento delle attività relative ai documenti. Grazie a queste informazioni sulle informazioni si riducono i tempi di ricerca, si automatizzano alcuni passaggi operativi (quali per esempio la conservazione) si minimizzano, in generale, le necessità di gestione.

L’aumentata efficienza ha un effetto positivo immediato nell’accrescere la collaborazione all’interno dei team e interdipartimentale. La condivisione delle informazioni, infatti, è più efficace e sicura. Ogni addetto a un certo workflow può individuare documenti rilevanti per la propria attività, sapere chi ha avuto accesso alle medesime risorse o chi le ha modificate. Allo stesso tempo, ognuno è certo che solo chi di dovere ha visibilità di quanto condiviso quindi aumenterà la propria disponibilità a condividere i dati in suo possesso con fiducia.

Infine, i metadati possono diventare fattori strategici per analisi avanzate sui documenti. Applicando tecniche di business intelligence ad archivi virtuali correttamente predisposti significa innalzare il livello di risultati ottenibili. Studiare i dati avendone una descrizione chiara e coerente significa ottenere tutti i potenziali vantaggi dalle tecnologie di analisi. Saranno così restituiti insight utili a supporto delle decisioni aziendali.

Piattaforme documentali pensate per il mondo enterprise gestiscono in maniera efficace i metadati, consentendo di edificare strutture di archiviazione per grandi quantità di contenuti in modo coerente e semplicemente navigabile. Ciò innalza il livello di disponibilità e trasparenza delle informazioni. Non solo. Le soluzioni per la gestione documentale caratterizzate da avanzate tecnologie, in base ai metadati, consentono aggregazioni documentali utili alle varie esigenze degli addetti dei diversi dipartimenti aziendali.

❓FAQ utili sui metadati

1. Come posso iniziare a gestire correttamente i metadati in azienda?
   Il primo passo è adottare una piattaforma di gestione documentale che consenta di creare e aggiornare automaticamente i metadati. In questo modo si evita di inserirli manualmente e si riducono gli errori.
2. Quali metadati non devono mai mancare in un documento aziendale?
   I principali sono: autore, data di creazione, versioni/modifiche, diritti di accesso, impronta digitale (hash) e tempo di conservazione. Questi garantiscono autenticità e tracciabilità.
3. I metadati possono essere modificati dagli utenti?
   Dipende dal sistema di gestione. In genere, i metadati tecnici (hash, data creazione) non possono essere alterati, mentre alcuni descrittivi (titolo, keyword) possono essere aggiornati per migliorare la ricerca e la classificazione.
4. Come contribuiscono i metadati alla sicurezza dei documenti?
   Tracciando accessi e modifiche, i metadati consentono di capire chi ha visualizzato o modificato un documento. Questo aumenta la trasparenza e rafforza i controlli di sicurezza.
5. Quali errori comuni evitare nella gestione dei metadati?
   – Inserirli manualmente senza standardizzazione.
   – Non aggiornarli quando un documento cambia.
   – Non prevedere regole uniformi tra i reparti aziendali.
   – Usare sistemi non integrati che rendono difficile la coerenza tra database.