Digitalizzazione documenti cartacei: 9 step per una trasformazione immediata

La digitalizzazione di fogli e faldoni è il presupposto su cui basare l’ottimizzazione o addirittura la completa rivisitazione di tutti i processi aziendali. Dematerializzando completamente la gestione documentale si va a costruire, infatti, un hub unico in cui vengono centralizzate tutte le informazioni.

Grazie alla digitalizzazione del cartaceo, le aziende sperimenteranno, quindi, in prima battuta, il semplificarsi delle attività legate al ciclo di vita dei documenti, ma avranno poi anche la preziosa opportunità di disegnare e implementare nuovi modelli di lavoro all’insegna di una maggiore flessibilità. Il fine ultimo della trasformazione digitale è duplice: rendere più efficiente l’operatività complessiva e risparmiare i costi.

Digitalizzare documenti cartacei: guida passo dopo passo

Convertire i documenti cartacei in digitali è un’operazione apparentemente semplice, ma che richiede attenzione a specifici requisiti normativi. Non è sufficiente fare una scansione: affinché un documento digitale abbia lo stesso valore legale dell’originale cartaceo, è necessario seguire le procedure previste dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico e dal DPCM 13 novembre 2014.

In particolare, la mera acquisizione tramite scanner non conferisce valore giuridico: è necessario applicare un processo di conservazione sostitutiva validato, che garantisca autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità del documento. Solo in questi casi il documento cartaceo potrà essere distrutto senza perdita di validità legale.

D’altra parte, nel momento in cui si intraprende il lavoro di digitalizzazione è molto utile affrontarlo con un punto di vista più generale piuttosto che effettuarlo solo allo scopo dell’eliminazione degli archivi tradizionali. Mentre si imposta il lavoro di dematerializzazione conviene analizzare i processi documentali a cui comunque si sta mettendo mano e sfruttare l’occasione per renderli più efficaci.
Qui di seguito, tutti i passaggi necessari per dematerializzare il patrimonio conoscitivo cartaceo in un contesto strategico più ampio.

1. Analisi preliminare per digitalizzare documenti cartacei

Il primo passo per avviare il percorso della digitalizzazione dei documenti è rappresentato dallo studio di quanti documenti circolano in azienda e quali sono maggiormente critici. Per avere un quadro preciso della situazione, serve identificare le varie attività che generano un flusso documentale e in che modalità si sviluppano, tradizionalmente o digitalmente? Questa verifica serve per avere una percezione reale dei propri bisogni.

2. Scelta software per digitalizzazione e gestione documentale

Quando ci si trova di fronte alla scelta di una soluzione documentale, è fondamentale optare per un sistema completo, flessibile, scalabile e adattabile alle mutevoli esigenze aziendali. È consigliabile rivolgersi a un partner software specializzato e referenziato, con un solido background di esperienza in vari settori industriali.

Questo tipo di collaborazione non solo offre consulenza tecnica di alto livello, ma anche un supporto prezioso nell’ottimizzazione dei processi aziendali. Grazie alla vasta esperienza accumulata, un partner qualificato può contribuire in modo significativo al processo decisionale, completando efficacemente la valutazione delle attuali pratiche e individuando esattamente ciò di cui l’azienda ha bisogno per migliorare l’efficienza e la produttività. Inoltre, una soluzione documentale implementata con l’assistenza di un partner affidabile offre la garanzia di una transizione senza intoppi e una piattaforma robusta in grado di supportare la crescita futura dell’azienda.

3. Pianificazione del funzionamento dei nuovi processi digitali

In base all’identificazione delle esigenze è possibile delineare nuovi workflow documentali che vi facciano fronte risolvendo eventuali inefficienze. L’impostazione di nuovi modelli sarà poi testata sul campo, i sistemi digitali permettano di monitorare costantemente lo svolgimento delle attività e, in caso di problemi, sarà immediatamente compreso come e dove intervenire per riallinearsi ai propri obiettivi.

4. Acquisizione scanner o mobile per dematerializzazione certificata

Durante la fase di acquisizione del materiale cartaceo, il sistema di gestione documentale si impegna non solo nella trasformazione dei documenti fisici in formato digitale, ma anche nell’ottimizzazione dell’intero archivio.

Per garantire la validità giuridica del documento digitalizzato, l’acquisizione deve essere effettuata tramite un processo conforme alle regole tecniche AgID, con l’applicazione di firme elettroniche qualificate e marcature temporali sui pacchetti di versamento. Solo in questo modo il documento digitale potrà sostituire a tutti gli effetti l’originale cartaceo.

