Firma elettronica dei documenti: strumenti e processi integrati

Nel panorama aziendale in costante evoluzione, l’implementazione della firma elettronica ha assunto un ruolo fondamentale nella trasformazione digitale delle imprese italiane. L’ottimizzazione dei processi e l’accelerazione delle attività attraverso l’integrazione di strumenti digitali rappresentano un passo significativo verso l’efficienza e la sostenibilità.

Le imprese italiane stanno affrontando il proprio percorso di digital transformation perseguendo vari obiettivi. Efficientamento, risparmi, sostenibilità: queste e tante altre le ragioni per cui si abbracciano filosofia e strategia tese all’ottimizzazione dei processi e, quanto più possibile, all’automazione delle attività.

In tale contesto la firma elettronica svolge un ruolo fondamentale. Si colloca come uno dei tasselli principali che consentono la completa digitalizzazione dei processi, non solo la dematerializzazione dei documenti. Apporre una firma digitale in calce a un documento (un contratto di lavoro, una conferma d’ordine eccetera) significa aver completato in maniera esclusivamente digitale il documento stesso, senza il bisogno di stamparlo.

Processi integrati: il ruolo centrale dell’informazione digitale

Avviare un intero processo, che includa la necessità di firme da parte di addetti e collaboratori completamente in digitale, è una preziosa opportunità per essere più veloci e incisivi nel proprio modo di lavorare, rendendo più efficaci e integrati i processi.

I processi aziendali si basano sui documenti, siano essi ordini di acquisto dei prodotti/servizi offerti dall’organizzazione così come tutta la documentazione necessaria per assumere il personale, condurre trattative di partnership, lavorare all’approvvigionamento di materie prime.

Gestire le informazioni, correlarle e aggiornarle il prima possibile condividendole possibilmente in tempo reale significa essere efficaci e rapidi nel rispondere a sollecitazioni dall’esterno, così come a criticità interne.

Un sistema elettronico di gestione documentale consente la creazione di un archivio, protetto e sicuro, disponibile a tutti i collaboratori dell’azienda entro e al di fuori delle sue mura.

Se tale sistema è integrato con gli applicativi che gestiscono il business (ERP, CRM ed EIM) rappresenta una preziosa occasione per semplificare i flussi di lavoro, rendendo lo scambio di dati tra app il più possibile automatico e dunque veloce e non soggetto a rischi di imprecisioni e ritardi di allineamento tra le varie parti.

Rendere accessibili a chi di dovere e conservare in modo corretto i documenti e ii suoi indici di ricerca è compito della piattaforma di gestione documentale. Ma è anche prerogativa di quest’ultima favorire la possibilità di semplificare i processi, rendendoli completamente paperless.

Una piattaforma di gestione documentale elettronica deve integrare gli strumenti necessari per apporre le firme elettroniche. Grazie a queste, e nel pieno rispetto delle normative vigenti, si ha la garanzia di autenticità dei documenti, della loro integrità e della corrispondenza tra il file e il firmatario.

Ogni documento, a seconda del suo contenuto e del suo ruolo all’interno del processo aziendale, avrà bisogno di una specifica firma elettronica (dalla firma semplice a quella qualificata con massima valenza probatoria in sede legale, cioè essere caratterizzata dai requisiti fissati dal CAD – Codice amministrazione digitale).

Nel corso di un processo aziendale, sia di vendita così come amministrativo, possono essere richieste più autorizzazioni e firme, la presa visione di documenti oppure ancora la realizzazione di modifiche che devono essere a loro volta siglate. Avere l’occasione di fare tutto questo digitalmente consente una lavorazione più immediata delle pratiche, riducendo tempi di attesa e rischi di dimenticanze. Il sistema di gestione può, infatti, essere impostato per impedire di chiudere un certo documento senza la presenza di tutti i dati e le firme prestabilite.

