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Tavola Rotonda: "Il Documentale e dintorni" Top Consult operando esclusivamente nel documentale, attraverso l'intervento di Pier Luigi Zaffagnini ha provato ad approcciare l'argomento sotto un diverso punto di vista..." leggi lo Speciale Breaking News

 23/11/2022

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 4 min.


Tavola Rotonda: "Il Documentale e dintorni"

  Gestione Documentale, Workflow Collaborativo, Business Process Management

INTERVISTA Breaking News : Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult

Top Consult ha partecipato alla Tavola Rotonda "Il Documentale e dintorni" in occasione della centesima uscita della rivista mensile on-line sui temi dell'informatica, "Breaking News " di Delaini & Partners.

Tavola Rotonda: Documentale e dintorni

Intuizione:

Quando sono apparse le prime soluzioni progettate per collegare alle transazioni applicative qualsiasi documento redatto in altro formato, si è rilevato un immediato interesse da parte di aziende di qualsiasi dimensione e settore.

Obiettivo:

Pareva quasi un sogno – portare al macero gli archivi e far sparire dagli uffici tutti quei faldoni cartacei di lunga e complessa consultazione, impossibili da condividere tra tutti gli interessati e difficili da aggiornare per tempo.

Cambiamento:

In questi ultimi anni è cambiato tutto e quindi, per aggiornarci su Documentale, BPM e dintorni è stata organizzata la tavola rotonda e chiesto il parere delle aziende del settore

Durante questo momento di confronto tra i vari protagonisti del settore, Top Consult col fatto che opera esclusivamente nell’ambito documentale, attraverso l'intervento di Pier Luigi Zaffagnini - CEO Top Consult, ha provato ad approcciare l'argomento sotto un diverso punto di vista.


Durante l'intervista ing. Zaffagnini ha risposto alle seguenti domande poste da Alberto Delaini, Team Leader di "Delaini & Partners"


Quali sono stati secondo voi i passaggi chiave di questa evoluzione verso la digitalizzazione aziendale?

"Il Sistema Informativo Aziendale (SIA) è il sistema grazie al quale le Informazioni circolano in azienda e sappiamo tutti che avere informazioni immediate e affidabili può fare la differenza. I software gestionali gestiscono i dati dai quali derivano informazioni importanti ma non sempre sufficienti, altre informazioni vitali sono contenute nei documenti che una volta stavano impilati vicino ai terminali perché l’utente ne aveva bisogno e non li trovava nel gestionale. La Gestione Documentale è nata per consentire agli utenti aziendali di accedere velocemente ai documenti traendo da questi le informazioni mancanti ed indispensabili. Integrando i software gestionali con la gestione documentale gli utenti aziendali hanno nella stazione di lavoro tutte le informazioni indispensabili per essere efficienti, l’azienda aumenta la propria competitività e le pile di documenti spariscono dalle scrivanie."


Forse è semplicemente una mia impressione, ma mi è capitato di incontrare parecchie situazioni in cui il “Documentale”, ed in particolare la sua componente basata sul workflow, ha incoraggiato le aziende a lavorare per processi, con tutto il corredo di catene decisionali, autorizzazioni, allarmi che questo comporta. Ho visto contesti in cui un ERP limitato o addirittura obsoleto veniva “preso per mano” da funzioni evolute del documentale che sarebbe il caso di chiamare con termini quali ECM (Enterprise Content Management), BPM (Business Process Management) o altri. Condividete questa valutazione e siete d’accordo su questo contributo vitale che avete dato alla competitività delle PMI?

"Le aziende hanno sempre lavorato per processi, altrimenti non avrebbero potuto stare sul mercato. Il fatto è che la tecnologia che hanno sempre utilizzato non le rendevano efficienti, e per tecnologia intendo: carta, penna, pinzatrice, dito e saliva! Le soluzioni di workflow documentale che si possono realizzare con la gestione documentale mettono il turbo ai processi aziendali, consentono di abbandonare la carta e anche la penna perché i documenti sono diventati informatici e fluiscono virtualmente in azienda, possono essere approvati e firmati digitalmente anche in remoto. Non è più necessaria la presenza fisica delle persone che anche in remoto partecipano ai processi e le soluzioni documentali di workflow incrementano l’efficienza aziendale consentendo al contempo il controllo e la gestione continua e costante dei processi attivi."


Quanto hanno pesato nell’avvicinare le aziende al “Documentale” le disposizioni per la Conservazione Digitale e la Fatturazione Elettronica o altre analoghe, magari di settore? C’è stata una sinergia oppure i due fenomeni hanno seguito percorsi indipendenti?

"All’inizio si sono seguiti percorsi indipendenti. L’automazione degli archivi aziendali aveva come obiettivo l’efficienza nella ricerca di un documento. Meno tempo ci metto meglio è, pertanto si sono automatizzati gli archivi digitalizzando i documenti normalmente con la loro scansione e si puntava soprattutto alla Archiviazione e Ricerca dei documenti fino ad arrivare alla Conservazione Sostitutiva quando la legge ne ha consentito l’utilizzo sia ai fini civilistici che fiscali. Quando i documenti sono diventati informatici per legge (vedi la Fattura Elettronica o il LUL del Personale) la Gestione Documentale è diventata indispensabile e anche le ultime aziende irriducibili finalmente stanno cedendo e ne diventano utilizzatrici consapevoli."


Quale innovazione importante è nata nel Documentale in questi ultimi anni?

"Negli ultimi anni gli utenti aziendali sono andati più veloci delle aziende. I “Social” hanno cambiato il modo di interagire tra le persone: meno mail e più chat in bacheche condivise. Alcuni software documentali hanno utilizzato queste nuove tecnologie: basta mail all’interno delle aziende, gli utenti hanno a disposizione Gruppi di Lavoro virtuali con possibilità di chattare, i workflow aziendali e la gestione documentale fanno diventare “Social” i processi aziendali e l’azienda decolla verso un’efficienza senza limiti!"

 

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