Questo processo include l’eliminazione dei duplicati e dei documenti superflui, garantendo che ogni file sia correttamente protocollato e archiviato. Mediante l’uso di tag e metadati, viene facilitato il recupero delle informazioni, consentendo inoltre l’istituzione di pratiche che aggregano più documenti correlati. Tale approccio non solo migliora l’efficienza operativa, ma promuove anche una gestione documentale più strutturata e integrata all’interno dell’azienda, garantendo la conformità normativa e la sicurezza dei dati.

5. Organizzazione dei file per fascicoli

Sulla base dei loro contenuti e del loro ruolo all’interno di una certa attività ogni documento dematerializzato può essere inserito in veri e propri fascicoli digitali che raggruppino tutto quel che occorre per lo svolgimento di un lavoro.

Organizzare i documenti dematerializzati in fascicoli digitali, basati sui loro contenuti e ruoli specifici, permette di raggruppare tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento di un’attività in un unico luogo. Questo metodo non solo facilita l’accesso rapido ai documenti, ma migliora anche l’efficienza operativa e supporta una collaborazione più efficace tra i membri del team.

Inoltre, l’uso di fascicoli digitali garantisce una gestione sicura e strutturata dei file aziendali, contribuendo a mantenere l’integrità e la reperibilità delle informazioni nel tempo.

6. Firma elettronica nei processi di digitalizzazione documenti

L’utilizzo della firma elettronica è fondamentale per non dover nuovamente passare alla forma cartacea del documento.

L’adozione della firma elettronica all’interno della gestione documentale aziendale rappresenta un’evoluzione fondamentale per migliorare l’efficienza operativa e la sicurezza delle informazioni. La firma elettronica consente di ridurre drasticamente i tempi necessari per l’approvazione e la convalida dei documenti, eliminando la necessità di stampare, firmare manualmente e scansionare documenti cartacei. Questo non solo semplifica il flusso di lavoro, ma riduce anche l’impatto ambientale legato all’uso della carta.

Inoltre, la firma elettronica garantisce un livello superiore di sicurezza e tracciabilità. Ogni firma elettronica è unica e può essere autenticata, rendendo più difficile la falsificazione rispetto alle firme tradizionali. L’implementazione di sistemi di gestione documentale integrati con la firma elettronica consente di monitorare ogni fase del ciclo di vita di un documento, dalla creazione alla conservazione, offrendo un audit trail dettagliato che può essere fondamentale in caso di controlli o verifiche.

L’uso della firma elettronica, abbinato a una gestione documentale efficace, facilita anche la conformità alle normative vigenti in materia di archiviazione e protezione dei dati, assicurando che i documenti siano conservati in modo sicuro e accessibile solo al personale autorizzato. In sintesi, predisporre l’uso della firma elettronica all’interno dei processi di gestione documentale non solo modernizza l’azienda, ma ne aumenta la competitività e la capacità di rispondere rapidamente alle esigenze del mercato.

7. Conservazione sostitutiva dopo digitalizzazione del cartaceo

Una volta indicizzati, correttamente indirizzati e organizzati, documenti e fascicoli devono essere mandati in conservazione sostitutiva secondo quanto stabilito dal CAD, dalle Linee Guida AgID e dal DPCM 2014.
Questa normativa richiede che i documenti siano conservati in modo da garantire la loro autenticità e reperibilità nel tempo. Solo i documenti digitalizzati sottoposti a conservazione a norma possono sostituire l’originale cartaceo, che potrà quindi essere eliminato senza rischi legali.

8. Creazione di documenti nativamente digitali

Nei nuovi e più innovativi flussi di lavoro è bene che si predispongano modelli di documenti che non prevedano passaggi cartacei sin dall’inizio, in modo da non dover poi ricorrere alla dematerializzazione.

La creazione di documenti nativamente digitali è fondamentale per modernizzare i flussi di lavoro aziendali, eliminando la necessità di passaggi cartacei e dematerializzazioni successive. Questo approccio offre numerosi vantaggi, tra cui una maggiore efficienza operativa, riduzione dei costi, sostenibilità ambientale, miglior accessibilità e sicurezza dei documenti.

L’adozione di strumenti digitali avanzati, la formazione del personale e la revisione dei processi aziendali sono passaggi cruciali per implementare con successo questa strategia.

I documenti digitali permettono anche una tracciabilità completa e facilitano la conformità alle normative, rendendo le aziende più agili e competitive nel panorama digitale.

9. Policy per la privacy e la sicurezza dei dati

In riferimento alla gestione documentale, serve sempre tenere presente l’importanza della data protection e alla salvaguardia dei dati sensibili in conformità alle normative in particolare. E ciò deve includere la formazione del personale che inevitabilmente ha un ruolo di primo piano nella gestione e protezione delle informazioni.