L’integrazione tra piattaforme gestionali come SAP Business One e sistemi documentali è un passo fondamentale per ottimizzare l’efficienza aziendale. Esploriamo come l’uso di connettori dedicati tra questi software consente un flusso di informazioni coerente e unificato, garantendo aggiornamenti tempestivi e sicurezza nei dati.
Quasi tutte le aziende, anche le più piccole, oggi utilizzano un gestionale per eseguire le proprie attività. Spesso la scelta ricade su un software SAP e, in particolare, su SAP Business One che rappresenta una soluzione ERP adatta a più tipologie di organizzazioni. Obiettivo di questo genere di applicativi è organizzare al meglio le informazioni affinché i dati possano essere sfruttati e valorizzati per ottimizzare il business. Tali dati provengono dalle attività svolte e dai documenti necessari per avviarle e farle progredire (ordini commerciali, acquisti, logistica) e non c’è nulla di meglio che raccoglierli e condividerli su di un’unica piattaforma documentale.
Integrare, quindi, document system management e gestionale è un’azione per far sì che l’azienda sia certa di avere sempre a disposizione tutte le informazioni e aggiornate tra loro, senza mai avere doppioni o versioni superate dei documenti stessi.
Perché vi siano relazioni coerenti tra diversi applicativi software servono i connettori dedicati, che consentono di sfruttare la stessa interfaccia, per esempio, di un gestionale (quale SAP Business One) per fare ricerca tra i documenti e rendere disponibili le varie informazioni.
SAP Business One: la soluzione di gestione dei processi
SAP Business One è una soluzione ERP – Enterprise resource planning completa, pensata per le esigenze (incluse quelle di budget) delle aziende di piccole e medie dimensioni. Permette una gestione interconnessa dei processi, ne favorisce una visione chiara e precisa in quanto basata sui dati e, proprio per questo motivo, aiuta i decisori a prendere decisioni più consapevoli per pianificare le azioni future.
Compito dell’applicativo, nello specifico, è supportare tutti gli uffici a partire dal dipartimento marketing e vendite e dal customer care per arrivare al finance e alle funzioni di analisi e reporting, passando per l’ufficio acquisti, il magazzino, la produzione e le risorse umane.
L’applicativo implementa tecnologia di business intelligence per correlare in maniera efficace i dati, restituirne visualizzazioni utili ai vari reparti per mezzo di report più o meno dettagliati, a seconda delle richieste.
Il ruolo del connettore tra i diversi applicativi
Agevolare un collegamento efficiente e sicuro tra applicativi diversi per agevolare uno scambio di dati istantaneo e protetto: questo il ruolo del connettore software. Per mettere in relazione piattaforme documentali e gestionali diverse servono connettori ad hoc, realizzati appositamente da attori specializzati che lo mantengono sempre aggiornato in base all’evoluzione dei programmi e al susseguirsi delle nuove versioni. Si tratta, cioè, di moduli software mantenuti nel tempo e testati da specialisti.
L’interoperabilità è ciò che caratterizza la funzione del connettore che, nel caso dell’integrazione di un document management system e gestionale, è in grado di mettere insieme e rendere disponibili tutte le informazioni inerenti ai processi, anche quelle, per esempio, provenienti da mail e PEC date in carico al documentale. Il connettore, dunque, integra diverse fonti di dati e lo fa in maniera sicura proteggendo le aziende da perdite e compromissioni di dati.
Il connettore software permette comunicazione e cooperazione tra due sistemi diversi. Essi sono caratterizzati da specifiche di protocollo che includono regole sulle tipologie di interfacce, così come affidabilità e prestazioni. Questo tutela uno scambio sicuro di dati.
Dal punto di vista strettamente pratico, le aziende che integrano gestionale e documentale con un connettore sanno di poter sempre avere i dati sincronizzati e aggiornati e non devono preoccuparsi di sovrapposizioni, ridondanze, dimenticanze di comunicazioni, errori umani di trasferimento di informazioni.
Perché integrare SAP Business One e documentale aumenta le prestazioni aziendali
Le attività aziendali si gestiscono attraverso documenti. SAP Business One è un prezioso alleato per tutti gli uffici ma, integrarlo con la piattaforma documentale, significa rendere tutto il sistema più completo e più rapido nel recupero delle informazioni. Il Document Management System permette di predisporre un archivio digitale di documenti organizzati logicamente e facilmente individuabili grazie ai metadati (informazioni abbinate a ciascun documento in fase di conservazione digitale a norma e che caratterizzano in maniera univoca un file).
In tale archivio sono immediatamente individuabili tutte le informazioni che riguardano una certa lavorazione perché emergono le correlazioni tra documenti appartenenti a dipartimenti e uffici diversi. Questo è possibile se, e solo se, gli applicativi che si occupano dei processi sono integrati tra loro e i connettori garantiscono la possibilità di veicolare in un unico modo tutti i documenti prodotti.
Dunque, dall’integrazione tra gestionale e documentale derivano i seguenti vantaggi:
- Maggiore rapidità nell’effettuare attività sui dati
- Maggior sicurezza nello scambio di dati pone al riparo le organizzazioni dal rischio di dovere rimediare a eventuali errori umani e, quindi, di sostenerne i costi
- Lavorare sui sistemi mediante un’interfaccia unica accresce la produttività oltre che la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti
- La trasmissioni automatizzate di dati tra i software favoriscono la gestione dei documenti
In conclusione, l’integrazione tra SAP Business One e il Document Management System attraverso connettori dedicati non solo migliora la gestione dei dati aziendali, ma rappresenta un investimento strategico per accelerare le operazioni, proteggere le informazioni sensibili e fornire agli uffici uno strumento unificato per ottimizzare le prestazioni complessive dell’azienda.
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