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Perché è importante affidare alla Gestione Documentale la digitalizzazione di tutti i documenti legati alla fattura elettronica? Qualche spunto normativo

 26/10/2018

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 5 min.


Perché la gestione documentale è importante per la Fatturazione Elettronica?

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Nello scenario di trasformazione tecnologica e normativa che stanno vivendo le imprese oggi, diventa sempre meno pensabile poter continuare a lavorare utilizzando i tradizionali processi, anche perché, ad esempio, file XML e firme elettroniche sono interpretabili nativamente dal software e dalle macchine, e con difficoltà sono gestibili da operatori umani.

In questo articolo esporremo qualche riflessione sulla Fatturazione Elettronica verso la PA e tra le imprese (B2B), il ruolo crescente della fattura in formato XML e della firma elettronica estesa anche all'Europa. Finalmente la trasformazione digitale nell'azienda si concretizza attraverso la gestione documentale!

 Fatturazione Elettronica: la svolta con la Gestione Documentale

In pratica cosa succederà con l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B dal primo gennaio 2019?
Nel caso della fatturazione elettronica PA e B2B, il Gestionale produrrà la fattura in formato XML a norma e la passerà al sistema documentale, che l’archivierà, la invierà allo SDI, gestirà le ricevute delle eventuali anomalie, e alla fine del processo effettuerà la conservazione digitale a norma per garantire l’efficacia probatoria e ottemperare agli obblighi fiscali e civilistici.

Per qualunque azienda, quindi, smettere di lavorare con la carta, e digitalizzare completamente i processi, realizzando l’ultimo miglio attraverso la totale eliminazione dei documenti cartacei e delle firme autografe tradizionali, diventa un passo indispensabile. Per completare quest’ultimo segmento di trasformazione digitale dei processi occorre però comprendere che, oggi, il classico ERP non è più sufficiente: occorre affiancarlo a un sistema documentale, in grado di gestire documenti, pratiche e workflow di approvazione in modo totalmente digitale.


Quali sono i risparmi e i benefici per l'azienda nell'utilizzare un sistema documentale? L'articolo "I vantaggi della gestione documentale collaborativa" evidenzia un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali.


 Fatturazione Elettronica PA

Un recente passo verso la modernizzazione, e il percorso di digitalizzazione dell’Italia, è costituito dall’entrata in vigore, il 31 marzo 2015, dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.

Questa norma identifica nella FatturaPA una fattura elettronica che è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni. Queste ultime, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio (SDI). In particolare la FatturaPA è un documento il cui contenuto è rappresentato in un file XML (eXtensible Markup Language), l’unico formato accettato dallo SDI.

“L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto - si legge nella normativa - sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura”. 

  Fatturazione Elettronica B2B e il ruolo crescente del formato XML

La rilevanza del linguaggio e del formato standard XML per la trasmissione e condivisione via Internet di dati e documenti strutturati come le fatture elettroniche, assieme alla valenza delle firme elettroniche, sta crescendo anche in concomitanza con l’obbligo introdotto dal legislatore relativo alla fatturazione elettronica B2B (business-to-business) tra imprese e privati. Anche in questo ambito, l’obiettivo è razionalizzare e velocizzare i processi di fatturazione, rendendo sempre più fluide, sicure, tracciabili ed esenti da errori le varie comunicazioni. Non ultimo, l’obiettivo è anche ridurre gli spazi di manovra di chi compie azioni illecite in campo fiscale, perpetrando frodi Iva.

In ogni caso la fattura è solo uno dei documenti su cui ruota l’attività amministrativa e produttiva dell’azienda. Il suo ruolo diventa più significativo quando è inserita nel contesto dei documenti che la precedono e che la seguono (come ordini, bolle, pagamenti, estratti conto, solleciti, ecc.). La soluzione più corretta è quindi quella di affidare alla Gestione Documentale la dematerializzazione di tutti i documenti della filiera, adottando una soluzione ampia e completa che digitalizzi i processi aziendali legati alla fattura e li integri con i sistemi gestionali e informativi.


Le notizie stampa di questi giorni…

  • 15 Ottobre 2018 - Comunicato stampa del Consiglio dei Ministri n. 23: Si mantiene l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica dal primo gennaio 2019, riducendo per i primi sei mesi le sanzioni previste per chi non riuscirà ad adeguare i propri sistemi informatici. Mancano meno di 100 giorni all'entrata in vigore dell’obbligo di fattura elettronica anche fra i privati, in particolare nei rapporti B2B.

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 Fatturazione elettronica e firma elettronica nell'Unione Europea

La strada è peraltro aperta e segnata anche in materia di fatturazione elettronica estesa al Vecchio Continente: il 28 giugno 2017, il Comitato Europeo di Normazione (CEN), su richiesta della Commissione Europea, ha infatti pubblicato i primi standard (EN 16931-1) nel settore “electronic invoicing”, allo scopo di armonizzare le pratiche in Europa e di rispondere alla direttiva UE 2014/55/EU, relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici.

Un ultimo ma importante cenno va poi fatto sull’entrata in vigore, il 1 luglio 2016, del regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), che, come spiega AgID, ha l’obiettivo di fornire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri. In sostanza, eIDAS punta ad agevolare l’uso transfrontaliero dei mezzi di identificazione elettronica delle singole nazioni dell’Unione Europea, disciplinando la firma elettronica semplice (FES), la firma elettronica avanzata (FEA) e la firma elettronica qualificata (FEQ).

L’obbligo di accettazione reciproca di questi mezzi di identificazione da parte degli stati membri mira a incentivare le imprese ad estendere le proprie attività oltre confine, senza doversi preoccupare degli ostacoli nelle interazioni con le autorità pubbliche. Un’impresa, spiega AgID, potrà ad esempio partecipare elettronicamente a un appalto pubblico indetto dall’amministrazione di un altro stato membro, senza rischiare il blocco della sua firma elettronica a causa di requisiti nazionali specifici e/o di problemi di interoperabilità. In maniera analoga, un’azienda potrà firmare digitalmente contratti con la controparte di un altro stato membro, senza doversi preoccupare di eventuali diversità interpretative delle norme giuridiche per servizi fiduciari come i sigilli elettronici, i documenti elettronici o la validazione temporale.


Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.

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La trasformazione digitale offre alle imprese moderne:

  • l’opportunità di migliorare la propria strategia imprenditoriale
  • ottimizzare i processi di lavoro
  • fornire prodotti o servizi sempre più evoluti e soddisfacenti

In particolare, nel mondo delle imprese, il documento è la costante che caratterizza tutti i processi di supporto all’attività di business: dai processi del reparto amministrazione, all’ufficio acquisti, all’ufficio del personale e gestione delle risorse umane.

Qui tutto comincia e finisce con la produzione di uno o più documenti e, qui, compiere realmente la digitalizzazione dei processi significa applicare la trasformazione digitale fino in fondo, in ogni singola fase del ciclo di vita dei documenti: eliminando quindi totalmente copie cartacee e firme autografe tradizionali, e introducendo, accanto ai tradizionali sistemi gestionali e ERP, soluzioni di gestione documentale in grado di amministrare flussi di dati, processi e firme di approvazione in modalità completamente digitale.

 

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