La conservazione digitale di documenti e contratti, quando è obbligatoria
In alcuni casi la conservazione digitale è obbligatoria, in altri possibile e fortemente consigliata per predisporre processi davvero efficaci: ecco una mini guida
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Conservazione Digitale
La conservazione digitale non è un semplice programma software da comprare, è un servizio, un insieme di elementi che ne determinano la qualità e l’efficacia complessive. Inoltre I cambiamenti introdotti dalle nuove regole non sono solo informatici, ma soprattutto organizzativi, richiedono quindi una specifica consulenza approfondita, legale e applicativa, assieme ad un’attività di formazione specializzata.
Top Consult offre la conservazione digitale a norma, secondo le nuove regole, sia in house che in outsourcing in relazione alle esigenze specifiche di ogni cliente.
Il modulo Lex gestisce la conservazione digitale di tutte le tipologie di documenti previsti dalla legislazione vigente: fatture clienti e note di credito, fatture fornitori digitali e cartacee, libri sociali e registri contabili, cedolini, Libro Unico del Lavoro e Cu, ma anche ordini, posta elettronica certificata (PEC), cartelle cliniche e quant’altro l’articolo N.2220 del Codice Civile impone di conservare. Numerosi i vantaggi: eliminazione degli archivi cartacei e di spazi fisici, dei mastodontici libri e giornali che occupavano stanze intere, la possibilità in caso di esibizione di abbinare il singolo documento fiscale a quelli correlati.
La Conservazione Digitale ieri e oggi, il fattore comune è la fruibilità dei documenti in futuro
Qualunque sia il modello adottato per la conservazione, servono modelli organizzativi dove ruoli e compiti del responsabile della conservazione vengano svolti tenendo conto delle evoluzioni sia comportamentali che normative.
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