I benefici che derivano da una gestione integrata dei processi

Adottare tutte le tecnologie e gli strumenti che favoriscono una gestione integrata dei processi (compresi quelli per le firme elettroniche) permette alle aziende un deciso cambio di marcia nella propria operatività e, in generale, nella capacità di affrontare le sfide di business. Gestire i processi in modo integrato e digitale rende più competitiva l’azienda, ne migliora le performance con vantaggi dal punto di vista di tempi e costi subito verificabili.

Non solo, la trasformazione risulta presto evidente al cliente finale in termini di una più soddisfacente customer experience (basti pensare, per fare un solo esempio, alla possibilità di realizzare contratti online senza bisogno di prevedere incontri).

Esempi pratici di vantaggi derivanti dall’adozione della firma elettronica

La firma elettronica può essere impiegata in diversi ambiti aziendali, offrendo numerosi vantaggi. Ecco alcuni esempi.

• Una società di consulenza legale che utilizza la firma elettronica per la gestione dei contratti con i propri clienti, proprio grazie alla firma elettronica, permette che i contratti possano essere firmati elettronicamente da entrambe le parti, senza la necessità di produrre fogli e accumulare pratiche.
• Un’associazione che usa la firma elettronica per la gestione delle autorizzazioni di accesso ai propri servizi online permette ai propri utenti di firmare elettronicamente per migliorare l’esperienza degli utenti. Si tratta di una interessante opportunità che può essere applicata a svariati ambiti (bancario, assicurativo, healthcare) per autenticare l’identità dell’utente.

Esempio pratico di un’azienda e i vantaggi derivanti dall’adozione della firma elettronica:

Settore: Costruzioni edili
Scenario: Stiamo portando l’esempio di un’azienda specializzata nella costruzione di edifici residenziali e commerciali che, prima dell’adozione della firma elettronica, dipendeva pesantemente dalla documentazione cartacea e da processi manuali per la gestione dei contratti e delle transazioni finanziarie. Questo processo richiedeva molto tempo e risorse, e spesso poteva comportare errori umani e ritardi nelle attività aziendali.

Vantaggi derivanti dall’adozione della firma elettronica:

• Efficienza operativa: Utilizzando la firma elettronica ora è in grado di accelerare il processo di generazione, firma e archiviazione dei contratti. I documenti possono essere inviati e firmati digitalmente in pochi minuti, risparmiando tempo prezioso.
• Riduzione dei costi: L’eliminazione della necessità di stampare, spedire fisicamente e archiviare documenti cartacei ha portato a una significativa riduzione dei costi associati a carta, inchiostro, spedizioni e spazio di archiviazione.
• Sicurezza: La firma elettronica offre un alto livello di sicurezza e autenticazione. L’azienda può essere sicura che i documenti firmati digitalmente sono protetti da manipolazioni e accessi non autorizzati.
• Tracciabilità: La firma elettronica fornisce un’auditing completo e una tracciabilità dei documenti. L’impresa può monitorare chi ha firmato i documenti, quando lo ha fatto e altre attività correlate.
• Agilità aziendale: Con la possibilità di firmare documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento ha guadagnato in agilità aziendale. I dipendenti possono lavorare in remoto, i clienti possono firmare contratti senza doversi spostare fisicamente, il che ha aumentato la convenienza per tutte le parti coinvolte.
• Rispetto dell’ambiente: L’azienda ha ridotto il suo impatto ambientale eliminando la necessità di stampare grandi quantità di documenti cartacei, contribuendo così alla sostenibilità.

In conclusione, l’adozione della firma elettronica si rivela non solo un catalizzatore per l’efficienza operativa e la sicurezza dei documenti, ma anche un punto di svolta verso una gestione aziendale più agile, rispettosa dell’ambiente e orientata a una customer experience migliorata. La sua integrazione nei processi aziendali rappresenta un’opportunità concreta per le imprese italiane nell’affrontare le sfide del mercato attuale e futuro.